Steven Peetermans, directeur commercial et marketing du groupe Tectum: « La société emploie plus de 400 employés et réalise un chiffre d’affaires de plus de 140 millions d’euros. Nous organisons régulièrement des événements. Mais cela exige systématiquement beaucoup d’efforts et de temps de la part de notre département marketing: procéder aux invitations, envoyer les rappels, assurer le suivi précis, etc. Nous étions donc à la recherche d’un outil d’automatisation qui tienne la route. »
« InviteDesk a su relever le défi. Ce qui a retenu notre attention est le fait que cet outil ait essentiellement été développé en fonction des besoins du marché », déclare Steven Peetermans.

Au poste de pilotage
« Lors de l’entretien initial, nous avons surtout écouté les besoins du groupe Tectum. Leurs remarques ont été intégrées dans notre feuille de route », explique Mark Van der kinderen, patron d’InviteDesk.

« En fait, dès le premier jour, tout s’est déroulé comme ils nous l’avaient promis », poursuit Steven Peetermans. « En tant que responsable marketing, vous êtes assis aux commandes. Créer une notification pour bloquer les agendas, une invitation, une page d’accueil, un rappel et un courriel de remerciement est une opération simple et conviviale. L’équipe commerciale peut ensuite inventer les gens et vérifier dans l’appli, au fil de l’eau, qui s’est déjà inscrit. La synergie entre responsables marketing et commerciaux est très agréable. Cela nous fait économiser une bonne dose de courriels et d’appels téléphoniques. A tout moment, les commerciaux peuvent indiquer si un client sera ou non présent. Le fait que les créateurs d’InviteDesk soient des hommes de terrain, réfléchissant de concert avec leur client, est une importante valeur ajoutée. C’est ce qui rend cet outil à ce point convivial. »

Gains en efficacité
Outre les gains en efficacité et la précision du suivi, les responsables marketing du groupe Tectum trouvent également très utile la possibilité d’enregistrer des informations pratiques pour chaque événement. « Par exemple, le nom et le numéro de téléphone du traiteur », souligne Steven Peetermans. « Ce faisant, les employés ne doivent pas perdre du temps à rechercher les coordonnées dans leur boîte de messagerie. Toutes les informations importantes sont simplement rassemblées en un endroit central sur leur smartphone. Ce ne sont là sans doute que de petits détails mais ils fluidifient sensiblement le processus, avant, pendant et après un événement. »

Utilisabilité
Quiconque utilise InviteDesk peut tout installer lui-même. « Nous assurons une brève formation mais après cela, le but est de laisser les responsables marketing tout faire par eux-mêmes », explique Mark Van der kinderen. « Cela n’a rien de difficile. Tout passe en fait par des canevas qui sont aisés à adapter. Pour chaque événement, le responsable marketing modifie les images et le contenu textuel en fonction de l’événement. InviteDesk convient à toutes les sociétés qui organisent au minimum quelques événements, séminaires, ateliers ou formations chaque année. Le prix dépend du nombre d’utilisateurs et d’événements. »

Valeur ajoutée rapide
Le département marketing du groupe Tectum a à ce jour organisé trente événements à l’aide d’InviteDesk et le chiffre ne cesse de grimper. « Nous utilisons énormément l’ensemble des fonctions. Les invités ne s’en rendent sans doute pas compte. Quoique… Désormais, ils reçoivent systématiquement un courriel en amont de l’événement ainsi qu’un courriel de remerciement. Auparavant, nous n’avions pas le temps de la faire », précise Steven Peetermans. « Un autre grand avantage est la valeur ajoutée rapide que l’on en dégage. L’outil s’intègre rapidement et, dès votre premier événement, vous remarquez que tout se déroule beaucoup mieux et plus vite. L’assistance est plus nombreuse et le nombre de défections moins élevé. »