Article 1. Applicabilité des conditions générales
InviteDesk SA (ci-après dénommée 'InviteDesk') est spécialisée, entre autres, dans la mise à disposition d'un outil d'Event Marketing pour la gestion des invitations à des événements d'entreprise ou de marketing.
Le client (ci-après dénommé le 'Client') est le cocontractant, avec qui InviteDesk conclut un contrat.
Ces Conditions Générales s'appliquent à tous les devis et/ou contrats conclus avec InviteDesk, indépendamment de toute disposition contraire incluse dans les documents du Client, sauf disposition expresse contraire dans un contrat séparé écrit entre le Client et InviteDesk. En signant le contrat ou le devis, le Client reconnaît avoir lu et accepté les Conditions Générales de vente.
En cas de contradiction entre les Conditions Générales et les dispositions des devis ou des contrats qui existent entre les parties, les dispositions du devis /du contrat prévaudront.
Article 2. Propositions, devis et confirmations de commande
Toutes les propositions et tous les devis de InviteDesk sont sans engagement jusqu'au moment de leur acceptation par le Client. Les offres et devis restent valables jusqu'à 30 jours calendriers après la date du devis, sauf stipulation contraire.
Le contrat prend effet lorsque le Client signe le devis pour accord, sans modification, et le renvoie à InviteDesk dans les 8 jours. Une fois signé par le Client, le devis devient contrat et est, de ce fait, juridiquement contraignant pour le Client.
Les devis forment un tout cohérent et indivisible et doivent être acceptés dans leur ensemble, sauf stipulation contraire. En cas d’acceptation partielle, ou si le devis est composé de plusieurs éléments, InviteDesk n’est pas obligé d'exécuter une partie du devis au prorata du prix total mentionné dans l'offre.
Les devis et les propositions ne sont pas automatiquement valables pour des commandes futures.
Sauf indication contraire, tous les prix s'entendent hors TVA et autres taxes applicables.
Article 3. Objet du contrat
InviteDesk octroie au Client, pour une période limitée, un droit d'utilisation non exclusif et non cessible du Produit tel que défini dans l’offre ou le devis (ci-après dénommé le « Produit »).
L’Application sera utilisée pour la gestion des invitations à des événements d'entreprise ou de marketing.
Pour exercer ce droit d'utilisation, le Client reçoit un ou plusieurs logins et mots de passe personnels permettant l'accès à son ou ses comptes via le Produit ou le site web de InviteDesk.
Le nombre maximum d'utilisateurs doit correspondre à ce qui est contractuellement convenu dans le devis.
Ces données sont strictement privées et confidentielles, et ne seront pas communiquées à des tiers autres que les représentants désignés des Parties.
InviteDesk se réserve le droit de modifier, sans préavis, les exigences de connexion du Produit.
Le Client veillera à ce que toutes les données, que InviteDesk stipule comme étant nécessaires pour l'exécution du contrat, soient fournies à InviteDesk en temps voulu. Si ces données ne sont pas fournies en temps voulu, InviteDesk se réserve le droit de suspendre l'exécution du contrat et/ou de facturer au Client tous les coûts supplémentaires encourus en raison du retard. InviteDesk se base toujours sur les données fournies et ne sera pas tenu responsable des dommages causés par la fourniture de données incorrectes ou incomplètes dans le chef du Client.
Article 4. Durée et fin du contrat
InviteDesk accorde au Client un droit d'utilisation exclusif et non-transférable pour la durée stipulée dans le devis et/ou le contrat. De overeenkomst treedt in werking en is volledig van kracht vanaf de datum van ondertekening, tenzij anders vermeld in de offerte en/of overeenkomst. A la date d'expiration, le contrat sera automatiquement reconduit pour la même période que celle convenue initialement, sauf disposition contraire dans le devis. Le contrat peut être résilié par instrument écrit, moyennant une période de préavis de deux (2) mois avant la date d'expiration.
InviteDesk peut unilatéralement suspendre ou résilier le contrat avec effet immédiat en cas de manquement du Client a une obligation essentielle du contrat et si, dans les 15 jours suivant l’envoi d’une mise en demeure au Client lui indiquant les mesures à prendre, aucune mesure n’a été prise par le Client pour remédier à la situation.
En cas de suspension de ses obligations par InviteDesk, InviteDesk conserve les droits qui lui sont accordés par la loi ou par le contrat, y compris le droit au paiement pour les services suspendus.
Finalement, chaque Partie a le droit de résilier le contrat immédiatement et sans préavis par lettre recommandée en cas de faillite, de liquidation, de suspension de paiement ou de manque de solvabilité de l'autre Partie, sans préjudice des autres droits et recours dont disposent les Parties.
Article 5. Prix et facturation
Le prix dépend à la fois de la version du Produit, des modules choisis et du nombre d’utilisateurs. Ces éléments sont fixés dans le devis.
Le Client paie une redevance de droit d'utilisation au début de la période applicable. La redevance de droit d'utilisation comprend le droit d'utilisation ainsi que la formation au Produit.
Les redevances susmentionnées seront facturées par InviteDesk au Client comme suit :
- La redevance pour le droit d'utilisation (et la formation), y compris le support par la ligne d’assistance téléphonique est facturée au début de la période considérée.
- Les redevances uniques sont facturées au moment de la création du compte Client.
InviteDesk se réserve le droit d'adapter les tarifs du Produit. InviteDesk communiquera le(s) tarifs adapté(s) au plus tard 8 semaines avant l'entrée en vigueur du(des) nouveau(x) prix. A ce moment, le Client a le droit de résilier le contrat par lettre recommandée, au plus tard 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouveaux tarifs. En cas de hausse de prix, les nouveaux tarifs s’appliqueront à tous les achats futurs et aux factures émises après la date d’entrée en vigueur de l’augmentation. L’augmentation de prix ne s’appliquera pas rétroactivement aux biens ou services déjà facturés. Toutefois, toute facture antérieure pour des biens ou des services ne donne pas droit à la même tarification pour les achats futurs.
Si le Client souhaite une extension du Produit, en raison de la création de modules ou d'utilisateurs supplémentaires, la redevance supplémentaire pour le reste de la période en cours sera facturée au prorata, au début de la période considérée.
Les factures sont payables dans les 30 jours suivant la date de facturation.
Toute facture non payée dans les 30 jours sera majorée d'une pénalité de retard égale à 12% du montant échu. En outre, le Client devra payer une indemnité forfaitaire de 15%, avec un minimum de 150.00 EUR. InviteDesk se réserve le droit de suspendre l'exécution du contrat en cas de non-paiement des factures échues.
Si le Client considère que le montant facturé est incorrect ou non justifié, le Client peut contester la facture, au plus tard 8 jours après sa réception, en adressant à InviteDesk une notification écrite motivée.
Le Client consent par la présente et autorise InviteDesk à effectuer une vérification de crédit par le biais d’agences de crédit tierces ou de sources internes si cela s’avère nécessaire. Cette autorisation est accordée afin d’évaluer la stabilité financière du Client, d’assurer une protection contre la fraude et de répondre aux obligations de conformité et de réglementation.
Article 6. Formation et support utilisateur
Si et pour autant que cela a été convenu, le Client a droit à une formation. En outre, une ligne d’assistance téléphonique gratuite est à disposition du Client disponible pour les questions techniques et fonctionnelles sur le fonctionnement et l'utilisation de la fourniture, comme indiqué sur le site web de InviteDesk.
InviteDesk n’offre aucune garantie quant au résultat d’un appel à la ligne d’assistance téléphonique.
Article 7. Obligations du Client
Il est interdit au Client d’utiliser le Produit à des fins non éthiques ou illégales, pour commettre des infractions pénales ou pour mener des activités contraires aux normes et valeurs communes.
Cela inclut, sans s’y limiter : les atteintes aux droits de propriété intellectuelle de tiers, le vol ; la diffusion illégale et/ou punissable d'informations secrètes ou confidentielles ; la diffusion illégale et/ou punissable de fichiers textes, fichiers images ou fichiers audio contenant des propos racistes, de la pornographie enfantine, du trafic criminel de données, des déclarations offensantes ; le piratage informatique ; la destruction ou l'endommagement de systèmes de tiers, d'opérations automatisées ou de logiciels de tiers, la diffusion de virus informatiques, les perturbations délibérées de la communication ou du stockage de données ; l'accès au moyen de fausses clés, de faux codes ou de fausses identités.
Le Client s’abstiendra de tout comportement intentionnel ou ne fera pas de déclaration, qu'elle soit écrite ou orale, qui pourrait discréditer ou nuire à InviteDesk et/ou à sa réputation.
Article 8. Responsabilité
InviteDesk déploie tous les efforts possibles pour que le Produit fonctionne correctement et pour exécuter ses obligations dans les règles de l’art. InviteDesk ne garantit cependant pas le fonctionnement ininterrompu ou sans erreur du Produit. Le Client reconnaît qu'un tel risque est entièrement à sa charge. InviteDesk s'efforcera de corriger ces défauts du Produit dans les plus brefs délais. InviteDesk a l’obligation d’assurer les niveaux de service minimum et fera de son mieux pour atteindre les niveaux de service convenus comme indiqué dans l’Accord sur les niveaux de service ; ou comme ce qui peut avoir été convenu mutuellement par écrit entre les parties.
InviteDesk ne peut en aucun cas être tenu responsable pour des dommages découlant des évènements suivants :
- une utilisation incorrecte, inadéquate ou non autorisée par le Client ;
- la perte d'un nom d'utilisateur et/ou d'un mot de passe par le Client ou son représentant désigné ;
- accidents, incendies, catastrophes naturelles, pannes électriques et, en général, tous les événements non directement imputables au Produit ;
- la diffusion de données infectées par des virus ;
- des nouvelles versions ou extensions du Produit;
- Force majeure. Si l'événement de force majeure est temporaire, InviteDesk reprendra l'exécution de ses obligations à partir du moment où cette exécution est raisonnablement possible.
En cas de manquement imputable dans l'exécution du contrat, InviteDesk ne sera responsable des dommages résultant des défauts du logiciel que jusqu'au montant annuel facturé par InviteDesk et payé par le Client pour l'utilisation du Produit, et ce jusqu'à un montant maximum de 20.000 EUR.
InviteDesk ne sera pas responsable des dommages indirects ou consécutifs, des dommages à la réputation, de la perte de bénéfices ou des dommages résultant de coupures ou de perturbations d'Internet, des dommages découlant de perturbations électroniques ou de réclamations de tiers envers le Client.
Finalement InviteDesk ne pourra pas être tenu responsable de tous les dommages du côté du Client qui sont causés par des tiers qui font usage ou non du Produit.
Le Client garantit intégralement InviteDesk, en principal, intérêts et frais, contre toute réclamation de tiers résultant de l'utilisation du Produit par le Client et/ou du non-respect par le Client de l'une de ses obligations envers InviteDesk, que ces obligations découlent ou non du présent contrat.
Article 9. Force Majeure
InviteDesk ne sera pas responsable des retards ou manquements dans l'exécution de ses obligations dans le cadre du contrat, si ces retards ou manquements résultent d'un cas de force majeure. Seront considérées comme force majeure, toutes les circonstances imprévisibles, indépendantes de la volonté des Parties et dont les conséquences n'auraient pu être évitées malgré toute la diligence déployée, qui surviennent après la signature du contrat.
Si, en raison d'un manquement non imputable, InviteDesk n'est pas en mesure de respecter ses obligations, tant InviteDesk que le Client a le droit de résilier le contrat, sans délai de préavis supplémentaire, au moyen d'une lettre recommandée.
Article 10. Droits de propriété intellectuelle
Tous les droits de propriété intellectuelle liés au Produit sont détenus par InviteDesk, y compris l’ensemble des informations, techniques, méthodes et modèles, documentation, diagrammes, etc. utilisés par InviteDesk pour l’exécution du présent accord.
Le client acquiert uniquement un droit d’utilisation personnel et non transférable pour un nombre déterminé d’utilisateurs du Produit. Le client n’utilisera le Produit qu’en interne et ne le mettra pas à la disposition de tiers, que ce soit directement ou indirectement, à titre onéreux ou gratuit.
Le Client ne fera pas de copies du Produit, sauf à des fins de sauvegarde et d’archivage.
Le Client ne peut pas traduire, éditer, copier, dupliquer, arranger ou modifier le Produit de quelque manière que ce soit, sans le consentement écrit préalable de InviteDesk.
Au terme de l'utilisation du Produit, le Client est obligé de détruire toutes les copies de sauvegarde, la documentation et les manuels.
InviteDesk garantit le Client contre toute action intentée contre le Client, sur la base d'une violation ou d'une prétendue violation des droits de propriété intellectuelle, résultant de l'utilisation du Produit. Le Client informera immédiatement InviteDesk de telles actions.
Si le Client est obligé de cesser l'utilisation du Produit sur la base d'une telle réclamation ou d'une condamnation découlant d'une telle réclamation, InviteDesk s’engage, à ses propres frais et en consultation avec le Client :
- à modifier ou remplacer le Produit pour remédier à l'infraction ; ou alternativement
- créditer le Client pour les montants payés en vertu de cet accord.
Article 11. Confidentialité
Chaque Partie s’engage à traiter comme strictement confidentielles toutes les informations relatives à l'autre partie, ses activités commerciales, ses méthodes commerciales et ses services, qui ont été reçues ou obtenues à la suite de la conclusion ou de l'exécution de l'contrat.
Les Parties s’engagent à n’utiliser ces informations confidentielles que pour l'exécution du contrat. Les informations confidentielles ne seront pas être rendues publiques ou mises à la disposition de tiers par les membres du personnel de la Partie réceptrice, sans le consentement écrit préalable de la Partie qui les a divulguées. La Partie réceptrice prendra toutes les mesures nécessaires pour empêcher la diffusion de ces informations confidentielles.
Cette obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations qui :
- sont généralement connues et relèvent du domaine public ;
- sont divulguées de manière légitime par un tiers ;
- sont développées de manière complètement indépendante par l'autre Partie.
Pendant et après la fin du contrat, quelle qu’en soit la raison, InviteDesk s'engage à ne divulguer aucune donnée personnelle ou confidentielle relative au Client, à l'entreprise, aux méthodes commerciales, aux clients ou aux fournisseurs, quelle que soit l'importance de ces données, les circonstances dans lesquelles elles ont été obtenues, directement ou indirectement, par InviteDesk.
Les parties doivent maintenir un secret absolu quant aux transactions financières dans le cadre de la collaboration.
Tous les documents, correspondance, spécifications, documentation, notes, demandes, possessions, documents et duplicata de ceux-ci confiés à l'une des Parties dans le cadre du présent Contrat, seront traités par ladite Partie avec une diligence raisonnable.
Cette obligation de confidentialité perdure après la fin du contrat.
Article 12. Traitement des données à caractère personnel
La protection des données à caractère personnel est très importante pour InviteDesk. Les Parties conviennent que des données à caractère personnel peuvent être traitées pendant l’exécution du contrat, et garantissent le traitement de ces données conformément aux lois applicables sur la protection des données à caractère personnel.
Les Parties conviennent que le Client souhaite confier à InviteDesk le traitement de données à caractère personnel spécifiques en sa possession, en faisant usage de l'outil fourni par InviteDesk. Dans le cadre du traitement, le Client agit en qualité de ‘Responsable du traitement des données' et InviteDesk agit en qualité de ‘Sous-traitant des Données', au sens de la Réglementation Générale sur la Protection des Données applicable, tel que visés dans l’Accord de Traitement des Données.
Les obligations des Parties à cet égard sont énoncées dans l’Accord de Traitement des Données, que les Parties sont tenues de conclure. Cet Accord traitement des données fait partie intégrante des présentes Conditions Générales.
InviteDesk se réserve également le droit de traiter les données à caractère personnel à des fins propres, telles que la gestion des clients. Le cas échéant, InviteDesk agit en qualité de Responsable du traitement des données.
Le Client a un droit d'accès permanent à ses données à caractère personnel et peut demander la rectification de toutes les données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes, ainsi que leur effacement et la restriction du traitement. En outre, le Client a le droit d'obtenir une copie de ses données à caractère personnel (sous forme électronique structurée et couramment utilisée) et de demander que les données à caractère personnel soient envoyées à une autre société. Le Client peut s'opposer, sans frais, au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de marketing direct.
Article 13. Interdiction de débauchage
InviteDesk se réserve le droit de proposer ou fournir des services à d'autres clients, qui peuvent être des concurrents du Client, pendant et après la fin du contrat.
Les Parties s’engagent à ne pas recruter, embaucher, occuper ou solliciter à des fins d’emploi des membres du personnel de l’autre Partie, sans l’accord exprès et écrit préalable de cette dernière. Cette disposition reste valable pendant la durée du contrat et pendant une période de 12 mois après la fin du contrat.
Article 14. Transfert des droits et obligations
Sauf accord écrit préalable de l’autre Partie, aucune des Parties n’est autorisée à transférer ses droits à des tiers, en tout ou en partie.
InviteDesk a le droit de conclure des contrats de sous-traitance pour l’exécution des services dans le cadre du contrat. Conformément à l’article 8 des Conditions Générales, InviteDesk reste dans un tel cas pleinement responsable de la bonne exécution du Contrat à l’égard du Client.
Article 15. Divisibilité
L’illégalité ou la nullité d’une disposition de nos Conditions Générales, en tout ou en partie, n’aura aucun impact sur la validité et l’application des autres dispositions de nos Conditions Générales. Dans la mesure du possible et sous réserve d’un accord mutuel, La disposition illégale pi invalide sera remplacée par une disposition qui correspond autant que possible à l'intention réelle des parties qui sous-tend la disposition illégale, invalide ou inapplicable.
Article 16. Modifications
InviteDesk se réserve le droit de modifier, de supprimer ou d’ajouter des clauses aux Conditions Générales. De tels modifications ou ajouts seront s’appliqueront à tous les contrats en cours, après un préavis de 30 jours après la notification écrite de la modification. Si le Client n'est pas d’accord avec la modification des Conditions Générales modifiées, il a le droit de résilier le contrat, avec effet à la date de modification des Conditions Générales.
Article 17. Droit applicable
En cas de litiges découlant de l'exécution du contrat, les Parties s'efforceront de résoudre le litige par un règlement à l'amiable, les Parties devant retenir une interprétation raisonnable du contrat.
Si les Parties ne parviennent pas à un règlement à l'amiable, seuls les tribunaux de langue néerlandaise de Dendermonde sont compétents. Le contrat est régi par le droit belge.