Ce que vous pouvez réaliser grâce à notre logiciel
pendant l'organisation de votre événement

Étape 1 - Planifier

Etablissez des quotas

Commencez par définir le nombre total d’invités que vous visez et déterminez combien de personnes chaque responsable commercial peut inviter. Si besoin est, il sera aisé d’adapter plus tard ces quotas dans le processus.

Automatisation du marketing événementiel

Pour chaque événement, définissez aisément, en quelques clics, l’ensemble du cycle de communication (invitation, rappel, confirmation, communication pré-événement, courriel de remerciement, etc.).

Canevas d’événements

Vous comptez rééditer des événements similaires à l’avenir? Concevez et créer des canevas d’événement et copiez, en un seul clic, la totalité du cycle d’automatisation marketing, des listes d’invités, etc. Pour votre prochain événement.

Intégration CRM

Importez ou synchronisez automatiquement les contacts, avec enregistrement complet des détails des participants, non-participants et absents. Très utile pour produire vos rapports ROI et sélectionner de futurs invités.

Pensé pour le mobile

Communications et gestion d’événements aisées sur tout type d’appareil. Toutes vos communications sont séduisantes, la gestion des invitations et des inscriptions parfaite, sur tous les appareils, grâce à l’appli InviteDesk.

Compte de responsable commercial

Les commerciaux devraient le plus possible se concentrer sur les ventes et ne devoir s’occuper de tâches administrations que le moins possible. InviteDesk facilite la gestion des invitations, le suivi des demandes et vous fournit rapidement les informations pertinentes.

Informations centralisées

Tous les utilisateurs ventes et marketing peuvent accéder à toutes les informations pertinentes concernant l’événement via le tableau de bord: quoi, où, qui…

Étape 2 - Inviter

Des invitations qui ont de la classe

Procurez à vos invités une impression de professionnalisme, de bout en bout – via un formulaire d’inscription en ligne pratique et des contenus cohérents et attractifs.

Cohérence d’image

Votre marque figure sur tous les courriels envoyés. Si vous avez plusieurs marques, des canevas multiples vous simplifieront la vie.

Personnalisation

Communiquez avec les invités en les adressant par leur prénom et dans leur langue – avec des courriels envoyés au nom de leur personne de contact au sein de votre société.

Multilingue

Vous pouvez toucher tout le monde en une seule campagne. Créez votre campagne sans coup férir et communiquez avec les invités dans leur langue de prédilection.

Adaptatif

Communiquez avec tous vos invités sur n’importe quel dispositif – ordinateur de bureau ou mobile. Vos courriels et pages d’accueil demeurent attrayants et faciles à lire.

Envois individuels et massifs

Envoyez des courriels d’invitation à un grand nombre de destinataires grâce à InviteDesk. De même, il est facile d’ajouter, si nécessaire, des invités individuels après l’envoi initial.

Étape 3 - Enregistrer

Formulaire d’inscription

Créez rapidement et facilement des formulaires d’inscription. Faites votre choix parmi une liste de questions standard ou définissez les vôtres. Vous décidez des questions requérant obligatoirement une réponse.

Site Internet d’événement

Créez votre propre site Internet d’événement en quelques clics – en harmonie avec vos guides de style et votre identité visuelle. Aucune intervention de votre département IT n’est nécessaire.

Listes d’attente intelligentes

Si vous n’avez que des billets en nombre limité, vous désirez vous assurer que vos principaux clients et contacts sont invités en premier lieu. Nos listes d’attente intelligentes vous aident à écouler toutes les places sans tarder. Dès que quelqu’un décline l’invitation, la personne suivante sur la liste d’attente reçoit la sienne.

Premier arrivé, premier servi

InviteDesk propose également un processus d’invitation PAPS – de telle sorte que vous puissiez envoyer des invitations à une longue liste d’invités sans risque de sur-réservation.

Des billets avec code QR

Vous organisez votre propre événement et vous désirez créer des billets comportant un code QR qui pourra être scanné à l’entrée? Pas de problème! C’est prévu dans les fonctions.

Télécharger des billets venant d’autres sources

Téléchargez les billets PDF reçus d’un organisateur d’événement externe et distribuez-les aisément, d’un simple clic, à vos invités par courriel.

Étape 4 - Gérer

Mises à jour temps réel

Vérifiez – à tout moment, 24×7 – combien de personnes se sont inscrites à votre prochain événement – et quelles sont celles qui viennent réellement.

Contrôle intégral

Ajoutez en toute simplicité un participant, modifiez ou supprimez une inscription, en quelques clics – à tout moment, où que vous soyez, via ordinateur de bureau ou appli mobile.

Automatisé et flexible

Le processus d’invitation automatique laisse une grande marge de manoeuvre pour des interventions manuelles – gérer un événement suppose en effet qu’il puisse y avoir des exceptions.

Visibilité et action

Accès immédiat aux listes d’invités et de participants. Communiquez en direct avec vos clients ou gérer leur statut d’un simple clic.

Courriels ciblés

Vous désirez envoyer un petit avis à vos invités au sujet du lieu de l’événement? Ou un tout dernier rappel? Sélectionnez simplement la liste de destinataires et envoyez-leur un courrier personnalisé.

Appli mobile

L’appli InviteDesk permet à vos équipes ventes et marketing de ne pas devoir être en permanence derrière leur bureau afin de pouvoir inviter des convives supplémentaires ou consulter les informations.

Étape 5 - Accueillir

Pupitre d’accueil

Scanner les billets ou lisez automatiquement le nom de l’invité pour l’enregistrer. Une gestion des présences, simplifiée à l’extrême.

Scanners superflus

Utilisez votre appli pour lire le code QR à l’aide de tout appareil mobile ou webcam à l’accueil – pas besoin dès lors de lecteurs spécifiques (même si leur support est assuré).

Inscription sur place

Si des invités qui ne se sont pas inscrits au préalable se manifestent, il vous est possible de les inscrire rapidement lors de l’événement proprement dit.

Alertes VIP

Les membres de l’équipe commerciale sont avertis lorsque leurs invités VIP se présentent à l’événement – ils peuvent ainsi les accueillir et les accompagner.

Étape 6 - Evaluer

Enquêtes

Les enquêtes vous permettent de procéder à l’évaluation de l’événement, de surveiller les performances événementielles au fil du temps, et de collecter des informations à propos de vos clients et de leurs centres d’intérêt – de quoi améliorer votre marketing événementiel et le cibler davantage.

Connaissance du client

Ménagez-vous une meilleure compréhension de l’historique et des préférences événementielles de vos clients. A quels événements ont-ils participé?

Rapports détaillés

Les données de vos événements vous permettent de procéder à des calculs de ROI, à des rapports de conformité et à des décisions stratégiques.

Transparence

Marketing et ventes travaillent efficacement de concert – sur base de données temps réel – avant, pendant et après l’événement.

Gestion des ressources

Obtenez une vue précise de la manière dont les ressources événementielles sont utilisées. Quelles équipes ont les plus grands besoins? Tous vos responsables commerciaux ont-ils vendus tous leurs billets?

Accroître le ROI de vos événements?

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