Attirer les bons invités à votre événement?
Un jeu d’enfant pour Select grâce à InviteDesk

Select, spécialiste RH basé à Anvers, organise une bonne partie de ses événements clientèle dans une loge du stade de football du Royal Antwerp FC. Pour la gestion des invitations et le suivi des invités, Select se tourne vers la facilité d’utilisation que lui procure l’outil d’invitation et d’inscription d’InviteDesk.

« Désormais, nous pouvons organiser un événement professionnel, entièrement personnalisé, sans grand effort. Même les employés qui n’ont pas de compétences particulières en IT peuvent aisément utiliser l’outil. »

Nele Cloots
Directeur Customer Experience
Select

En l’espace de quinze ans, Select a acquis une notoriété certaine en tant que partenaire RH. Avec ses quelque 400 employés et des implantations au Benelux, à Dubaï et au Maroc, la société procure des services de recrutement et de sélection, de provisionnement sur projets, de conseils et de reclassement.

InviteDesk dessert une riche palette de clients, aux rangs desquels figurent notamment Renault, Opel, IKO et le groupe Tectum. Tous utilisent l’outil novateur d’InviteDesk qui fait franchir un nouveau palier au marketing événementiel.

Marketing événementiel
Mark Van der kinderen, co-fondateur d’InviteDesk, explique la genèse d’InviteDesk: « Jan Heiremans et moi-même nous sommes rendu compte que la procédure d’invitations de personnes de contact à des événements se déroulait souvent de manière inefficace et bien peu transparente, ce qui se traduit par un grand nombre de défections et de places vacantes. Par ailleurs, ayant nous-mêmes assumé des fonctions à responsabilité en marketing et ventes, nous estimions que la coopération entre ces deux mondes était relativement tendue. C’est dommage dans la mesure où un bon événement est le résultat d’une alliance entre contenu robuste et invités bien choisis. Cette perception a débouché sur un outil qui automatise la totalité du processus d’invitation et d’inscription à un événement et qui le rend plus transparent. »

Select organise environ 50 événements chaque année, depuis des rencontres lors de matchs de foot avec une douzaine de clients jusqu’à une fête d’entreprise pour 200 invités. A l’évidence, l’outil d’InviteDesk ne pouvait que leur être utile. « Ces dernières années, nous avons connu une croissance exponentielle, tant en interne que par acquisitions », souligne Nele Cloots, directeur Customer Experience chez Select. « Ce fait, ainsi que le partenariat récent que nous avons passé avec le Royal Antwerp FC, juste avant les play-offs, expliquent que nous nous soyons mis en quête d’un support pour organiser nos événements de manière efficace. Nous avons découvert InviteDesk grâce à notre réseau et la coopération a rapidement pris forme. »

Un outil évolutif
Depuis, l’outil a fait la preuve de son utilité à maintes reprises, en particulier en raison de la fréquence élevée des événements organisés en un court laps de temps. Emma Vlierbergen, créatrice contenus pour Select : « Notre réseau comptant 25 bureaux, nous ne sommes pas en contact tous les jours avec nos collègues du service commercial. Lorsque nous organisions des événements, nous éprouvions souvent des difficultés pour le suivi de tout le processus. Désormais, nous pouvons organiser un événement professionnel, entièrement personnalisé, sans grand effort. Même les employés qui n’ont pas de compétences particulières en IT peuvent aisément utiliser l’outil. »

Matthias Goossens, responsable de l’équipe commerciale d’InviteDesk, explique le fonctionnement de l’outil: « Notre application peut intervenir de A à Z, depuis le lancement de la première invitation jusqu’au courriel de remerciement. Par ailleurs, l’outil ne cesse d’évoluer et nous tenons compte des commentaires de nos clients pour en faire bénéficier nos développements. C’est ainsi que nous avons récemment ajouté l’option de distribution de billets numériques ou la génération de ses propres billets assortis d’un code QR que l’on peut scanner à l’accueil. Qui plus est, nous travaillons à l’implémentation d’autres langues, en plus du français, de l’anglais et de l’allemand. »

Evaluer, c’est savoir
Mark Van der kinderen: « Quiconque a accès au système a une vue immédiate sur l’état des inscriptions, en ce compris via notre appli très pratique. Par ailleurs, nous fournissons des informations utiles sur une plus longue période. Comment l’équipe commerciale utilise-t-elle le budget événementiel? Les bons clients ont-ils été invités? Quels événements engrangent les meilleurs scores? »

Menu