Artikel 1. Toepassing algemene voorwaarden
InviteDesk NV (hierna “InviteDesk”) is een bedrijf dat onder meer gespecialiseerd is in het aanbieden van een eventmarketingtool voor het beheer van uitnodigingen voor bedrijfs- of marketing events.
De Klant is de medecontractant met wie InviteDesk een overeenkomst sluit (hierna “Klant”).
Deze algemene voorwaarden gelden op alle offertes van en overeenkomsten met InviteDesk, ongeacht strijdige bepalingen vermeld op documenten van de Klant, tenzij expliciet anders vermeld wordt in een schriftelijke overeenkomst tussen de Klant en InviteDesk. Door ondertekening van de overeenkomst of offerte, verklaart de Klant kennis te hebben genomen van de algemene voorwaarden en ze te aanvaarden.
In de mate dat de bepalingen van de algemene voorwaarden afwijken van bepalingen van een overeenkomst of offerte, hebben de bepalingen van de overeenkomst en/of offerte voorrang.
Artikel 2. Aanbiedingen, offertes & orderbevestiging
Alle aanbiedingen en offertes van InviteDesk zijn vrijblijvend tot op het ogenblik van de aanvaarding door de Klant. Offertes blijven geldig tot 30 kalenderdagen na offertedatum, tenzij anders vermeld.
De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de offerte ongewijzigd binnen de acht dagen voor akkoord ondertekent en terugzendt naar InviteDesk. Elke ondertekende offerte is bindend, en maakt bijgevolg een bindende overeenkomst uit.
De offerte is niet deelbaar en kan bijgevolg niet opgesplitst worden tenzij anders vermeld. Een samengestelde prijsopgave verplicht InviteDesk niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor de toekomstige opdrachten.
Tenzij anders aangegeven zijn alle vermelde prijzen exclusief btw én exclusief andere belastingen die mogelijk van toepassing zijn.
Artikel 3. Voorwerp van de overeenkomst
InviteDesk verleent aan de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor bepaalde duur op het product zoals gedefinieerd in de offerte of het voorstel (hierna “Product”).
Het gebruiksrecht wordt uitgeoefend doordat de Klant één of meerdere persoonlijke logins en wachtwoorden ontvangt om toegang te krijgen tot zijn account(s) via het Product of via de website van InviteDesk.
Het maximale aantal gebruikers is telkens contractueel vastgelegd in de offerte.
Deze gegevens zijn strikt privé en vertrouwelijk en mogen niet met derden worden gedeeld, behalve met de aangestelde verantwoordelijken of vertegenwoordigers.
InviteDesk behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande aankondiging de aanmeldingsvereisten voor het Product te wijzigen.
De Klant dient ervoor te zorgen dat alle gegevens waarvan InviteDesk aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig zijn overgemaakt aan InviteDesk. Bij gebreke hiervan heeft InviteDesk het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten aan de Klant in rekening te brengen. InviteDesk gaat steeds uit van deze gegevens, en InviteDesk kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige gegevens.
Artikel 4. Duur en beëindiging
InviteDesk verleent aan de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur, zoals gespecifieerd in de offerte en/of overeenkomst. De overeenkomst treedt in werking en is volledig van kracht vanaf de datum van ondertekening, tenzij anders vermeld in de offerte en/of overeenkomst. Na deze datum wordt de overeenkomst automatisch verlengd voor telkens dezelfde duur, tenzij anders vermeld in offerte. De overeenkomst kan schriftelijk beëindigd worden met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden voor het einde van de overeenkomst.
InviteDesk kan de overeenkomst per direct eenzijdig opschorten of opzeggen indien de Klant in verzuim is met een wezenlijke verplichting die binnen een termijn van 15 kalenderdagen na verzending van een ingebrekestelling niet zou zijn verholpen. Indien InviteDesk de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt InviteDesk zijn aanspraken uit de wet en de overeenkomst, met inbegrip van de aanspraak op betaling voor de diensten die zijn opgeschort.
Ten slotte is elke partij eveneens gerechtigd onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving de overeenkomst op te zeggen door een aangetekend schrijven in geval van faillissement, vereffening, staking van betaling of aantasting van de kredietwaardigheid van de andere partij. Uiteraard laat het bovenstaande overige rechten en rechtsmiddelen van de partijen onverlet.
Artikel 5. Prijs en facturatievoorwaarden
De prijs is afhankelijk van de versie van het Product, het aantal gebruikers, en de gekozen modules, zoals deze worden vastgesteld in de offerte.
De Klant is een gebruiksrechtvergoeding verschuldigd aan het begin van de betrokken periode. Deze gebruiksrechtvergoeding omvat het gebruiksrecht van het Product en de opleiding.
Bovenvermelde vergoedingen worden door InviteDesk aan de Klant als volgt gefactureerd:
- De vergoeding voor het gebruiksrecht (en de opleiding) met inbegrip van helpdeskservice wordt gefactureerd aan het begin van de periode in kwestie.
- De eenmalig verschuldigde bedragen worden gefactureerd op het moment van het aanmaken van het klanten-account.
InviteDesk behoudt zich het recht voor om de tarieven van het Product te wijzigen. InviteDesk deelt de aangepaste prijs/prijzen mee ten laatste 8 weken voor de inwerkingtreding van de nieuwe prijs/prijzen. De Klant is op dat ogenblik gerechtigd deze overeenkomst te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven ten laatste 30 dagen voor de inwerkingtreding van de nieuwe prijzen. In geval van een prijsverhoging zullen de nieuwe tarieven van toepassing zijn op alle toekomstige aankopen en facturen die na de ingangsdatum van de verhoging worden uitgegeven. De prijsverhoging is niet van toepassing op goederen of diensten die al gefactureerd zijn. Echter, een eerdere factuur voor goederen of diensten geeft de koper geen recht op dezelfde prijs voor toekomstige aankopen.
Indien de Klant tijdens de uitvoering van de overeenkomst een uitbreiding van het Product wenst, door bijkomende modules of gebruikers aan te maken, zal het bijkomende bedrag voor de resterende lopende periode pro rata worden gefactureerd in het begin van de periode in kwestie.
Alle facturen zijn binnen een termijn van 30 dagen betaalbaar.
Bij het uitblijven van betaling is van rechtswege en zonder vereiste van ingebrekestelling een nalatigheidsinterest van 12% verschuldigd op alle reeds vervallen maar nog niet betaalde bedragen. Bovendien is de klant in dat geval op de niet of laattijdig betaalde facturen een forfaitaire schadevergoeding van 15% verschuldigd, met een minimum van 150,00 EUR.
InviteDesk heeft bovendien het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten in geval van niet-betaling van vervallen facturen.
Mocht de Klant van oordeel zijn dat het gefactureerde bedrag niet correct of terecht is, dan dient de Klant dit uiterlijk binnen 8 dagen na ontvangst van de factuur aan Invitedesk schriftelijk en gemotiveerd te betwisten.
De Klant stemt hierbij in met en machtigt InviteDesk om een kredietcontrole uit te voeren via externe kredietbureaus of interne bronnen, indien dit nodig wordt geacht. Deze machtiging wordt verleend met het doel de financiële stabiliteit van de Klant te beoordelen, bescherming tegen fraude te bieden, en te voldoen aan compliance- en regelgevingseisen.
Artikel 6. Opleiding en gebruikersondersteuning
Indien dit zo overeengekomen is, heeft de Klant recht op een opleiding. Voor de Klant staat bovendien gratis een informatielijn ter beschikking waar de Klant terechtkan met vragen van technische en functionele aard m.b.t. de werking en het gebruik van het geleverde, zoals bepaald op de website van InviteDesk.
Een beroep op de informatielijn houdt geen enkele garantie in met betrekking tot het uiteindelijke resultaat.
Artikel 7. Verplichtingen van de Klant
De Klant zal het Product in geen geval gebruiken of doen gebruiken voor onrechtmatige handelingen, het plegen van strafbare feiten en/of voor handelingen die in strijd zijn met algemeen geldende normen en waarden.
Hieronder worden onder meer de volgende handelingen begrepen: het plegen van inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van derden; diefstal; de onrechtmatige en/of strafbare verspreiding van geheime of vertrouwelijke informatie; de onrechtmatige of strafbare verspreiding van teksten en/of beeld- en geluidsmateriaal, waaronder racistische uitingen, kinderporno, crimineel dataverkeer, beledigende uitingen; computervredebreuk (“hacken”); vernieling, beschadiging of het onbruikbaar maken van systemen, geautomatiseerde activiteiten of software van anderen; het verspreiden van virussen of het anderszins opzettelijk verstoren van communicatie of gegevensopslag; het zich verschaffen van toegang door middel van valse sleutels, valse codes of valse hoedanigheden; het veroorzaken van schade of hinder t.a.v. InviteDesk of derden.
De Klant zal geen opzettelijk gedrag vertonen of uitspraken doen, hetzij schriftelijk of mondeling, die InviteDesk en/of zijn reputatie in diskrediet kunnen brengen of schade kunnen toebrengen.
Artikel 8. Aansprakelijkheid
InviteDesk levert alle mogelijke inspanningen om een goede werking van het Product te verzekeren en zijn opdracht volgens de regels van de kunst uit te voeren. InviteDesk garandeert evenwel niet dat het Product foutloos is en niet zou kunnen worden onderbroken door storingen. De Klant aanvaardt dit risico geheel voor eigen rekening. InviteDesk spant zich in om defecten aan het Product zo snel mogelijk te verhelpen. InviteDesk heeft de verplichting om aan de minimale serviceniveaus te voldoen en zal zijn uiterste best doen om de overeengekomen serviceniveaus te bereiken, zoals vastgelegd in het Service Level Agreement; of zoals schriftelijk overeengekomen door beide partijen.
InviteDesk kan evenwel in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade veroorzaakt:
- door foutief, oneigenlijk of niet-toegelaten gebruik door de Klant;
- door het verlies van een gebruikersnaam en/of wachtwoord door een Klant of aangestelde verantwoordelijke;
- door ongeval, brand, natuurrampen, elektriciteitsstoringen en in het algemeen elke oorzaak vreemd aan het Product;
- door de verspreiding van enige met virus geïnfecteerde informatie;
- door nieuwe versies of uitbreidingen van het Product;
- door overmacht. Wanneer de overmacht van tijdelijke aard is, zal InviteDesk alsnog aan alle
verplichtingen trachten te voldoen vanaf het moment dat dit redelijkerwijze opnieuw mogelijk is.
In geval van toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst kan InviteDesk slechts aansprakelijk zijn voor eventuele schade ten gevolge van gebreken in het Product beperkt tot het bedrag dat door InviteDesk aan de Klant op jaarbasis werd gefactureerd voor het gebruik van het Product en door InviteDesk werd ontvangen, met een maximum van 20.000 EUR.
InviteDesk is in geen enkel geval aansprakelijk voor indirecte schade, vervolgschade, imagoschade, winstderving of schade als gevolg van uitval en/of onbereikbaarheid van internet, schade ontstaan door het uitlekken van vertrouwelijke gegevens, schade veroorzaakt door elektronische storingen of schade voortvloeiende uit aanspraken van derden jegens de Klant.
Ten slotte aanvaardt InviteDesk geen aansprakelijkheid voor schade aan de zijde van de Klant die is veroorzaakt door derden, die al of niet gebruik maken van het Product.
De Klant vrijwaart InviteDesk in hoofdsom, interesten en kosten voor eventuele aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van het Product door de Klant en/of onvoldoende naleving door de Klant van enige verplichting jegens InviteDesk al dan niet voortvloeiend uit de huidige overeenkomst.
Artikel 9. Overmacht
InviteDesk zal niet aansprakelijk zijn wegens vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de verplichtingen van de overeenkomst, indien deze vertraging of tekortkoming door overmacht is ontstaan. Onder overmacht wordt verstaan alle gebeurtenissen, die optreden na de ondertekening van de overeenkomst en die niet te voorzien, onafhankelijk van de wil van de partijen en niet door ijver te ondervangen zijn.
Indien InviteDesk wegens een niet toerekenbare tekortkoming voor een periode langer dan twee maanden achtereen niet aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het zowel aan InviteDesk als aan de Klant toegestaan de overeenkomst te beëindigen zonder bijkomende opzegtermijn, middels een aangetekend schrijven.
Artikel 10. Intellectuele eigendomsrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten op het Product komen toe aan InviteDesk, met inbegrip van alle informatie, technieken, methodes en modellen, documentatie, schema’s e.d. die door Invitesdesk gebruikt werden voor de uitvoering van de huidige overeenkomst.
De Klant verwerft slechts een persoonlijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor een bepaald aantal gebruikers op het Product. De Klant zal het Product enkel aanwenden voor intern gebruik en op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, tegen vergoeding of gratis, ter beschikking stellen van derden.
Het is de Klant verboden het Product te kopiëren behalve voor backup- en archiveringsdoeleinden.
Het is de Klant verboden het Product te vertalen, bewerken, kopiëren, dupliceren, arrangeren of anderszins te veranderen zonder de voorafgaande geschreven toestemming van InviteDesk.
Bij het beëindigen van het gebruik van het Product, zal de Klant alle eventuele back-ups, de documentatie en handleidingen, vernietigen.
InviteDesk vrijwaart de Klant tegen elke vordering, tegen de Klant ingesteld, op grond van inbreuk of vermeende inbreuk op enig intellectueel eigendomsrecht wegens het gebruik van het Product. De Klant zal InviteDesk van dergelijke vordering onmiddellijk op de hoogte stellen.
Indien de Klant het gebruik van het Product dient te staken op grond van dergelijke vordering of een eruit voortvloeiende veroordeling, zal InviteDesk op eigen kosten en in onderling overleg met de Klant:
- hetzij het Product aanpassen of vervangen zodat een einde aan de inbreuk wordt gesteld;
- hetzij de Klant crediteren voor de krachtens deze overeenkomst betaalde bedragen.
Artikel 11. Geheimhouding
Partijen zullen alle informatie die zij m.b.t. de andere partij, hun bedrijfsvoering, hun werkwijze en diensten verwerven bij de totstandkoming en de uitvoering van de overeenkomst als vertrouwelijke informatie beschouwen.
Partijen zullen deze vertrouwelijke informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze vertrouwelijke informatie zal door de medewerkers van de ontvangende partij niet openbaar worden gemaakt of ter beschikking van derden gesteld worden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. De ontvangende partij zal ook alle nodige maatregelen nemen om de verspreiding van deze vertrouwelijke informatie te verhinderen.
Deze verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet voor informatie die:
- algemeen bekend is en behoort tot het publiek domein;
- op rechtmatige wijze werd verkregen van derden;
- op totaal onafhankelijke wijze door een partij werd ontwikkeld.
Zowel tijdens de duur van de overeenkomst als na afloop ervan, ongeacht de reden van de beëindiging, verbindt InviteDesk zich ertoe om aan niemand enige informatie te geven van persoonlijke of vertrouwelijke aard betreffende de Klant, de vennootschap, de werkwijze, de klanten of leveranciers en dit eender het belang van deze informatie of de omstandigheden, zelfs onrechtstreeks, waarin InviteDesk de informatie heeft gekregen.
Partijen verbinden zich tot volledige geheimhouding betreffende alle financiële verrichtingen van deze samenwerking.
Alle documenten, correspondentie, specificaties, aantekeningen, verzoeken en andere bezittingen en documenten en kopieën daarvan die in het kader van deze Overeenkomst aan een van de Partijen zijn toevertrouwd, worden door deze Partij behandeld met de zorg die van een redelijk voorzichtige persoon wordt verwacht.
Deze verplichting tot vertrouwelijkheid blijft voortbestaan na de beëindiging van de overeenkomst.
Artikel 12. Verwerking van persoonsgegevens
InviteDesk vindt de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. Iedere partij erkent dat persoonsgegevens verwerkt kunnen worden tijdens de looptijd van de overeenkomst en garandeert dat alle persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving voor de bescherming van persoonsgegevens.
De partijen zijn het erover eens dat de Klant over persoonsgegevens beschikt, waarvan de Klant de verwerking toevertrouwt aan InviteDesk door gebruik te maken van de door InviteDesk aangeboden tool. Ten aanzien van deze verwerkingen is de Klant de “Verwerkingsverantwoordelijke” en handelt InviteDesk als “Verwerker” in de zin van de toepasselijke Wetgeving Gegevensbescherming, zoals gedefinieerd in de Verwerkersovereenkomst. De verplichtingen van de partijen in dit kader zijn vastgelegd in de “Verwerkersovereenkomst”, die de partijen verplicht moeten sluiten. Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van en opgenomen in deze algemene voorwaarden.
InviteDesk verwerkt ook persoonsgegevens voor eigen doeleinden, zoals klantenbeheer, waarbij InviteDesk Verwerkersverantwoordelijke is.
De Klant heeft te allen tijde recht op inzage van zijn persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken. Bovendien, heeft hij het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van zijn persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere vennootschap. De Klant kan zich bovendien kosteloos verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing.
Artikel 13. Niet-concurrentie
Het is InviteDesk toegestaan om voor andere – ook concurrerende – klanten te werken, zowel tijdens de duur van huidige overeenkomst als na afloop ervan.
Partijen zullen, zonder het voorafgaand schriftelijk akkoord van de tegenpartij, geen personeel van de tegenpartij in dienst nemen, diensten laten uitvoeren of benaderen om bij hem in dienst te treden. Deze bepaling is van toepassing gedurende de hele duur van de overeenkomst en gedurende de periode van 12 maanden na de beëindiging hiervan.
Artikel 14. Overdracht van rechten en verplichtingen
Geen van beide partijen mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij de rechten of verplichtingen voor hem voortvloeiend uit de overeenkomst overdragen aan een derde.
InviteDesk mag overeenkomsten tot onderaanneming sluiten voor de uitvoering van een deel of het geheel van de opdracht. Desgevallend blijft InviteDesk aansprakelijk voor de correcte uitvoering van de overeenkomst conform artikel 8 van de algemene voorwaarden.
Artikel 15. Geldigheid
De geldigheid van de overeenkomst wordt niet aangetast door de nietigheid van één van zijn clausules.
Voor zover mogelijk en met voorbehoud van een wederzijds akkoord, wordt de clausule die nietig wordt verklaard vervangen door een clausule die zo strikt mogelijk de economische bedoeling omschrijft van de nietig verklaarde clausule.
Artikel 16. Wijzigingen
InviteDesk behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van lopende overeenkomsten, mits inachtneming van een termijn van 30 dagen na schriftelijke bekendmaking van de wijziging. Indien de Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde algemene voorwaarden, is hij gerechtigd de overeenkomst te ontbinden met ingang van de wijzigingsdatum van de algemene voorwaarden.
Artikel 17. Toepasselijk recht
In geval van enig geschil omtrent de uitvoering van deze overeenkomst wordt van de partijen verwacht dat deze alles in het werk stellen om een minnelijke oplossing te vinden. De partijen zullen een redelijke interpretatie van deze overeenkomst vooropstellen.
Bij gebrek aan een minnelijke oplossing zal het geschil voorgelegd worden aan de rechtbanken van Dendermonde in de Nederlandse taal. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.