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Déclaration de confidentialité

 
La présente déclaration de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel par INVITEDESK SA, dont le siège social est situé à 9470 DENDERLEEUW, A. De Brabanterstraat 108, inscrite au registre CBE et à la TVA sous le numéro BE0695.634.906, IBAN BE31 0689 0970 7655, tel. +32 479 38 42 14, e-mail info@invitedesk.com, URL https://invitedesk.com et app.invitedesk.com (ci-après ‘l'outil’).

Sauf indication contraire, INVITEDESK SA est responsable du traitement des données à caractère personnel que nous collectons et auxquelles s'applique la présente déclaration de confidentialité. Pour les données à caractère personnel traitées par INVITEDESK SA dans le cadre d'une mission de sous-traitant, nous vous renvoyons également à la politique de confidentialité de notre client.

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données personnelles nous collectons et comment nous les utilisons. Veuillez lire attentivement cette déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur le traitement de vos données personnelles et sur les cookies utilisés.

Nous respectons par la présente votre vie privée et vos droits de contrôler vos données personnelles.

  1. Données personnelles

    En tant que responsable du traitement, nous traitons les données que vous nous fournissez volontairement lors d’une demande d’information ou dans le cadre d’une coopération que nous avons conclue, et qui sont nécessaires à l’exécution d’une convention. De plus, nous traitons, en tant que sous-traitant, les données fournies par des tiers lors de l'enregistrement et de la gestion de votre événement.

    Plus spécifiquement, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes: nom, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone, nom d'utilisateur, mot de passe, coordonnées de l'entreprise, participants et informations concernant des données de facturation.

    De plus, nous collectons automatiquement des données sur l'utilisation, l'accès ou l'interaction avec l'un de nos sites Web par le biais de jetons d'authentification (JWT), de cookies (Google Analytics) et de technologies similaires, par exemple pour contrôler le fonctionnement de l'outil ou la détection de fraudes et/ou risques sécurité, au moyen d'adresses IP et de données de navigateur.

    Enfin, nous pouvons recevoir des informations à votre sujet depuis d’autres sources, y compris de tiers, tels que des partenaires avec lesquels nous fournissons conjointement des services ou réalisons des activités de marketing. Nous pouvons également recevoir des informations à votre sujet sur les plates-formes de médias sociaux, par exemple lorsque vous communiquez avec nous sur ces plates-formes. Nous protégeons les informations que nous recevons de tiers de la même manière telle que décrite dans la présente déclaration de confidentialité.

  2. Sécurité et stockage
  3. Nous prenons le traitement de vos données personnelles au sérieux et essayons de prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données personnelles et pour empêcher le vol, l'utilisation abusive ainsi que l'accès, la distribution, la modification et la destruction non-autorisés de vos informations.

    Nous vérifions régulièrement nos systèmes pour détecter d'éventuels risques et attaques en matière de sécurité. Cependant, nous ne pouvons garantir la sécurité des données que vous envoyez. En cas d'infraction éventuelle, nous réagirons de manière rapide et les parties impliquées seront informées.

    Vous pouvez accéder aux données de votre compte dans le cadre de l’outil à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe individuels. Pour protéger la confidentialité de vos données personnelles, vous devez garder votre mot de passe confidentiel et ne pas le communiquer à des tiers.

    Les données personnelles collectées sont stockées et traitées en Belgique, auprès de notre siège social ou auprès de prestataires de services externes, également situés en Belgique ou en Europe. Les données collectées sont uniquement transférés par le biais d’une connexion sécurisée de l'outil au serveur.

  4. Accès et transfert à des tiers
  5. Afin de traiter vos données personnelles, nous accordons l'accès à celles-ci à nos employés et prestataires. Toutefois, nous garantissons un niveau de protection similaire en contractant des obligations contractuelles opposables à ces employés et aux prestataires, similaires à la présente déclaration de confidentialité.

    Les données personnelles que vous fournissez ne seront ni vendues ni partagées avec des tiers, sauf avec le client dans le cadre de notre mission en tant que sous-traitant et/ou avec des prestataires externes fournissant des services tels que des envois liés à l'événement, la gestion et l'hébergement de sites Web, le traitement des données de facturation et de la communication électronique.

    Cependant, nous ne partagerons vos données personnelles que lorsque cela sera nécessaire, par exemple pour compléter une inscription ou fournir des services que vous avez autorisés, et uniquement avec nos clients ou avec des agents agissant pour nous aux fins décrites dans la présente déclaration. Dans ce cas, vos données personnelles seront partagées avec ces contractants, mais uniquement pour l'exécution de services au nom et pour compte d'INVITEDESK SA.

    De plus, et uniquement dans la mesure où cela est requis par la loi ou serait strictement nécessaire à la prestation des services ou à la protection de nos droits, ou des droits de tiers ou de nos utilisateurs, nous communiquerons vos données personnelles à des autorités chargées de l'application de la loi ou de recherche, des organisations affiliées ou dans des procédures judiciaires.

  6. Cookies
  7. En utilisant le site Web INVITEDESK SA ou son outil, des cookies peuvent être placés sur le disque dur de votre appareil, tel que Google Analytics. Cependant, ces données ne sont pas liées à la base de données utilisateur et sont automatiquement supprimées au bout de 7 jours. Pour plus d'informations sur les cookies utilisés, nous vous renvoyons à notre disclaimer.

    En utilisant le site Web ou l'outil, vous autorisez l'installation des cookies.

  8. Finalité du traitement
  9. Les données à caractère personnel collectées en notre qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant sont utilisées pour offrir nos services, gérer et traiter votre demande (événement, invitation, expédition, facturation, …) ou dans le cadre de notre coopération.

    De plus, elles servent également à vous garantir l'accès à l'outil et le bon fonctionnement de l'outil en vous informant des mises à jour, des améliorations, etc.

    Enfin, nous voulons fournir une sécurité complète et les données peuvent dès lors également être utilisées dans le cadre du règlement de litiges. Nous pouvons également utiliser ces informations pour vous informer et vous contacter à propos de notre marketing et à des fins publicitaires.

  10. Fondement juridique
  11. Les données à caractère personnel collectées sont traitées en notre qualité de sous-traitant ou sur base des articles 6.1.a (consentement), 6.1.b (nécessaires à l'exécution d'un contrat) et 6.1.f (intérêt légitime) du Règlement Général sur la Protection des Données, par exemple pour enregistrer votre demande, pour vous informer par le biais d’une newsletter, pour analyser et améliorer nos services et le contenu de nos paquets, et vous en informer, ainsi que des mises à jour de logiciels ou à des fins administratives, d'investigation de fraude ou légales.

    Cette déclaration de confidentialité et le système utilisé de double opt-in, garantissent que vous votre consentement peut être donné librement, explicitement, sans ambiguïté, activement et en connaissance de cause.

  12. Conservation des données
  13. En fonction de l'objectif du traitement, les données à caractère personnel traitées en notre qualité de responsable du traitement seront stockées pendant 24 mois. Certaines données seront toutefois conservées plus longtemps (5 ans au plus) afin de pouvoir, entre autres, se conformer aux exigences légales et comptables. Après cette période, nous effacerons irrévocablement les données.

    En ce qui concerne la durée de conservation des données à caractère personnel traitées dans le cadre de notre mission en tant que sous-traitant, nous vous référons à la politique de confidentialité du client.

  14. Droits et réclamations de l'utilisateur
  15. En tant que personne concernée, vous avez le droit d'inspecter les données à caractère personnel traitées à tout moment et vous pouvez les faire corriger si elles sont incorrectes ou incomplètes, les transférer, en limiter le traitement ou les faire supprimer.

    Nous n'utilisons pas de données traitées exclusivement de manière automatisée (comme le profilage).

    Étant donné que le traitement des données à caractère personnel a également lieu sur la base de l'article 6.1.a (consentement), vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Gardez toutefois à l'esprit que vous ne recevrez plus d'informations pertinentes si vous n'autorisez pas le traitement de certaines données personnelles.

    Vous pouvez exercer ces droits en nous notifiant par courrier électronique à info@invitedesk.com.

    En ce qui concerne vos droits vis-à-vis des données personnelles traitées dans le cadre de notre mission de sous-traitant, nous vous référons à la politique de confidentialité du client.

    Si vous avez encore une question ou une plainte, vous pouvez toujours nous contacter par courrier électronique à info@invitedesk.com.

    Vous pouvez déposer une plainte officielle auprès de L'Autorité de protection des données (APD): Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0) 2 274 48 00, Fax +32 (0) 2 274 48 35, email: contact@apd-gba.be

  16. Modifications de la déclaration de confidentialité
  17. Si nécessaire, nous pouvons modifier ou mettre à jour cette déclaration de confidentialité afin de refléter les modifications apportées sur le site Web et les commentaires de nos utilisateurs. Si des modifications importantes sont apportées à la manière dont nous utilisons ou traitons vos données personnelles, nous vous en informerons en publiant un avis des modifications avant leur entrée en vigueur ou en vous envoyant directement une notification. Nous vous encourageons à relire régulièrement cette déclaration pour plus d'informations sur la manière dont nous utilisons et protégeons vos informations.

  18. Contact
  19. Pour plus d'informations, des questions ou des commentaires concernant notre déclaration de confidentialité ou notre politique de confidentialité, veuillez contacter info@invitedesk.com et https://invitedesk.com.

     

    Denderleeuw, Juillet 2018