Eine Loge beim Royal Antwerp FC mit wunderschöner Aussicht auf den grünen Rasen von The Great Old. Das Antwerpener HR-Unternehmen Select veranstaltet dort einen Großteil seiner Kundenveranstaltungen und verlässt sich bei der Einladung und Nachverfolgung seiner Gäste auf das benutzerfreundliche Einladungs- und Registrierungstool des in Willebroek ansässigen InviteDesk.
„Ohne großen Aufwand gelingt es uns nun, eine rundum personalisierte und professionelle Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Auch Mitarbeiter, die nicht IKT-affin sind, können problemlos damit arbeiten.“- Nele Cloots, Director of Customer Experience bei Select
Seit der Gründung im Jahr 1986 hat sich Select zu einem gefragten HR-Partner entwickelt. Mit rund 400 Mitarbeitern und Niederlassungen in den Benelux-Ländern, Dubai und Marokko bieten sie Dienstleistungen in den Bereichen Personalbeschaffung und -auswahl, Projektbeschaffung sowie Beratung und Outplacement an.
Mit Kunden wie Renault, Opel, IKO oder Tectum Group kann InviteDesk ein starkes Portfolio vorweisen. Sie alle nutzen das innovative Tool von InviteDesk, das Eventmarketing auf ein höheres Niveau hebt.
Eventmarketing
Mark Van der Kinderen, Mitbegründer von InviteDesk: „Jan Heiremans und mir fiel auf, dass das Einladen von Geschäftspartnern zu Veranstaltungen oft ineffizient und nicht sehr transparent war, was zu vielen Nichterscheinen und leeren Plätzen führte. Zudem kommen wir beide aus Führungspositionen im Marketing und Vertrieb und empfanden insbesondere die Zusammenarbeit dieser beiden Bereiche als schwierig. Schade, denn eine gute Veranstaltung ist die Kombination aus starken Inhalten und den richtigen Gästen. Aus dieser Vision ist ein Tool entstanden, das den gesamten Einladungs- und Registrierungsprozess einer Veranstaltung automatisiert und transparenter gestaltet.“
Bei rund 50 Veranstaltungen im Jahr, die vom Fußballspiel mit 12 Kunden bis zur internen Firmenfeier mit 200 Gästen reichen, kam Select dieser Komfort ebenfalls zugute. Nele Cloots, Director Customer Experience Select: „In den letzten Jahren haben wir ein starkes Wachstum erlebt, organisch und durch Akquisitionen. Aus diesem Grund und auch aufgrund einer kürzlich geschlossenen Partnerschaft mit dem Royal Antwerp FC brauchten wir kurz vor den Play-offs Unterstützung bei der effizienten Organisation dieser Veranstaltungen. Wir haben InviteDesk über unser Netzwerk kennengelernt und die Zusammenarbeit war schnell etabliert.“
Werkzeug in Bewegung
Mittlerweile besteht die Zusammenarbeit bereits seit einem halben Jahr und nach einer soliden Veranstaltungsfrequenz in kurzer Zeit hat sich die Anwendung bereits mehrfach bewährt. Emma Vierbergen, Content Creator Select: „Mit einem Netzwerk aus 25 Büros sind wir nicht jeden Tag mit unseren Vertriebskollegen in Kontakt. Bei der Organisation von Veranstaltungen ist es daher oft schwierig, den Überblick zu behalten. Ohne großen Aufwand gelingt es uns nun, eine rundum personalisierte und professionelle Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Auch Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse können problemlos damit arbeiten.“
Matthias Goossens, Head of Sales InviteDesk: „Unsere Anwendung ist von A bis Z umsetzbar, von der ersten Einladung bis zur Dankes-E-Mail. Darüber hinaus wird das Tool ständig weiterentwickelt und wir beziehen das Feedback der Benutzer aktiv in unsere Entwicklung ein. Seit kurzem gibt es auch die Möglichkeit, digitale Tickets zu verteilen oder selbst Tickets mit QR-Codes zu generieren, die man am Eingang scannen kann. „Nach Französisch, Englisch und Deutsch arbeiten wir auch an der Implementierung weiterer Sprachen.“
Messen heißt wissen
Mark Van der Kinderen: „Jeder mit Zugriff auf das System hat sofortigen Einblick in den Status der Registrierungen, auch über unsere praktische App. Wir vermitteln auch längerfristig lehrreiche Erkenntnisse. Wie verwendet die kommerzielle Organisation das Veranstaltungsbudget? Werden die richtigen Kunden eingeladen? Welche Veranstaltungen erzielen die besten Ergebnisse?“
