Die Tectum Group aus Genk organisiert jedes Jahr verschiedene Kundenevents, Seminare und Schulungen. Um die Einladungen zu versenden und alles ordentlich nachzuverfolgen, nutzt der Experte für Dach-, Fassaden- und Balustradenbau seit kurzem InviteDesk. Dieses praktische, in Belgien hergestellte Tool verschafft dem Marketing- und Vertriebsteam Einblicke und Effizienzsteigerungen.
Steven Peetermans, Vertriebs- und Marketingdirektor bei der Tectum Group, hörte zum ersten Mal durch eine externe Kommunikationsagentur von InviteDesk. „Als Unternehmen mit über 400 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 140 Millionen Euro führen wir regelmäßig Events durch. Für unsere Marketingabteilung war das jedoch immer mit viel Zeit und Aufwand verbunden: Einladungen erstellen, Erinnerungen versenden, alles genau im Auge behalten … Deshalb waren wir auf der Suche nach einem guten Automatisierungstool“, sagt Steven Peetermans. „InviteDesk erwies sich hierfür als die richtige Partei. Es war klar, dass sie ihr Tool entwickelt hatten, um echte Bedürfnisse auf dem Markt zu erfüllen.“
„Die Synergie zwischen Marketing- und Vertriebsmitarbeitern ist äußerst wertvoll. Das erspart uns viele E-Mails und Telefonate.“ – Steven Peetermans, Vertriebs- und Marketingdirektor bei der Tectum Group
Den Markt testen
„Während eines Sondierungsgesprächs haben wir uns vor allem die Wünsche der Tectum Group angehört. „Wir haben das erhaltene Feedback in die Roadmap eingearbeitet“, erklärt Mark Van der Kinderen von InviteDesk. „Eigentlich lief vom ersten Tag an alles wie versprochen“, fährt Steven Peetermans fort. „Als Vermarkter sitzen Sie am Steuer. Sie können auf einfache und benutzerfreundliche Weise Save-the-Date-, Einladungs-, Landingpage-, Erinnerungs- und Dankes-E-Mails erstellen. Anschließend kann das Vertriebsteam Personen einladen und mithilfe einer App nachverfolgen, wer sich bereits angemeldet hat. Die Synergie zwischen Vermarktern und Vertriebsmitarbeitern ist sehr schön. Das erspart viele E-Mails und Telefonate. Der Vertrieb kann zudem jederzeit anzeigen, ob ein Kunde anwesend sein wird oder nicht. Dass die Macher von InviteDesk praxisnah mitdenken, ist ein toller Mehrwert. Das macht dieses Tool so benutzerfreundlich.“
Effizienzgewinn
Neben der Effizienzsteigerung und der guten Nachverfolgung finden die Vermarkter der Tectum Group auch sehr nützlich, dass sie praktische Informationen pro Veranstaltung speichern können. „Zum Beispiel der Name und die Telefonnummer des Caterers“, sagt Steven Peetermans. „Mitarbeiter sparen dadurch Zeit bei der Suche nach Kontaktdaten in ihrem Postfach. Alle wichtigen Informationen sind einfach an einem zentralen Ort auf ihrem Smartphone. Das sind zwar Kleinigkeiten, aber sie sorgen für einen wesentlich reibungsloseren Ablauf vor, während und nach einer Veranstaltung.“
Benutzerfreundlichkeit
Wer mit InviteDesk arbeitet, kann alles selbst einrichten. „Wir bieten eine kurze Schulung an, aber danach ist es die Absicht, dass die Vermarkter alles selbst gestalten“, erklärt Mark Van der Kinderen. „Das ist überhaupt nicht schwierig. Tatsächlich wird alles mithilfe leicht anpassbarer Vorlagen erledigt. Für jede Veranstaltung kann der Vermarkter die Bilder und Textinhalte je nach Veranstaltung ändern. InviteDesk eignet sich für alle Unternehmen, die jährlich mindestens eine Veranstaltung, ein Seminar, einen Workshop oder eine Schulung organisieren. Die Preisgestaltung richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und Veranstaltungen.“
Kurzfristiger Mehrwert
Die Marketingabteilung der Tectum Group hat bereits rund dreißig Veranstaltungen über InviteDesk organisiert. „Wir nutzen alle Funktionalitäten voll aus. Ihre Gäste bemerken möglicherweise nicht viel. Obwohl … sie erhalten jetzt standardmäßig eine E-Mail vor der Veranstaltung und eine Dankes-E-Mail. „Dafür hatten wir früher oft keine Zeit“, erklärt Steven Peetermans. „Ein weiterer großer Vorteil ist, dass man den Mehrwert kurzfristig erlebt. Denn das Tool lässt sich sehr schnell integrieren und Sie werden schon bei Ihrem ersten Event merken, dass alles deutlich schneller und besser läuft. Die Teilnehmerzahl ist höher, die Zahl der Nichterscheinen geringer.
