20 experts en événements professionnels dans la nouvelle normalité

Après avoir fait face à deux années difficiles de pandémie, quel est l’état des événements professionnels ? Et, plus important encore, comment se présente l’avenir ? InviteDesk a voulu le savoir et a mené 20 entretiens approfondis avec des personnes du secteur. Nous avons parlé avec des spécialistes du marketing travaillant dans divers secteurs qui avaient une chose en commun : ils utilisent tous des événements dans le cadre de leur marketing mix.

Nous voulions savoir : À quoi ressemble l’avenir des événements professionnels selon ces experts ? Quels sont leurs plus grands défis ? Quels sont leurs projets ?

Quel a été l'impact de la pandémie sur leur stratégie événementielle ?

Accélération de la numérisation

Ce ne sera pas une grande surprise, mais la pandémie a certainement signifié une accélération de la numérisation des événements. Avant le COVID, certaines entreprises organisaient occasionnellement un webinaire en équipe. Mais, au cours des deux dernières années, on a assisté à une explosion de différents types d’événements numériques utilisant différentes technologies.

Les experts que nous avons interrogés ne font pas exception. Ils ont tous exploré le potentiel des webinaires, des foires ou des événements de mise en réseau en ligne. Nous avons remarqué un enthousiasme évident pour les avantages qu’offrent les événements en ligne :

un moyen efficace de capter de nouveaux prospects, car la barrière d’inscription est très faible,
une augmentation de la portée à un faible coût,
et le confort accru que vous offrez à votre public qui n’a plus besoin de se déplacer.

En transférant une partie de nos formations en ligne, nous avons réussi à offrir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée à nos équipes.

Nele Cloots, Select.

Cependant, tous les événements en ligne n’ont pas été un succès dès le départ. Pour certains, la courbe d’apprentissage a été abrupte et d’autres ont conclu que l’Internet ne leur convenait pas. L’Internet ne convenait pas à leur public cible (par exemple, lorsqu’il s’agissait d’un public analphabète en matière d’informatique) ou n’a pas suscité l’adhésion de leurs collègues (commerciaux).

Redistribution des budgets. En ligne = rentable ?

Un élément surprenant est l’aspect financier des événements en ligne. Lorsque vous organisez un simple webinaire, les coûts liés à votre événement restent relativement faibles. Mais, avec tous les événements en ligne qui existent, il est plus difficile de se démarquer. De plus, il est difficile de retenir l’attention de votre public (en ligne).

Pour faire face à ces défis, les organisateurs ont dû passer à la vitesse supérieure, ce qui a entraîné une augmentation rapide du coût des événements en ligne. L’argent a été (bien) dépensé pour

la construction/location d’un studio professionnel,
engager une équipe de production expérimentée,
engager une agence événementielle pour faire passer leur événement au niveau supérieur,
l’ajout d’un élément physique lors des événements en ligne (par exemple, une dégustation de bière).

Selon les experts que nous avons interrogés, les investissements en valent la peine.

En personne, s'il vous plaît !

L’envie d’organiser des événements en personne était immense. Dès que les directives du COVID l’ont permis, les gens ont eu envie d’organiser et de participer à des événements en personne. Faire passer un message ou atteindre les objectifs d’un événement n’est parfois possible que par la « vraie vie ». Goûter ou toucher des produits, visiter une nouvelle usine et voir toutes les nouvelles technologies brillantes, vivre des expériences avec ses collègues, discuter pendant la pause café,…

Nous n’avons jamais eu autant de demandes d’activités de teambuilding qu’en septembre-octobre 2021.

Chiara Smets, Event Manager, Antwerp City Brewery – De Koninck

L’hybride se présente sous de nombreuses formes

Même si les gens ont envie d’événements en personne, les événements hybrides ont commencé à apparaître aussi. Nos experts ont utilisé les événements hybrides comme une formule qui combine des outils en ligne et hors ligne pour atteindre les objectifs de leurs événements professionnels. Passons en revue quelques-uns des moyens qu’ils ont utilisés.

Bien sûr, certains événements hybrides ont « simplement » diffusé l’événement en personne pour un public en ligne. Les spécialistes du marketing qui ont organisé ces événements hybrides ont fait appel à des équipes professionnelles pour les aider à élaborer le scénario et à mettre au point l’aspect technique (diffusion en continu, équipe de tournage professionnelle…).

Dans certains cas, nos experts ont expliqué qu’ils réutilisaient les enregistrements des événements en personne. Ils ont téléchargé l’enregistrement pour que les invités puissent revivre l’événement, ou l’ont utilisé sur leur site web comme un aimant à prospects.

Une autre alternative évoquée par nos interlocuteurs est un événement en ligne, suivi par différents groupes dans la même salle, répartis géographiquement. Un groupe suivrait le webinaire à Bruxelles, un autre à Amsterdam, un autre à Londres, etc. De cette façon, ils pourraient partager le moment avec l’ensemble de l’audience au niveau mondial ET avoir quelques opportunités de réseautage en personne au niveau local.

Et bien sûr, il existe des événements en ligne qui comportent un élément physique (envoi d’un panier cadeau, dégustation de bière ou de vin). Bien que les réactions du public aient été positives, ces événements n’ont souvent pas été répétés régulièrement en raison de leur coût et de la complexité de la logistique.

Nous voulions célébrer certains employés lors de notre conférence d’entreprise en ligne. Pour leur offrir leur moment de gloire, nous avons envoyé une petite équipe de tournage chez eux et nous avons rassemblé d’autres personnes sur place pour qu’ils puissent recevoir leur prix sur scène dans un environnement sûr. Les lauréats ont vraiment apprécié cet effort.

Kathy De Weirt, Marketing Manager, BOEMM

Des événements de plus en plus petits et de meilleure qualité

En raison des différentes mesures de sécurité prises au cours des deux dernières années, les événements commerciaux étaient plus petits qu’auparavant. La plupart des spécialistes du marketing estiment que cette « réduction » a eu des effets secondaires positifs. Ils ont vécu de meilleures interactions avec leurs invités.

Ils ont passé plus de « temps de qualité » à proximité de leurs clients et prospects. Cela impliquait toutefois un investissement plus important de la part de leurs propres employés (commerciaux). Les spécialistes du marketing ont dû organiser et participer à un plus grand nombre d’événements, mais plus petits.

Pour nos acheteurs d’Audi e-Tron, nous avons organisé des événements plus petits sur une période plus longue en utilisant également des créneaux horaires. Nos clients et notre équipe commerciale ont beaucoup apprécié cette approche plus personnelle.

Hélène Dhondt, Events Process & Operations Manager, D’ieteren

Gardez la tête haute

Les événements professionnels réussis ne le sont que parce que les spécialistes du marketing et les professionnels de l’événementiel travaillent avec leur cœur et leur âme pour créer de la magie. Les deux dernières années ont parfois été très frustrantes : annulations de dernière minute d’événements après des semaines de préparation, coupes budgétaires, réduction des équipes, chômage temporaire…

Mais malgré ces inconvénients, toutes les personnes interrogées étaient toujours très passionnées par leur vision de l’avenir et par les succès qu’elles ont remportés. À court terme, il y a encore beaucoup d’incertitude, mais il y a une forte conviction que les choses vont s’améliorer.

L'avenir s'annonce radieux

Les événements traversent une période difficile. Au cours des deux dernières années, de nouvelles technologies sont apparues et un environnement modifié a donné lieu à de nouvelles idées et à de nouvelles méthodes de travail. Résumons quelques-unes des tendances et des prédictions dont nous ont fait part nos experts :

Les événements futurs seront un mélange de composantes en personne et en ligne. La configuration de ces composantes varie en fonction du type d’événement et de ses objectifs.
La proximité et l’intimité joueront un rôle important, ce qui conduira à des événements plus petits, à des foires locales ou à des investissements dans des centres d’expérience plutôt que de participer à de grandes foires.
Les événements en personne joueront (et continueront à jouer) un rôle important dans le marketing relationnel, en particulier dans le marketing des employés, où les lieux de travail et de rencontre changent en permanence.
Les spécialistes du marketing devront encore faire preuve de souplesse pendant un certain temps. Vous aurez besoin d’un plan de secours et des outils pour l’exécuter.
Le format en ligne est souvent cité comme un type d’événement efficace et confortable lorsqu’il s’agit d’un pur partage d’informations.
Le format physique reste le format préféré lorsqu’il s’agit de resserrer les relations avec les clients et les collègues.
et collègues.

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