Wat kan je met onze software doen in elke stap van je event planning

Stap 1 - Plan

Stel quota in

Bepaal eerst het totaal aantal gasten waarnaar je op zoek bent en bepaal hoeveel gasten elke verkoper kan uitnodigen. Indien nodig, kan je deze quota eenvoudig aanpassen later in het proces.

Event marketing automation

Stel eenvoudig de volledige communicatiestroom voor elk evenement in (uitnodiging, herinnering, bevestiging, pre-eventcommunicatie, bedankingsmail, …) in slechts een paar muisklikken.

Event-sjablonen

Wil je in de toekomst soortgelijke evenementen organiseren? Ontwerp en creëer event-sjablonen en kopieer de volledige marketing automation flow, gastenlijsten, … voor je volgende evenement met een enkele klik.

CRM-integratie

Importeer of synchroniseer automatisch contacten en extra informatie over o.a. interesses, deelnames en no-shows. Zeer handig voor het invullen van je ROI-rapporten en het selecteren van toekomstige gasten.

Mobielvriendelijk

Communicatie en evenementenbeheer is eenvoudig op alle toestellen. Al je communicatie ziet er goed uit op alle apparaten – met perfect uitnodigings- en registratiebeheer – dankzij de InviteDesk-app.

Sales toegang

Verkopers moeten zoveel mogelijk bezig zijn met verkoop en zich zo min mogelijk met administratie bezighouden. Met InviteDesk kan je gemakkelijk gasten uitnodigen, opvolgen en snel de juiste informatie vinden.

Gecentraliseerde informatie

Je marketing- en verkoopgebruikers hebben toegang tot alle relevante informatie over het evenement op het dashboard: wat, waar, wie …

Stap 2 - Nodig uit

Nodig uit in stijl

Bied je gasten van begin tot eind een professionele ervaring met een handig online registratieformulier en aantrekkelijke, consistente communicatie.

Altijd in de huisstijl

Je e-mails worden verzonden met jouw branding. Heb je verschillende merken? Meerdere sjablonen maken het je gemakkelijk.

Gepersonaliseerd

Communiceer naar gasten met hun voornaam, in hun eigen taal, en met e-mails die worden verzonden namens hun contactpersoon in je bedrijf.

Meertalig

In één campagne bereik je iedereen. Creëer je campagne éénmaal in verschillende talen en communiceer met gasten in hun voorkeurstaal.

Responsief

Communiceer met al je genodigden op elk apparaat – desktop en mobiel. Je e-mails en landingspagina’s zijn altijd aantrekkelijk en gemakkelijk leesbaar.

Bulk en individuele verzending

Stuur uitnodigingsmails naar een groot publiek met InviteDesk. Het is ook eenvoudig om indien nodig na de eerste mailing individuele gasten toe te voegen.

Stap 3 - Registreer

Registratieformulier

Maak snel en eenvoudig registratieformulieren. Kies uit standaardvragen of definieer je eigen vragen. Jij beslist welke vragen verplicht zijn.

Website voor je evenementen

Creëer je eigen evenementwebsite in slechts een paar klikken in lijn met je visuele huisstijl. Geen tussenkomst van je IT-afdeling vereist.

Slimme wachtlijsten

Wanneer er maar een beperkt aantal tickets beschikbaar is, wil je ervoor zorgen dat je belangrijkste klanten als eerste worden uitgenodigd. Onze slimme wachtlijsten helpen je om je event zonder vertraging te vullen. Zodra iemand weigert of zodra zijn uitnodiging verloopt, ontvangt de volgende persoon op de wachtlijst een uitnodiging.

First come, first served

InviteDesk biedt ook een FCFS-uitnodigingsproces zodat je je uitnodigingen naar een grote gastenlijst kunt verzenden, zonder risico op overboeking.

Tickets met QR-code

Organiseer je je eigen evenement en wil je tickets maken met een QR-code die bij de ingang kan worden gescand? Geen probleem, het maakt allemaal deel uit van het pakket.

Upload tickets van derden

Upload PDF-tickets die zijn ontvangen van een externe evenementorganisator en verspreid ze eenvoudig met één klik per e-mail naar je gasten.

Stap 4 - Beheer

Real-time updates

Controleer altijd en overal hoeveel mensen zich hebben geregistreerd voor je volgende evenement en wie er komt (en wie niet).

Volledige controle

Voeg eenvoudig een deelnemer toe, of bewerk of verwijder een registratie in slechts een paar klikken, altijd en overal via desktop of de mobiele app.

Geautomatiseerd en flexibel

Er is veel ruimte voor handmatige interventies in de geautomatiseerde flow, omdat er altijd uitzonderingen zijn bij het beheren van een evenement.

Inzichten en actie

Onmiddellijke toegang tot lijsten met genodigden en aanwezigen. Communiceer direct met je klanten of beheer hun status met slechts één klik.

Gerichte e-mails

Wil je je gasten een snelle update over de locatie sturen? Of een laatste herinnering? Selecteer eenvoudig de doelgroep die je wil bereiken en stuur ze een gepersonaliseerde e-mail.

Mobiele applicatie

Met de InviteDesk-app hoeven je verkoop- en marketingmensen niet altijd achter hun bureau te zitten om extra gasten uit te nodigen of informatie te controleren.

Stap 5 - Host

Inchecken bij de receptie

Scan tickets of swipe eenvoudigweg de naam van de gast om ze in te checken. Aanwezigheidsrapportage eenvoudig gemaakt.

Geen scanners nodig

Gebruik onze app om de QR-code te scannen met elk mobiel apparaat of webcam bij de ingang van het evenement, er zijn dus geen aparte scanners nodig (hoewel ze ook worden ondersteund).

On-site registratie

Als gasten die zich vooraf niet hebben aangemeld toch opdagen, kun je ze snel registreren op het evenement zelf.

VIP-waarschuwingen

Verkopers worden op de hoogte gebracht wanneer hun VIP-gasten op het evenement aankomen, zodat ze die kunnen verwelkomen.

Stap 6 - Evalueer

Enquêtes

Met enquêtes kan je het evenement evalueren, de prestaties van evenementen in de loop van de tijd volgen en informatie verzamelen over je klanten en hun interesses. Zo verbeter je evenementmarketing en maak je die doelgerichter.

Klanteninzichten

Krijg inzicht in de historiek en voorkeuren van je klanten. Welke evenementen hebben ze bijgewoond?

Gedetailleerde rapportering

Je evenementgegevens ondersteunen ROI-berekeningen, compliance verslagen en strategische beslissingen.

Transparantie

Marketing en sales werken efficiënt samen – op basis van real-time data – voor, tijdens en na het evenement.

Beheer van middelen

Krijg inzicht in hoe evenementresources worden gebruikt. Welke teams hebben het meest nodig? Hebben al je verkopers reeds hun plaatsen reeds gevuld?

Wil je een gratis demo om onze software in actie te zien? Contacteer ons nu.

Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA. De Privacy Policy en Terms of Service van Google zijn van toepassing.

We zullen je contactgegevens alleen gebruiken om je bericht te beantwoorden. Lees ons privacybeleid voor meer informatie.

Menu