Steven Peetermans, försäljnings- och marknadsdirektör på Tectum Group: ”Vårt företag har mer än 400 anställda och har en omsättning på över 140 miljoner euro. Vi anordnar regelbundet evenemang. Att organisera dessa evenemang tar mycket tid och ansträngning från vår marknadsavdelning – att bjuda in gäster, skicka påminnelser, följa upp allt och så vidare. Vi eftersökte därför ett bra och effektivt verktyg för automatisering. InviteDesk vet vad det handlar om. Dessutom märks det att InviteDesk verkligen främst utvecklas baserat på marknadens behov,” säger Steven Peetermans.

Förarsätet

”Vi lyssnade mest på Tectum Groups krav i våra första samtal. Vi byggde in den feedback vi fick från Tectum Group och andra kunder i InviteDesks roadmap,” förklarar Mark Van der Kinderen på InviteDesk.

”Allt gick faktiskt som lovat från dag ett,” fortsätter Steven Peetermans. ”Som marknadsförare sitter du i förarsätet när du använder verktyget. Du skapar ett attraktivt ”save the date”-utskick, en inbjudan, landningssida för anmälan, påminnelse och tack-mejl. Allt på ett mycket enkelt och användarvänligt sätt. Säljteamet kan sedan bjuda in kunder och prospekts och följa upp de som svarat ja via en app. Samarbetet mellan marknadsförare och säljare är mycket positivt och effektivt. Det gynnar allmänt det kollegiala samarbetet på Tectum. Verktygets transparens sparar många email och telefonsamtal internt. Säljavdelningen kan också när som helst se om en kund kommer att vara närvarande eller inte. Det är ett stort mervärde som utvecklarna av InviteDesk tänkt på i praktiken. Det är det som gör det här verktyget så användarvänligt. ”

Effektivitetsvinster

Förutom effektivitetsvinsterna och den goda uppföljningen efter evenemanget tycker medarbetarna på Tectum Groups marknadsavdelning att det är mycket produktivt att de kan lagra praktisk information per händelse för framtida analys och bruk. ”Till exempel kan man spara restaurangens namn och telefonnummer”, säger Steven Peetermans. ”Det sparar de anställda tid från att leta efter kontaktuppgifter i sin mailbox. All viktig information finns helt enkelt på en central plats i allas smartphone. Det här kan verka som småsaker, men alla detaljerna som gör flödet mycket smidigare före, under och efter ett event. ”

Enkel användning

De som arbetar med InviteDesk kan ställa in allt själva. ”Vi erbjuder en kort utbildning, men efter den utbildningen är det meningen att marknadsförarna producerar i samt använder verktyget själva”, förklarar Mark Van den Kinderen. ”Det är inte svårt alls. Allt görs faktiskt i intuitiva och lättanpassade mallar. För varje specifikt evenemang kan marknadsföraren ändra bilder och textinnehåll beroende på hur man vill marknadsföra just det evenemanget. InviteDesk passar alla organisationer som arrangerar minst ett evenemang, seminarium, workshop eller utbildning per år. Prissättningen beror på antalet användare och evenemang”.

Snabbt värdeskapande

Marknadsavdelningen för Tectum Group har redan genomfört ett trettiotal evenemang via InviteDesk. ”Vi utnyttjar alla funktioner fullt ut. Dina deltagare kanske inte märker det så mycket. Även om de nu får ett mejl före evenemanget och tack-e-post som standard. Vi hade ofta inte tid med detta tidigare, förklarar Steven Peetermans. ”En annan stor tillgång är att du väldigt snabbt upplever de värde som verktyget skapar. Verktyget integreras mycket enkelt in i dina processer och från ditt första evenemang kommer du att märka att allt går mycket snabbare och smidigare samt att du får en bra översikt över dina evenemang från start till mål. Du kommer ha fullt deltagande och antalet uteblivna deltagare minimeras.