De juiste gasten op je event? Kinderspel voor Select met InviteDesk

Een loge bij Royal Antwerp FC met een prachtig uitzicht over het groene gras van The Great Old. Het Antwerpse HR-bedrijf Select houdt er een groot deel van haar klantenevenementen en vertrouwt voor het uitnodigen en opvolgen van haar gasten op de gebruiksvriendelijke uitnodigings- en registratietool van het Willebroekse InviteDesk.

“Zonder veel inspanningen te doen, slagen we er nu in om een volledig gepersonaliseerd én professioneel event op poten te zetten. Zelfs medewerkers die niet ICT-vaardig zijn, kunnen er gemakkelijk mee werken.”

Nele Cloots
Director of Customer Experience
Select

Select is sinds de oprichting in 1986 uitgegroeid tot een gegeerde HR-partner. Met een 400-tal medewerkers en vestigingen in de Benelux, Dubai en Marokko leveren zij diensten in werving en selectie, projectsourcing en consultancy & outplacement.

InviteDesk kan met klanten als Renault, Opel, IKO of Tectum Group een sterk portfolio voorleggen. Allen maken ze gebruik van InviteDesk’s innovatieve tool, die eventmarketing naar een hoger niveau duwt.

Eventmarketing

Mark Van der kinderen, co-founder InviteDesk: “Jan Heiremans en ik merkten dat het uitnodigen van relaties voor events vaak inefficient en weinig transparant verliep, met veel no-shows en lege plekken tot gevolg. Bovendien komen we allebei uit leidinggevende functies in marketing en sales en voelden we aan dat vooral de samenwerking tussen net die twee takken stroef liep. Jammer, want een goed evenement is de combinatie van sterke content en de juiste gasten. Die visie heeft geresulteerd in een tool die het hele uitnodigings- en registratieproces van een event automatiseert en transparanter maakt.”

Met jaarlijks zo’n 50 events, gaande van een voetbalwedstrijd met een 12-tal klanten tot een intern bedrijfsfeest voor 200 genodigden, kwam deze handigheid ook Select goed van pas. Nele Cloots, Director Customer Experience Select: “De voorbije jaren kenden we een sterke groei, organisch en door overnames. Daardoor en ook door een recent partnership met Royal Antwerp FC, net voor de play-offs, hadden we nood aan ondersteuning om deze events efficiënt te organiseren. Via ons netwerk hebben we InviteDesk leren kennen en is de samenwerking snel tot stand gekomen.”

Tool in beweging

Intussen is die samenwerking een halfjaar ver en na een stevige frequentie aan events op korte tijd heeft de toepassing al meermaals zijn nut bewezen. Emma Vierbergen, Content Creator Select: “Met een netwerk van 25 kantoren staan we niet elke dag in contact met onze collega’s van sales. Bij de organisatie van events zorgt dat vaak voor moeilijkheden om alles opvolgbaar te houden. Zonder veel inspanningen te doen, slagen we er nu in om een volledig gepersonaliseerd én professioneel event op poten te zetten. Zelfs medewerkers die niet ICT-vaardig zijn, kunnen er gemakkelijk mee werken.”

Matthias Goossens, Head of Sales InviteDesk: “Onze toepassing kan van A tot Z worden ingeschakeld, van de eerste uitnodiging tot de bedankingsmail. Bovendien evolueert de tool voortdurend en nemen we feedback van gebruikers actief op in onze ontwikkeling. Zo kwam er onlangs de optie bij om digitale tickets te verdelen of zelf tickets te genereren met QR-codes die je aan de inkom kan scannen. Na Frans, Engels en Duits werken we daarnaast aan de implementatie van eender welke taal.”

Meten is weten

Mark Van der kinderen: “Iedereen met toegang tot het systeem heeft onmiddellijk inzicht in de status van de registraties, ook via onze handige app. Verder leveren we leerrijke inzichten over langere termijn. Hoe maakt de commerciële organisatie gebruik van het eventbudget? Worden de juiste klanten uitgenodigd? Welke events scoren het best?”

Menu