Artikel 1 Geltungsbereich der Bedingungen
InviteDesk NV (im Folgenden „InviteDesk“ genannt) ist ein Anbieter u. a. eines Event-Management-Tools, das Lösungen für die Event-Kommunikation und das Gäste-Management bietet.
Der Kunde (im Folgenden als „Kunde“ bezeichnet) ist die andere Partei dieser Transaktion und hat zu diesem Zweck eine Vereinbarung (im Folgenden als „Vereinbarung“ bezeichnet) mit InviteDesk geschlossen.
Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Angebote von und/oder Vereinbarungen mit InviteDesk, ungeachtet etwaiger gegenteiliger Bestimmungen in den Dokumenten des Kunden, es sei denn, in einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Kunden und InviteDesk wird ausdrücklich etwas anderes festgelegt. Mit der Unterzeichnung der Vereinbarung oder des Angebots bestätigt der Kunde, dass er die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen und akzeptiert hat.
Sofern die Bestimmungen der allgemeinen Geschäftsbedingungen im Widerspruch zu den Bestimmungen einer Vereinbarung oder eines Angebots stehen, haben die Bestimmungen der Vereinbarung und/oder des Angebots Vorrang.
Artikel 2 Angebote, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen
Alle Angebote und Kostenvoranschläge von InviteDesk sind bis zu ihrer Annahme durch den Kunden unverbindlich. Angebote und Kostenvoranschläge bleiben ab dem Angebotsdatum 30 Tage lang gültig, sofern nicht anders angegeben.
Die Vereinbarung tritt in Kraft, wenn der Kunde dem unveränderten Angebot mit seiner Unterschrift zustimmt und es spätestens zum Ende der Angebotsgültigkeit an InviteDesk zurückschickt, oder wenn der Kunde das Angebot auf digitalem Weg annimmt. Vom Kunden unterzeichnete Angebote sind verbindlich und stellen somit eine verbindliche Vereinbarung dar.
Die Angebote sind nicht trennbar und dürfen nicht aufgeteilt werden, sofern nicht anders angegeben. Wenn ein Angebot mehrere Positionen enthält, verpflichtet dies InviteDesk nicht dazu, einen Teil des Angebotsumfangs zu einem anteiligen Preis im Verhältnis zum Gesamtpreis zu erfüllen.
Kostenvoranschläge und Angebote sind nicht automatisch für künftige Aufträge gültig.
Sofern nicht anders angegeben, sind alle Preise ohne Mehrwertsteuer und andere anwendbare Steuern zu verstehen.
Artikel 3 Geltungsbereich der Vereinbarung
Der Kunde kann zwischen verschiedenen Event-Management-Lösungen wählen. InviteDesk gewährt dem Kunden dann für einen begrenzten Zeitraum ein nicht exklusives und nicht übertragbares Nutzungsrecht an dem im Angebot oder Kostenvoranschlag definierten Produkt (im Folgenden als „Produkt“ bezeichnet).
Für die Ausübung dieses Nutzungsrechts erhält der Kunde einen oder mehrere persönliche Logins und Passwörter, mit denen er über das Produkt oder die Website von InviteDesk auf sein Konto bzw. seine Konten zugreifen kann.
Die maximale Anzahl der Nutzer wird im Angebot vertraglich vereinbart.
Diese Daten sind streng privat und vertraulich und dürfen nicht an andere Parteien weitergegeben werden, außer an die benannten Agenten oder Vertreter.
InviteDesk behält sich das Recht vor, die Anmeldebedingungen für das Produkt ohne vorherige Ankündigung zu ändern.
Der Kunde stellt sicher, dass alle Daten, die InviteDesk als notwendig für die Erfüllung der Vereinbarung bezeichnet, InviteDesk korrekt und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. InviteDesk verlässt sich auf diese Daten und haftet nicht für Schäden, die durch die Bereitstellung falscher oder unvollständiger Daten durch den Kunden entstehen.
Artikel 4 Laufzeit und Kündigung
InviteDesk gewährt dem Kunden ein exklusives und nicht übertragbares Nutzungsrecht für die im Angebot und/oder in der Vereinbarung angegebene Laufzeit. Nach Ablauf der Frist verlängert sich die Vereinbarung automatisch um denselben Zeitraum wie ursprünglich vereinbart, sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist. Die Vereinbarung kann schriftlich unter Einhaltung einer Frist von zwei (2) Monaten vor Ende der Laufzeit gekündigt werden.
InviteDesk kann die Vereinbarung einseitig aussetzen oder mit sofortiger Wirkung kündigen, wenn der Kunde eine wesentliche Verpflichtung der Vereinbarung nicht erfüllt, nachdem InviteDesk ihn schriftlich in Verzug gesetzt und ihm die Möglichkeit gegeben hat, diesen Verzug innerhalb von 15 Tagen nach der Inverzugsetzung zu beheben.
Wenn InviteDesk die Erfüllung seiner Verpflichtungen aussetzt, behält InviteDesk seine gesetzlichen und vereinbarungsgemäßen Ansprüche, einschließlich des Anspruchs auf Bezahlung der ausgesetzten Leistungen.
Außerdem hat jede Partei das Recht, die Vereinbarung bei Konkurs, Liquidation, Zahlungseinstellung oder mangelnder Kreditwürdigkeit der anderen Partei unbeschadet der sonstigen Rechte und Rechtsbehelfe, die den Parteien zur Verfügung stehen, unverzüglich und ohne vorherige Ankündigung per Einschreiben zu kündigen.
Artikel 5 Preise und Rechnungsstellung
Der Preis hängt von der gewählten Version des Produkts, der Anzahl der Nutzer und den gewählten Modulen ab, wie im Angebot vereinbart.
Der Kunde zahlt zu Beginn des betreffenden Zeitraums eine Gebühr für das Nutzungsrecht.
InviteDesk behält sich das Recht vor, die für das Produkt geltenden Tarife anzupassen. InviteDesk teilt den/die angepassten Preis(e) spätestens 8 Wochen vor Inkrafttreten des/der neuen Preise(s) mit. Zu diesem Zeitpunkt hat der Kunde das Recht, die Vereinbarung schriftlich zu kündigen, und zwar spätestens 30 Tage vor Inkrafttreten der neuen Preise. Im Fall einer Preiserhöhung gelten die neuen Tarife für alle künftigen Käufe und für Rechnungen, die nach dem Datum des Inkrafttretens der Preiserhöhung ausgestellt werden. Die Preiserhöhung gilt nicht rückwirkend für Waren oder Dienstleistungen, die bereits in Rechnung gestellt wurden. Eine frühere Rechnung für Waren oder Dienstleistungen gewährt dem Käufer jedoch keinen Anspruch auf dieselben Preise bei künftigen Käufen.
Alle Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum zahlbar.
Für alle Rechnungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen beglichen werden, wird ein Säumniszuschlag in Höhe von 12 % des überfälligen Betrags erhoben. Darüber hinaus hat InviteDesk das Recht, die Erfüllung der Vereinbarung auszusetzen, wenn überfällige Rechnungen nicht bezahlt werden.
Wenn der Kunde der Meinung ist, dass der in Rechnung gestellte Betrag nicht korrekt oder nicht gerechtfertigt ist, kann der Kunde die Rechnung innerhalb von 8 Wochen nach Erhalt durch schriftliche Mitteilung an InviteDesk unter Angabe von Gründen anfechten.
Der Kunde stimmt hiermit einer Bonitätsprüfung durch externe Auskunfteien oder interne Quellen zu, wenn diese für notwendig erachtet wird, und autorisiert InviteDesk zur Durchführung einer solchen Prüfung. Diese Ermächtigung dient den Zwecken der Beurteilung der finanziellen Stabilität des Kunden, dem Schutz vor Betrug und der Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen.
Artikel 6 Pflichten des Kunden
Der Kunde darf das Produkt nicht für unethische oder illegale Zwecke, Straftaten oder Aktivitäten verwenden, die den allgemein geltenden Normen und Werten widersprechen.
Dazu gehören ohne Einschränkung: Verstöße gegen geistige Eigentumsrechte Dritter, Diebstahl; rechtswidrige und/oder strafbare Verbreitung von geheimen oder vertraulichen Informationen; rechtswidrige und/oder strafbare Verbreitung von Text-, Bild- oder Audiodateien mit rassistisch anstößigem Inhalt, Kinderpornographie, kriminellem Datenverkehr, beleidigenden Aussagen; Hacking; Zerstörung oder Beschädigung von Systemen, automatisierten Abläufen oder Software Dritter, Verbreitung von Computerviren, vorsätzliche Störung der Kommunikation oder Datenspeicherung; Zugangsverschaffung mittels falscher Schlüssel, falscher Codes oder falscher Identitäten; Schädigung oder Störung von InviteDesk oder Dritten.
Der Kunde wird kein vorsätzliches Verhalten an den Tag legen und keine schriftliche oder mündliche Erklärung abgeben, die InviteDesk und/oder seinen Ruf schädigen könnte.
Artikel 7 Haftung
InviteDesk unternimmt alle möglichen Anstrengungen, damit das Produkt ordnungsgemäß läuft und seine Aufgaben nach dem Stand der Technik erfüllt. InviteDesk garantiert jedoch nicht den ununterbrochenen oder fehlerfreien Betrieb des Produkts. Der Kunde erkennt an, dass er diesbezügliche Risiken vollständig selbst trägt. InviteDesk ist bemüht, solche Mängel am Produkt so schnell wie möglich zu beheben. InviteDesk ist verpflichtet, die Mindestleistungsniveaus einzuhalten und wird sich nach besten Kräften bemühen, die vereinbarten Leistungsniveaus zu erreichen, die in der Leistungsvereinbarung festgelegt sind oder gegebenenfalls schriftlich von den Parteien vereinbart werden.
InviteDesk kann nicht haftbar gemacht werden für Schäden an Dateien oder Schäden mit folgenden Ursachen:
- falsche, unsachgemäße oder unbefugte Nutzung durch den Kunden
- Verlust eines Benutzernamens und/oder eines Passworts durch den Kunden oder einen von ihm benannten Bevollmächtigten oder Vertreter
- Unfälle, Feuer, Naturkatastrophen, Stromausfälle und generell alle Ereignisse, die nicht direkt auf das Produkt zurückzuführen sind
- Verbreitung von mit Viren infizierten Daten
- neue Versionen oder Erweiterungen des Produkts
- höhere Gewalt; wenn das Ereignis höherer Gewalt vorübergehend ist, nimmt InviteDesk die Erfüllung seiner Verpflichtungen ab dem Zeitpunkt wieder auf, ab dem diese vernünftigerweise möglich ist
Im Falle eines zurechenbaren Mangels bei der Erfüllung der Vereinbarung haftet InviteDesk für Schäden, die sich aus Mängeln der Software ergeben, nur bis zur Höhe des jährlichen Betrags für die Nutzung des Produkts, der von InviteDesk in Rechnung gestellt und vom Kunden für den betreffenden Zeitraum gezahlt wird, und bis zu einem Höchstbetrag von 20.000 EUR.
InviteDesk haftet nicht für indirekte Schäden oder Folgeschäden, Rufschädigung, entgangenen Gewinn oder Schäden, die durch Ausfälle oder Störungen der Internetverbindung oder durch elektronische Störungen oder durch Ansprüche Dritter gegen den Kunden entstehen.
Außerdem kann InviteDesk nicht für Schäden aufseiten des Kunden haftbar gemacht werden, die durch Dritte verursacht werden, die das Produkt gegebenenfalls verwenden oder nicht verwenden.
Der Kunde stellt InviteDesk gegen alle Ansprüche Dritter schadlos, die sich aus der Nutzung des Produkts durch den Kunden und/oder der Nichteinhaltung der Verpflichtungen des Kunden gegenüber InviteDesk ergeben, unabhängig davon, ob diese Verpflichtungen aus der vorliegenden Vereinbarung resultieren oder nicht.
Artikel 8 Höhere Gewalt
Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder die verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung, wenn und soweit die Nichterfüllung oder die verspätete Erfüllung auf höhere Gewalt zurückzuführen ist. Als höhere Gewalt gelten alle Umstände, die unvorhersehbar sind und außerhalb der zumutbaren Kontrolle der betroffenen Partei liegen und deren Folgen durch Sorgfalt und Vorsicht nicht hätten abgewendet werden können, und die nach Unterzeichnung der Vereinbarung eintreten.
Die Erfüllung der betroffenen Verpflichtungen wird für die Dauer des Ereignisses höherer Gewalt ausgesetzt. Die betroffene Partei muss die andere Partei schriftlich über das Ereignis höherer Gewalt in Kenntnis setzen und ausreichende Belege für dessen Existenz vorlegen. Die betroffene Partei muss alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um die Auswirkungen zu mildern und seine Pflichterfüllung so bald wie möglich wieder aufzunehmen.
Dauert das Ereignis höherer Gewalt länger als dreißig (30) aufeinanderfolgende Tage an oder ist die Erfüllung der betroffenen Verpflichtung dauerhaft unmöglich geworden, hat jede Partei das Recht, die Vereinbarung unverzüglich und ohne Haftung zu kündigen, indem sie der anderen Partei eine entsprechende schriftliche Mitteilung per Einschreiben übermittelt.
Artikel 9 Rechte an geistigem Eigentum
Alle geistigen Eigentumsrechte an dem Produkt sind Eigentum von InviteDesk, einschließlich aller Informationen, Techniken, Methoden und Modelle, Dokumentationen, Diagramme usw., die von InviteDesk für die Erfüllung der vorliegenden Vereinbarung verwendet werden.
Der Kunde erwirbt lediglich ein persönliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht für eine bestimmte Anzahl von Nutzern des Produkts. Der Kunde darf das Produkt nur intern nutzen und es weder direkt noch indirekt Dritten zur Verfügung stellen, weder entgeltlich noch unentgeltlich.
Der Kunde darf keine Kopien des Produkts anfertigen.
Der Kunde darf das Produkt ohne vorherige schriftliche Zustimmung von InviteDesk nicht übersetzen, bearbeiten, kopieren, vervielfältigen, arrangieren oder in irgendeiner Weise verändern.
Bei Beendigung der Nutzung des Produkts muss der Kunde alle Sicherungskopien, Dokumentationen und Handbücher vernichten.
InviteDesk hält den Kunden schadlos gegen alle Ansprüche, die gegen den Kunden aufgrund einer Verletzung oder angeblichen Verletzung der Rechte an geistigen Eigentum, die sich aus der Nutzung des Produkts ergibt, geltend gemacht werden. Der Kunde muss InviteDesk unverzüglich über die Geltendmachung solcher Ansprüche informieren.
Wenn der Kunde die Nutzung des Produkts aufgrund eines solchen Anspruchs oder einer Verurteilung aufgrund eines solchen Anspruchs einstellen muss, wird InviteDesk auf eigene Kosten und in Absprache mit dem Kunden Folgendes tun:
- das Produkt ändern oder ersetzen, um den Verstoß zu beheben; oder alternativ
- dem Kunden die gemäß dieser Vereinbarung gezahlten Beträge gutschreiben
Artikel 10 Vertraulichkeit
Jede Partei hat alle Informationen über die andere Partei, ihren Geschäftsbetrieb sowie ihre Geschäftsmethoden und Dienstleistungen, die sie im Rahmen des Abschlusses oder der Durchführung der Vereinbarung erhält oder erlangt, streng vertraulich zu behandeln.
Die Parteien verwenden diese vertraulichen Informationen ausschließlich für die Durchführung der Vereinbarung. Die vertraulichen Informationen dürfen von Beschäftigten der empfangenden Partei nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der offenlegenden Partei veröffentlicht oder Dritten zugänglich gemacht werden.
Die empfangende Partei trifft alle erforderlichen Maßnahmen, um die Verbreitung dieser vertraulichen Informationen zu verhindern.
Diese Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die:
- allgemein und öffentlich bekannt sind
- rechtmäßig von Dritten erhalten wurden
- von der anderen Partei unabhängig entwickelt wurden
InviteDesk verpflichtet sich, während der Laufzeit der Vereinbarung und nach deren Beendigung keine persönlichen oder vertraulichen Daten in Bezug auf den Kunden, das Unternehmen sowie dessen Geschäftsmethoden, Kunden oder Lieferanten weiterzugeben, unabhängig von der Bedeutung dieser Daten und den Umständen, unter denen die Daten erlangt wurden, sowie davon, ob sie direkt oder indirekt von InviteDesk erlangt wurden.
Die Parteien wahren die vollständige Vertraulichkeit aller finanziellen Transaktionen im Rahmen der Zusammenarbeit.
Sämtliche Dokumente, Korrespondenz, Spezifikationen, Unterlagen, Notizen, Anfragen und alle anderen Angelegenheiten, Dokumente und Duplikate davon, die die Parteien einander im Rahmen dieser Vereinbarung anvertrauen, sind von der jeweils anderen Partei mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln.
Diese Vertraulichkeitsverpflichtung besteht auch nach Beendigung der Vereinbarung fort.
Artikel 11 Verarbeitung personenbezogener Daten
InviteDesk legt großen Wert auf den Schutz persönlicher Daten. Die Parteien erkennen an, dass während der Laufzeit der Vereinbarung personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Gesetzen über den Schutz personenbezogener Daten verarbeitet werden können.
Die Parteien sind sich darüber einig, dass der Kunde die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten, die sich in seinem Besitz befinden, mit Hilfe des von InviteDesk bereitgestellten Tools erfordert. Im Rahmen der Verarbeitung handelt der Kunde als „Datenverantwortlicher“ und InviteDesk handelt als „Datenverarbeiter“ im Sinne der geltenden Datenschutzbestimmungen, auf die in der Datenverarbeitungsvereinbarung Bezug genommen wird.
Die diesbezüglichen Verpflichtungen der Parteien sind in der Datenverarbeitungsvereinbarung festgelegt, zu deren Abschluss die Parteien verpflichtet sind. Die Datenverarbeitungsvereinbarung ist ein wesentlicher Bestandteil dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Artikel 12 Abwerbeverbot
InviteDesk hat das Recht, mit anderen Kunden, einschließlich Konkurrenten des Kunden, sowohl während der Laufzeit als auch nach Beendigung der Vereinbarung Geschäfte zu machen.
Die Parteien dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung der anderen Partei keine Beschäftigten der anderen Partei einstellen, einzustellen versuchen oder abwerben. Diese Bestimmung bleibt für die Laufzeit der Vereinbarung und einen Zeitraum von 12 Monaten nach ihrer Beendigung gültig.
Artikel 13 Übertragung von Rechten und Pflichten
Keine der Parteien ist berechtigt, ihre Rechte aus der Vereinbarung ganz oder teilweise ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei an Dritte zu übertragen.
InviteDesk hat das Recht, die Erbringung aller oder eines Teils der vereinbarungsgegenständlichen Leistungen an Subunternehmer zu vergeben. In jedem Fall haftet InviteDesk für die ordnungsgemäße Erfüllung der Vereinbarung gemäß Artikel 8 der allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Artikel 14 Salvatorische Klausel
Die Gültigkeit der Vereinbarung wird durch die Ungültigkeit einer ihrer Bestimmungen nicht beeinträchtigt.
Soweit möglich, ersetzen die Parteien die unwirksame Bestimmung einvernehmlich durch eine Ersatzbestimmung, die dem ursprünglich von den Parteien beabsichtigten wirtschaftlichen Zweck möglichst nahe kommt.
Artikel 15 Änderungen
InviteDesk behält sich das Recht vor, die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu ändern oder zu ergänzen. Solche Änderungen oder Ergänzungen gelten auch für laufende Vereinbarungen, wobei eine Frist von 30 Tagen nach schriftlicher Mitteilung der Änderung eingehalten wird. Wenn der Kunde mit den geänderten allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht einverstanden ist, hat er das Recht, die Vereinbarung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der geänderten allgemeinen Geschäftsbedingungen zu kündigen.
Artikel 16 Geltendes Recht
Bei Streitigkeiten, die sich aus der Erfüllung dieser Vereinbarung ergeben, bemühen sich die Parteien um eine gütliche Beilegung der Streitigkeiten, wobei die Parteien die Vereinbarung auf angemessene Weise auslegen.
Gelingt es den Parteien nicht, die Streitigkeiten gütlich beizulegen, sind ausschließlich die niederländischsprachigen Gerichte in Dendermonde zuständig. Die Vereinbarung unterliegt belgischem Recht.
InviteDesk_Allgemeine_Geschäftsbedingungen_version_20207_Aug2025.pdf