Conditions générales

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1. Applicabilité

InviteDesk NV (ci-après dénommée « InviteDesk ») est un fournisseur, entre autres, d’un outil de marketing événementiel qui permet de gérer les invitations à des événements d’entreprise ou de marketing.
Le Client (ci-après dénommé le « Client »). est l'autre partie à la transaction et a conclu un accord avec InviteDesk à cet effet.

Les présentes Conditions Générales s'appliquent à tous les devis et/ou accords avec InviteDesk, quelles que soient les dispositions contraires pouvant figurer dans les documents du Client, sauf mention explicite contraire dans un accord écrit entre le Client et InviteDesk. En signant le contrat ou le devis, le Client reconnaît avoir lu et accepté les Conditions Générales.

Dans la mesure où les dispositions des Conditions Générales sont incompatibles avec les dispositions d'un contrat ou d'un devis, les dispositions du contrat et/ou du devis prévalent.

2. Offres, devis et accusés de réception de commande

Toutes les offres et devis d'InviteDesk sont sans engagement jusqu'au moment de leur acceptation par le Client. Les offres et devis restent valables jusqu'à 30 jours après la date du devis, sauf indication contraire.

L'accord entre en vigueur lorsque le Client signe le devis non modifié pour accord et le renvoie à InviteDesk dans les 8 jours. Les devis signés par le Client sont contraignants et constituent à ce titre un accord contraignant.

Les devis ne sont pas dissociables et ne peuvent être fractionnés, sauf indication contraire. Un devis contenant plusieurs éléments n'oblige pas InviteDesk à réaliser une partie du périmètre à un prix correspondant au prorata du prix total indiqué.

Les devis et offres ne sont pas automatiquement valables pour les commandes futures.

Sauf indication contraire, tous les prix sont hors TVA et autres taxes applicables.

3. Champ d'application et accord

InviteDesk accorde au Client, pour une durée limitée, un droit d’utilisation non exclusif et non transférable sur le produit tel que défini dans l’offre ou le devis (ci-après dénommé le « Produit »).

Pour exercer ce droit d’utilisation, le Client reçoit un ou plusieurs identifiants et mots de passe personnels permettant d’accéder à son/ses compte(s) via le Produit ou le site Internet d’InviteDesk. Le nombre maximum d'utilisateurs est convenu contractuellement dans le devis.

Ces données sont strictement privées et confidentielles et ne seront pas divulguées à des tiers, sauf aux agents ou représentants désignés.

InviteDesk se réserve le droit de modifier les conditions d'inscription au produit sans préavis.

Le Client doit s'assurer que toutes les données qu'InviteDesk indique comme étant nécessaires à l'exécution de l'accord sont fournies à InviteDesk en temps opportun. Si ces données ne sont pas fournies en temps utile, InviteDesk se réserve le droit de suspendre l’exécution du contrat et/ou de facturer au Client les frais supplémentaires occasionnés par le retard. InviteDesk s'appuie sur ces données et ne pourra être tenu responsable des dommages causés par la fourniture de données incorrectes ou incomplètes par le Client.

4. Durée et résiliation

InviteDesk accorde au Client un droit d'utilisation exclusif et non transférable pour la durée spécifiée dans le devis et/ou le contrat. A l'échéance, le contrat sera automatiquement reconduit pour la même durée que celle initialement convenue, sauf mention contraire dans le devis. L'accord peut être résilié par acte écrit, moyennant un préavis de deux (2) mois avant la date d'expiration.

InviteDesk peut suspendre ou résilier unilatéralement l'accord avec effet immédiat si le Client ne parvient pas à exécuter une obligation essentielle de l'accord après qu'InviteDesk a fourni un avis de défaut écrit et une possibilité de remédier à ce défaut dans les 15 jours suivant la notification.
Si InviteDesk suspend l'exécution de ses obligations, elle conserve ses créances conformément à la loi et à l'Accord, y compris le droit au paiement des services qui ont été suspendus.

Enfin, chacune des Parties a le droit de résilier la convention immédiatement et sans mise en demeure préalable par lettre recommandée en cas de faillite, de liquidation, de cessation de paiement ou de défaut de solvabilité de l'autre Partie, sans préjudice des autres droits et recours dont disposent les Parties.

5. Prix et facturation

La durée du contrat dépend de la formule choisie. L'accord entre en vigueur pour chaque formule et produit tous ses effets à compter de la date de sa signature ou de la date de livraison, selon la première de ces éventualités. La durée est calculée au jour le jour.

Le prix dépend de la version choisie du Produit, du nombre d'utilisateurs et des modules sélectionnés, comme convenu dans le devis. Le Client devra payer une redevance de droit d’utilisation au début de la période applicable. Les frais de droit d'utilisation comprennent le droit d'utilisation du Produit ainsi que la formation.

Les frais susmentionnés seront facturés par InviteDesk au Client comme suit :

Les frais relatifs aux droits d'utilisation (et à la formation) incluant l'accompagnement par le helpdesk sont facturés au début de la période applicable.
Les montants ponctuels seront facturés lors de la création du compte Client.

InviteDesk se réserve le droit d'adapter les tarifs du Produit. InviteDesk communiquera le(s) prix modifié(s) au plus tard 8 semaines avant l'entrée en vigueur du(des) nouveau(x) prix. A ce moment, le Client a le droit de résilier le contrat par lettre recommandée, au plus tard 30 jours avant l'entrée en vigueur du(des) nouveau(x) prix. En cas d’augmentation de prix, les nouveaux tarifs s’appliqueront à tous les achats futurs et à toutes les factures émises après la date d’entrée en vigueur de l’augmentation. L’augmentation de prix ne s’appliquera pas rétroactivement aux biens ou services déjà facturés. Toutefois, toute facture antérieure pour des biens ou des services ne donne pas droit à l'acheteur au même prix pour tout achat futur.

Si le Client a besoin d'une extension du Produit en raison de la création de modules ou d'utilisateurs supplémentaires, les frais supplémentaires pour le reste de la période en cours seront facturés au prorata au début de la période applicable.

Toutes les factures sont payables dans les 30 jours suivant la date de la facture. Toutes les factures non réglées dans les 30 jours seront majorées d’une pénalité de retard égale à 12% du montant échu. En outre, le Client devra verser une indemnité forfaitaire de 15%, avec un minimum de 150,00 EUR. En outre, InviteDesk a le droit de suspendre l’exécution du contrat en cas de non-paiement des factures échues. Si le Client considère que le montant facturé est erroné ou non justifié, il peut contester la facture, au plus tard huit jours après sa réception, en adressant à InviteDesk une notification écrite motivée.

Le Client consent par la présente et autorise InviteDesk à effectuer une vérification de crédit auprès d'agences de crédit tierces ou de sources internes, si cela est jugé nécessaire. Cette autorisation est accordée dans le but d’évaluer la stabilité financière du Client, de se protéger contre la fraude et de respecter les obligations de conformité et réglementaires.

6. Formation et support utilisateur

Lorsque cela a été convenu, le Client a droit à une formation. De plus, un service d'assistance client gratuit est disponible pour les questions techniques et fonctionnelles sur le fonctionnement et l'utilisation de la livraison, comme spécifié sur le site Web d'InviteDesk. L’utilisation du helpdesk n’implique aucune garantie quant au résultat obtenu.

7. Obligations du Client

Le Client ne doit pas utiliser le Produit à des fins contraires à l’éthique ou illégales, à des infractions pénales ou à des activités contraires aux normes et valeurs généralement applicables.

Cela comprend, sans limitation : les violations des droits de propriété intellectuelle de tiers, le vol ; diffusion illégale et/ou punissable d’informations secrètes ou confidentielles ; diffusion illégale et/ou punissable de fichiers textes, de fichiers images ou de fichiers audio contenant des éléments à caractère racialement répréhensibles, de la pornographie enfantine, du trafic de données criminelles, des déclarations offensantes ; piratage; destruction ou endommagement de systèmes tiers, d’opérations automatisées ou de logiciels de tiers, diffusion de virus informatiques, perturbations volontaires de la communication ou du stockage de données ; accéder au moyen de fausses clés, de faux codes ou de fausses identités ; causer des dommages ou des entraves à InviteDesk ou à des tiers.

Le Client n'adoptera aucun comportement intentionnel ni ne fera aucune déclaration, écrite ou orale, qui pourrait discréditer ou nuire à InviteDesk et/ou à sa réputation.

8. Responsabilité

InviteDesk déploie tous les efforts possibles pour que le Produit fonctionne correctement et pour exécuter ses obligations selon l'état de l'art. Cependant, InviteDesk ne garantit pas le fonctionnement ininterrompu ou sans erreur du Produit. Le Client reconnaît qu’un tel risque sera entièrement à sa charge. InviteDesk s'efforcera de corriger ces défauts du Produit le plus rapidement possible. InviteDesk a l'obligation de respecter les niveaux de service minimum et doit faire de son mieux pour atteindre les niveaux de service convenus tels que définis dans l'accord de niveau de service ; ou comme convenu mutuellement par écrit entre les parties.

InviteDesk ne peut être tenu responsable des dommages causés aux fichiers de données ou des dommages résultant de :

• utilisation incorrecte, impropre ou non autorisée par le Client ;
• la perte d’un nom d’utilisateur et/ou d’un mot de passe par le Client ou son agent ou représentant désigné ;
• accidents, incendies, catastrophes naturelles, pannes de courant et, en général, tous les événements qui ne sont pas directement imputables au Produit ;
• la diffusion de données infectées par un virus ;
• nouvelles versions ou extensions du Produit ;
• force majeure

Si l’événement de force majeure est temporaire, InviteDesk reprendra l’exécution de ses obligations à partir du moment où une telle exécution sera raisonnablement possible.

En cas de manquement imputable à l'exécution du contrat, InviteDesk ne sera responsable des dommages résultant de défauts du logiciel qu'à hauteur du montant annuel d'utilisation du Produit, facturé par InviteDesk et payé par le Client, et jusqu'à un montant maximum de 20 000 EUR.
InviteDesk ne sera pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, des atteintes à la réputation, de la perte de profit ou des dommages résultant des coupures ou des perturbations d'Internet, des dommages résultant de perturbations électroniques ou des réclamations de tiers contre le Client.

Enfin, InviteDesk ne pourra être tenu responsable de tout dommage du côté du Client causé par des tiers qui pourraient ou non utiliser le Produit.

Le Client garantit InviteDesk en principal, intérêts et frais, contre toute réclamation de tiers découlant de l'utilisation du Produit par le Client et/ou du non-respect par le Client de l'une de ses obligations envers InviteDesk, que ces obligations résultent ou non du présent accord.

9. Force majeure

InviteDesk ne sera pas responsable des retards ou des manquements dans l'exécution de ses obligations en vertu de l'accord, si ces retards ou manquements résultent d'un cas de force majeure. Seront considérées comme cas de force majeure, toutes circonstances imprévisibles, indépendantes de la volonté des Parties et dont les conséquences n'auraient pu être évitées malgré la diligence et les soins apportés, survenant après la signature de la convention.

Si, en raison d'un manquement non imputable, InviteDesk n'est pas en mesure de respecter ses obligations, InviteDesk et le Client ont le droit de résilier le contrat, sans délai de préavis supplémentaire, au moyen d'une lettre recommandée.

Article 10. Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Produit appartiennent à InviteDesk, y compris toutes les informations, techniques, méthodes et modèles, documentations, diagrammes, etc. utilisés par InviteDesk pour l'exécution du présent accord.

Le Client acquiert simplement un droit d’utilisation personnel et non transférable pour un nombre déterminé d’utilisateurs du Produit. Le Client s'engage à utiliser le Produit uniquement en interne et à ne pas le mettre à disposition de tiers, directement ou indirectement, que ce soit à titre onéreux ou gratuit. Le Client ne doit pas faire de copies du Produit, sauf à des fins de sauvegarde et d’archivage.

Le Client ne doit pas traduire, éditer, copier, dupliquer, organiser ou modifier le Produit de quelque manière que ce soit, sans le consentement écrit préalable d'InviteDesk.

A la fin de l'utilisation du Produit, le Client devra détruire toutes les sauvegardes, documentations et manuels.

InviteDesk garantit le Client contre toute action intentée contre le Client, sur le fondement d'une contrefaçon ou d'une prétendue contrefaçon des droits de propriété intellectuelle, résultant de l'utilisation du Produit. Le Client doit immédiatement informer InviteDesk de telles actions.

Si le Client doit cesser d'utiliser le Produit en raison d'une telle réclamation ou d'une condamnation découlant d'une telle réclamation, InviteDesk devra, à ses frais et en consultation avec le Client :

• Modifier ou remplacer le Produit pour remédier à la contrefaçon ;
• ou bien créditer le Client des sommes versées en vertu du présent contrat.

Article 11. Non-divulgation

Chaque Partie traitera comme strictement confidentielles toutes les informations concernant l’autre Partie, ses opérations commerciales, ses méthodes commerciales et ses services, reçues ou obtenues à la suite de la conclusion ou de l’exécution de l’accord.

Les parties utiliseront ces informations confidentielles uniquement pour l’exécution de l’accord. Les informations confidentielles ne doivent pas être rendues publiques ni mises à la disposition de tiers par les employés de la Partie réceptrice, sans le consentement écrit préalable de la Partie divulgatrice. La Partie réceptrice prend toutes les mesures nécessaires pour empêcher la diffusion de ces informations confidentielles.

Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui :

• est généralement connu et fait partie du domaine public ;
• est obtenu légitimement auprès d’un tiers ;
• est développé indépendamment par l'autre partie

Pendant la durée du contrat et après sa résiliation, InviteDesk s'engage à ne divulguer aucune donnée personnelle ou confidentielle relative au Client, à l'entreprise, aux méthodes commerciales, aux clients ou aux fournisseurs, quelle que soit l'importance de ces données, les circonstances dans lesquelles les données ont été obtenues, ou qu'elles aient été obtenues directement ou indirectement par InviteDesk.

Les parties s’engagent à maintenir la confidentialité totale de toutes les transactions financières dans le cadre de la collaboration.

Tous les documents, correspondances, spécifications, documentations, notes, demandes et toutes autres matières, documents et duplicatas de ceux-ci confiés par l'une des Parties dans le cadre du présent Accord, seront traités par l'autre Partie avec la diligence et le soin requis.

Cette obligation de confidentialité perdure après la résiliation du contrat.

12. Traitement des données personnelles

InviteDesk considère la protection des données personnelles comme très importante. Les parties reconnaissent que les données personnelles peuvent être traitées pendant la durée du contrat, conformément aux lois applicables en matière de protection des données personnelles. Les parties conviennent que le Client requiert le traitement de données personnelles spécifiques en sa possession, au moyen de l'outil fourni par InviteDesk. Dans le cadre du traitement, le Client agit en tant que « Responsable du traitement des données » et InviteDesk agit en tant que « Sous-traitant des données », au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données, comme indiqué dans l'accord de traitement des données. Les obligations des Parties à cet égard ont été définies dans l’Accord de traitement des données, que les Parties sont tenues de conclure. Le présent Contrat de Traitement des Données fait partie intégrante des présentes Conditions Générales.

InviteDesk traite également des données personnelles à ses propres fins, telles que la gestion des clients, dans le cadre de laquelle InviteDesk agit en tant que responsable du traitement des données.

Le Client dispose d’un droit d’accès permanent à ses données personnelles et peut demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes, ainsi que leur effacement et la limitation du traitement. En outre, le Client a le droit d’obtenir une copie de ses données personnelles (sous un format électronique structuré et couramment utilisé) et de demander que les données personnelles soient transmises à une autre société. En outre, le Client peut s’opposer, gratuitement, au traitement de ses données personnelles à des fins de marketing direct.

13. Non-sollicitation

InviteDesk a le droit de faire des affaires avec d'autres clients, y compris les concurrents du Client, à la fois pendant la durée et après la résiliation du contrat. Les parties ne doivent pas, sans l’autorisation écrite préalable de l’autre partie, embaucher, chercher à embaucher ou solliciter des employés de l’autre partie. Cette disposition reste valable pendant toute la durée de la convention et pendant une période de 12 mois après sa résiliation.

14. Transfert de droits et d’obligations

Aucune des Parties n’est autorisée à transférer tout ou partie de ses droits en vertu de l’accord à des tiers, sans l’autorisation écrite préalable de l’autre Partie.

InviteDesk a le droit de sous-traiter l’exécution de tout ou partie des services prévus par l’accord. Dans tous les cas, InviteDesk reste responsable de la bonne exécution du contrat, conformément à l'article 8 des Conditions Générales.

15. Divisibilité

La validité de l’accord n’est pas affectée par la nullité d’une de ses dispositions. Dans la mesure du possible et sous réserve de l’accord mutuel des Parties, celles-ci remplaceront la disposition invalide par une disposition de remplacement de manière à respecter autant que possible l’intention économique initiale des Parties.

16. Modifications

InviteDesk se réserve le droit de modifier ou d'ajouter des éléments aux conditions générales. Ces modifications ou ajouts s'appliqueront également à tous les accords en cours, sous réserve du respect d'un délai de 30 jours après notification écrite de la modification. Si le Client n'est pas d'accord avec les Conditions Générales modifiées, le Client a le droit de résilier le contrat à compter de la date d'entrée en vigueur des modifications des Conditions Générales.

17. Loi applicable

En cas de litige découlant de l'exécution du présent accord, les parties s'efforceront de résoudre le litige par voie de règlement à l'amiable, les parties devant adopter une interprétation raisonnable de l'accord. Si les parties ne parviennent pas à un règlement à l'amiable, seuls les tribunaux néerlandophones de Termonde sont compétents. L'accord est régi par le droit belge.