1. Maîtriser votre collaboration

Un marketing événementiel bien huilé nécessite une synergie entre les équipes de marketing et de vente. Nous avons abordé ce sujet en profondeur dans un autre article du blog, mais cela se résume à ceci :

Là où les marketeurs ont les compétences pour mettre en place, communiquer et exécuter l’événement lui-même, vos vendeurs devraient jouer un rôle important pendant le processus d’invitation. Après tout, ils ont déjà établi des relations précieuses et connaissent des opportunités commerciales potentielles que votre événement pourrait faciliter.

Comme le marketing et les ventes doivent pouvoir travailler à la fois de manière autonome et ensemble, vous voudrez avoir le contrôle de ces deux domaines :

1. La visibilité : Chaque personne impliquée doit avoir accès à toutes les informations dont elle a besoin et, en même temps, être exclue des données non pertinentes ou restreintes. Si tout est centralisé et à jour pour tout le monde, le nombre de questions dans votre boîte aux lettres ou votre canal Slack diminuera considérablement.
   2.Responsabilité : Votre chaîne d’événements marketing n’est aussi forte que son maillon le plus faible. Si un membre de l’équipe n’est pas à la hauteur (il ne fournit pas les bons invités, envoie les e-mails trop tard, ne présente pas de remplaçants en cas de refus, etc.), il doit soit obtenir un soutien supplémentaire, soit améliorer son jeu. Il est essentiel d’identifier les efforts insuffisants pour que l’équipe reste productive !
   Peu importe le degré exact de contrôle que le marketing conserve ou transfère aux ventes. Les deux parties doivent être alignées à tout moment pour garantir le bon déroulement du processus de marketing événementiel.

2. Contrôler votre communication

La communication en matière de marketing événementiel ne consiste pas seulement à informer les invités de la tenue d’un événement auquel ils sont conviés. Il s’agit également d’assurer le suivi de leurs questions, de les informer des changements, de les sonder sur leurs choix de déjeuner, de leur rappeler de s’inscrire à certaines sessions ou d’accepter l’invitation du calendrier avec des informations pratiques (et de maintenir cette invitation à jour), de leur demander la raison de leur refus, de leur demander ce qu’ils ont pensé de l’événement après coup… Et de diffuser ces informations en interne également.

Et puis, nous n’avons pas encore parlé de la billetterie. Chaque invité a besoin du bon nombre de billets, contenant les bonnes informations (y compris les changements de dernière minute), livrés à la bonne adresse, au bon moment.

Le suivi manuel de ces éléments et le fait de compter sur chaque membre de l’équipe pour s’occuper individuellement des communications prennent du temps et sont susceptibles de produire des erreurs. Vous devez contrôler l’exactitude du contenu, la qualité et le ton de la voix autant que possible. En d’autres termes, investissez dans des modèles et des outils qui vous permettent de créer des messages pour les membres de votre équipe, qu’ils peuvent ensuite utiliser en toute confiance, sachant que ce qu’ils envoient est exact et à jour.

En même temps, vous voulez que ces moyens de communication soient suffisamment flexibles pour que vous puissiez facilement injecter de nouvelles invitations dans votre flux de communication sans qu’elles ne manquent un battement de cœur.

3. Contrôler votre automatisation

Comme vous l’avez peut-être remarqué, prendre le contrôle signifie s’appuyer sur la technologie et sur diverses méthodes d’automatisation. Il est beaucoup plus fiable de cocher une case que de modifier chaque entrée Excel et d’envoyer automatiquement les bons e-mails aux bons invités que d’attendre de chaque vendeur qu’il s’en occupe individuellement.

Mais l’automatisation spécifique au marketing événementiel doit aller au-delà des bases afin d’assurer un contrôle total.

L’automatisation de votre liste d’invités, par exemple, doit être capable de proposer et même d’inviter de nouveaux invités, si d’autres refusent. La recherche manuelle de remplaçants est une corvée. Une liste d’attente proactive peut réguler automatiquement la capacité de votre événement. Vous saurez combien de personnes sont invitées, qui est invité, quel est son statut, qui a décliné.

Et tout cela se fait sans sacrifier la qualité de la participation, puisque vous avez pu organiser à l’avance vos invités préférés par paliers. Votre représentant commercial ne peut pas remplacer un invité de haut rang par son cousin, par exemple. Vous voulez à tout prix que votre événement soit rempli des bons invités.

Un autre aspect consiste à acquérir automatiquement les bonnes données à partir de vos communications. Les inscriptions aux séances de travail, aux essais, aux ateliers, etc. ne devraient pas nécessiter que vous ajustiez manuellement les préférences des invités…

… Mais en même temps, vous voulez toujours avoir la possibilité de le faire manuellement. On ne sait jamais ce qui peut se passer. Les événements sont des affaires volatiles, et des ajustements de dernière minute sont à prévoir. Les meilleurs outils d’automatisation sont ceux qui vous permettent de prendre le contrôle manuel immédiatement lorsque c’est nécessaire, sans causer de problèmes majeurs dans le processus d’automatisation.

Le problème de l’externalisation

Oui, le marketing événementiel est une activité qui peut être externalisée, mais pas sans quelques conditions clés à respecter. Veillez donc à en discuter lorsque vous recherchez un partenaire qui s’occupera de la communication de votre événement.

L’importance d’avoir accès à des informations en temps réel et à un aperçu central de vos événements ne peut être sous-estimée. Passer des appels téléphoniques pour ajuster les modèles prend du temps, demander des mises à jour et la transmission d’informations en interne sont des tracas que vous voulez éviter si vous le pouvez. Chaque point de contact supplémentaire est un autre retard potentiel ou une autre cause d’erreur. Donc, si vous décidez de collaborer avec des agences tierces, la transparence, la flexibilité et les données en temps réel ne doivent pas être un compromis.

Le traitement des données des clients est un autre problème. De préférence, vous voudrez intégrer les données acquises par votre marketing événementiel dans d’autres plateformes comme, par exemple, un CRM. Il est bon de connaître l’engagement ou la fréquence de participation de certains clients à vos événements. Lorsque vous travaillez avec des agences externes, assurez-vous que l’importation des données dans votre CRM n’est pas une réflexion après coup. De plus, le GDPR et d’autres réglementations en matière de confidentialité pourraient vous obliger à prendre des précautions supplémentaires.

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