Eventmarketing ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mix. Der organisatorische Aufwand ist groß. Um diesen Prozess zu optimieren, haben Mark Van der Kinderen, Jan Heiremans und Matthias Goossens Invitedesk gegründet. Mit Erfolg. „Ein dynamisches Umfeld, in dem man den gesamten Prozess selbst gestalten kann. „Wir sind Fans“, sagt ABN AMRO.
Mark, Jan und Matthias sind geborene Vertriebs- und Marketingleute. Aus ihrer Erfahrung und Leidenschaft entstand Invitedesk, eine Online-Plattform für die Organisation und Verwaltung von Firmenveranstaltungen. „Unternehmen investieren in B2B-Events, aber die Rendite ist nicht immer klar. Es kommen oft die gleichen Leute oder es kommt zu No-Shows, was Ihren Ertrag reduziert“, sagt Jan Heiremans. „Auf der anderen Seite steht der unterschätzte Arbeitsaufwand und die Frage, wie dieser beherrschbar gehalten werden kann. Diese Themen bilden die Grundlage von Invitedesk.“
Matthias ergänzt: „Wir legen Wert auf den persönlichen Kontakt. Durch konkrete Rückmeldungen unserer Kunden wird diese Basis gestärkt. In Corona-Zeiten sorgen wir beispielsweise dafür, dass Webinare über alle möglichen Plattformen mit Invitedesk verknüpft werden können.“ Invitedesk suchte auch nach spezifischen Modulen für ABN AMRO. „Nachhaltigkeit liegt uns im Blut, deshalb versuchen wir, vor allem digital einzuladen“, sagt Anoek Brekelmans. „Als Privatbank ist uns das nicht immer möglich, oft aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Maßarbeit ist daher ein Muss und InviteDesk ist in dieser Hinsicht ein guter strategischer Partner. Sie denken proaktiv und es ist schön, dass man als Kunde Input geben kann, um ein Qualitätsprodukt noch weiter zu verbessern.“
Gemeinsam für den besten ROI
Egal ob Sie eine Hospitality-Veranstaltung, ein Seminar, eine Konferenz oder eine Messe organisieren: Invitedesk ist logisch aufgebaut, um die gesamte Organisation effizient zu überwachen. „Es spart Zeit“, sagt Jan. „Man sieht sofort, wer eingeladen ist, wer noch eine Erinnerung braucht oder wer nicht kommt. So ist eine optimale Nachverfolgung möglich und es passieren weniger Fehler. Dies führt auch effektiv zu weniger Nichterscheinen. Anoek nickt zustimmend, da ABN AMRO das System bereits seit mehreren Monaten für Seminare und Veranstaltungen nutzt.
„Dank InviteDesk sind unsere Veranstaltungen deutlich professionalisiert und die interne Zusammenarbeit läuft reibungsloser.“ - Anoek Brekelmans, Senior Partnership & Event Manager bei ABN Amro Private Banking
Invitedesk sammelt außerdem zahlreiche Daten, historische und in Echtzeit. Sie können leicht verfolgen, welche Art von Kunden die Veranstaltung anzog und welche Interessen sie hatten. „Tools zum Mailen, Ausfüllen von Formularen, was auch immer: alles ist integriert. Vom Check-In bis hin zu einem Befragungsmodul im Anschluss“, so Matthias. „Wir unterstützen auch CRM-Programme, mit denen Sie Veranstaltungsdaten mit anderen Kundendaten verknüpfen können.“
Klingt kompliziert? „Nein, das ist es definitiv nicht“, betont Anoek. „Die Software von InviteDesk ist benutzerfreundlich, intuitiv und sehr visuell strukturiert. Die Einarbeitung unserer weiteren Kollegen erfolgte im Rahmen einer Schulung. Den Rest lernst Du durch die aktive Arbeit mit der Anwendung. Es ist eindeutig nach dem „Plug-and-Play“-Prinzip aufgebaut. Darüber hinaus berät InviteDesk und reagiert sehr schnell auf Fragen und Probleme.
