1. Toepasselijkheid
InviteDesk NV (hierna ‘InviteDesk’) is een aanbieder van onder meer een Event Marketing tool die helpt bij het beheren van uitnodigingen voor bedrijfs- of marketingevenementen.
De Klant (hierna te noemen de ‘Klant’). is de andere Partij bij de transactie en heeft daartoe een overeenkomst met InviteDesk gesloten.
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes van en/of overeenkomsten met InviteDesk, ongeacht eventuele afwijkende bepalingen in documenten van Opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in een schriftelijke overeenkomst tussen Opdrachtgever en InviteDesk. Door ondertekening van de overeenkomst of offerte erkent de Klant de Algemene Voorwaarden te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan.
Voor zover de bepalingen van de Algemene Voorwaarden strijdig zijn met de bepalingen van een overeenkomst of offerte, prevaleren de bepalingen van de overeenkomst en/of offerte.
2. Aanbiedingen, offertes en orderbevestigingen
Alle aanbiedingen en offertes van InviteDesk zijn vrijblijvend totdat de Klant deze heeft geaccepteerd. Aanbiedingen en offertes zijn geldig tot 30 dagen na de offertedatum, tenzij anders aangegeven.
De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de ongewijzigde offerte voor akkoord ondertekent en deze binnen 8 dagen aan InviteDesk retourneert. Door de Klant ondertekende offertes zijn bindend en vormen als zodanig een bindende overeenkomst.
Offertes zijn ondeelbaar en mogen niet worden gesplitst, tenzij anders aangegeven. Een offerte met meerdere opdrachten verplicht InviteDesk niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstige prijs, evenredig aan de totale opgegeven prijs.
Offertes en aanbiedingen gelden niet automatisch voor toekomstige bestellingen.
Tenzij anders vermeld, zijn alle prijzen exclusief BTW en andere toepasselijke belastingen.
3. Toepassingsgebied en overeenkomst
InviteDesk verleent aan de Klant voor een beperkte periode een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het product zoals omschreven in de aanbieding of offerte (hierna te noemen het “Product”).
Om dit gebruiksrecht uit te oefenen, ontvangt de Klant een of meerdere persoonlijke logins en wachtwoorden waarmee hij toegang krijgt tot zijn account(s) via het Product of de website van InviteDesk. Het maximale aantal gebruikers wordt contractueel vastgelegd in de offerte.
Deze gegevens zijn strikt privé en vertrouwelijk en mogen niet aan andere partijen worden bekendgemaakt, behalve aan de aangewezen agenten of vertegenwoordigers.
InviteDesk behoudt zich het recht voor om de aanmeldingsvoorwaarden voor het Product zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.
De Klant draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan InviteDesk aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan InviteDesk worden verstrekt. Indien deze gegevens niet tijdig worden verstrekt, behoudt InviteDesk zich het recht voor de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten aan de Opdrachtgever in rekening te brengen. InviteDesk vertrouwt op deze gegevens en is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de Klant onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt.
4. Duur en beëindiging
InviteDesk verleent aan de Klant een exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de in de offerte en/of overeenkomst vermelde termijn. Bij afloop van de overeenkomst wordt de overeenkomst automatisch verlengd voor de periode zoals oorspronkelijk overeengekomen, tenzij anders vermeld in de offerte. De overeenkomst kan schriftelijk worden beëindigd met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden vóór de einddatum.
InviteDesk is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang eenzijdig op te schorten of te beëindigen indien de Klant een wezenlijke verplichting uit de overeenkomst niet nakomt, nadat InviteDesk hem schriftelijk in gebreke heeft gesteld en hem de gelegenheid heeft gegeven om binnen 15 dagen na de ingebrekestelling alsnog zijn verplichtingen te herstellen.
Indien InviteDesk de nakoming van haar verplichtingen opschort, behoudt zij haar aanspraken uit de wet en de Overeenkomst, waaronder de aanspraak op betaling voor de diensten die zijn opgeschort.
Ten slotte heeft elke Partij het recht om de overeenkomst onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving te beëindigen door middel van een aangetekende brief in geval van faillissement, vereffening, surseance van betaling of gebrek aan kredietwaardigheid van de andere Partij, onverminderd de overige rechten en rechtsmiddelen die Partijen ter beschikking staan.
5. Prijzen en Facturatie
De duur van de overeenkomst is afhankelijk van de gekozen formule. De overeenkomst treedt in werking voor elke formule en heeft volledige werking vanaf de datum van ondertekening of vanaf de datum van levering, afhankelijk van welke datum het eerst komt. De duur wordt berekend van dag tot dag.
De prijs is afhankelijk van de gekozen release van het Product, het aantal gebruikers en de geselecteerde modules, zoals overeengekomen in de offerte. De Opdrachtgever is verplicht bij aanvang van de geldende periode een gebruiksrechtvergoeding te betalen. De gebruiksrechtvergoeding omvat het gebruiksrecht op het Product alsmede de training.
De bovengenoemde kosten worden door InviteDesk als volgt aan de Klant gefactureerd:
De vergoeding voor de gebruikersrechten (en trainingen) inclusief ondersteuning door de helpdesk wordt gefactureerd aan het begin van de geldende periode.
Eenmalige bedragen worden gefactureerd op het moment dat de Klant een account aanmaakt.
InviteDesk behoudt zich het recht voor om de tarieven van het Product aan te passen. InviteDesk zal de aangepaste prijs(en) uiterlijk 8 weken voor de ingangsdatum van de nieuwe prijs(en) bekendmaken. De Klant heeft op dat moment het recht om de overeenkomst per aangetekende brief te beëindigen, uiterlijk 30 dagen voor de ingangsdatum van de nieuwe prijzen. In geval van een prijsverhoging zijn de nieuwe tarieven van toepassing op alle toekomstige aankopen en facturen die na de ingangsdatum van de verhoging worden uitgegeven. De prijsverhoging wordt niet met terugwerkende kracht doorgevoerd voor goederen of diensten die al gefactureerd zijn. Echter, een eerdere factuur voor goederen of diensten geeft de koper geen recht op dezelfde prijs voor toekomstige aankopen.
Indien de Klant een uitbreiding van het Product nodig heeft vanwege het aanmaken van extra modules of gebruikers, wordt de extra vergoeding voor de resterende looptijd pro rata gefactureerd aan het begin van de betreffende looptijd.
Alle facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden betaald. Voor alle facturen die niet binnen 30 dagen worden betaald, wordt een boete van 12% van het achterstallige bedrag in rekening gebracht. Bovendien is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15%, met een minimum van 150,00 EUR. InviteDesk heeft bovendien het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten indien de opeisbare facturen niet worden betaald. Indien de Klant van mening is dat het gefactureerde bedrag onjuist of niet terecht is, kan de Klant de factuur uiterlijk acht dagen na ontvangst schriftelijk en gemotiveerd protesteren bij InviteDesk.
De Klant geeft hierbij toestemming aan InviteDesk en machtigt InviteDesk om een kredietcontrole uit te voeren via externe kredietbureaus of interne bronnen, indien nodig geacht. Deze machtiging wordt verleend om de financiële stabiliteit van de Klant te beoordelen, fraude te voorkomen en te voldoen aan nalevings- en wettelijke verplichtingen.
6. Training en gebruikersondersteuning
Indien overeengekomen, heeft de Opdrachtgever recht op training. Daarnaast is er een gratis helpdesk beschikbaar voor klanten voor technische en functionele vragen over de werking en het gebruik van de levering, zoals gespecificeerd op de website van InviteDesk. Het gebruik van de helpdesk houdt geen enkele garantie in met betrekking tot het verkregen resultaat.
7. Verplichtingen van de Klant
De Klant mag het Product niet gebruiken voor onethische of illegale doeleinden, strafbare feiten of activiteiten die in strijd zijn met de algemeen geldende normen en waarden.
Hieronder vallen onder meer: inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden, diefstal; illegale en/of strafbare verspreiding van geheime of vertrouwelijke informatie; het illegaal en/of strafbaar verspreiden van tekstbestanden, beeldbestanden of audiobestanden die racistische uitlatingen, kinderpornografie, crimineel dataverkeer, beledigende uitlatingen bevatten; hacken; vernietiging of beschadiging van systemen, geautomatiseerde handelingen of software van derden, verspreiding van computervirussen, opzettelijke verstoring van de communicatie of de gegevensopslag; het verkrijgen van toegang door middel van valse sleutels, valse codes of valse identiteiten; schade of hinder veroorzaken aan InviteDesk of derden.
De Klant zal zich niet opzettelijk gedragen of uitlatingen doen, hetzij schriftelijk of mondeling, die InviteDesk en/of haar reputatie in diskrediet kunnen brengen of kunnen schaden.
8. Aansprakelijkheid
InviteDesk spant zich tot het uiterste in om het Product naar behoren te laten functioneren en haar verplichtingen conform de stand van de techniek na te komen. InviteDesk garandeert echter niet dat het Product ononderbroken of foutloos zal functioneren. De Klant erkent dat dit risico geheel voor zijn rekening is. InviteDesk zal ernaar streven om dergelijke gebreken aan het Product zo snel mogelijk te verhelpen. InviteDesk is verplicht om te voldoen aan de minimale serviceniveaus en zal zich naar beste vermogen inspannen om de overeengekomen serviceniveaus te bereiken zoals vastgelegd in de Service Level Agreement; of zoals schriftelijk door de partijen overeengekomen.
InviteDesk kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan gegevensbestanden of schade die voortvloeit uit:
onjuist, oneigenlijk of onbevoegd gebruik door de Klant;
het verlies van een gebruikersnaam en/of wachtwoord door de Klant of diens aangewezen agent of vertegenwoordiger;
ongevallen, brand, natuurrampen, stroomuitval en in het algemeen alle gebeurtenissen die niet rechtstreeks aan het Product kunnen worden toegeschreven;
de verspreiding van met een virus geïnfecteerde gegevens;
nieuwe versies of uitbreidingen van het Product;
overmacht Indien de overmachtsituatie van tijdelijke aard is, zal InviteDesk de nakoming van haar verplichtingen hervatten vanaf het moment dat nakoming redelijkerwijs mogelijk is.
In geval van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is InviteDesk slechts aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit gebreken in de software tot maximaal het door InviteDesk gefactureerde en door de Klant betaalde jaarbedrag voor het gebruik van het Product, en tot een maximumbedrag van 20.000 EUR.
InviteDesk is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, reputatieschade, winstderving of schade als gevolg van internetstoringen of -sluitingen, schade als gevolg van elektronische storingen of claims van derden jegens de Klant.
Tot slot is InviteDesk niet aansprakelijk voor schade aan de zijde van de Klant die is veroorzaakt door derden die het Product al dan niet gebruiken.
De Klant vrijwaart InviteDesk in hoofdsom, rente en kosten tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het Product door de Klant en/of het niet nakomen door de Klant van enige van zijn verplichtingen jegens InviteDesk, ongeacht of dergelijke verplichtingen voortvloeien uit de onderhavige overeenkomst.
9. Overmacht
InviteDesk is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen in de nakoming van haar verplichtingen uit de overeenkomst, indien deze vertragingen of tekortkomingen het gevolg zijn van overmacht. Als overmacht worden beschouwd alle omstandigheden die onvoorzienbaar zijn, onafhankelijk van de wil van Partijen en waarvan de gevolgen met inachtneming van de vereiste zorgvuldigheid en zorgvuldigheid niet hadden kunnen worden afgewend, en die zich voordoen na het sluiten van de overeenkomst.
Indien InviteDesk door een niet-toerekenbare tekortkoming niet aan haar verplichtingen kan voldoen, hebben zowel InviteDesk als de Klant het recht de overeenkomst, zonder inachtneming van een nadere opzegtermijn, door middel van een aangetekende brief te ontbinden.
Artikel 10. Rechten van intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het Product zijn eigendom van InviteDesk, inclusief alle informatie, technieken, methoden en modellen, documentatie, diagrammen, etc. die door InviteDesk worden gebruikt voor de uitvoering van de huidige overeenkomst.
De Klant verkrijgt slechts een persoonlijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor een specifiek aantal gebruikers van het Product. De Klant mag het Product uitsluitend intern gebruiken en niet aan derden ter beschikking stellen, direct of indirect, al dan niet tegen betaling. De Klant mag geen kopieën van het Product maken, behalve voor back-up- en archiveringsdoeleinden.
De Klant mag het Product op geen enkele wijze vertalen, bewerken, kopiëren, dupliceren, rangschikken of wijzigen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van InviteDesk.
Bij beëindiging van het gebruik van het Product dient de Klant alle back-ups, documentatie en handleidingen te vernietigen.
InviteDesk vrijwaart de Klant tegen alle rechtsvorderingen die tegen de Klant worden ingesteld op grond van een inbreuk of vermeende inbreuk op intellectuele eigendomsrechten, voortvloeiend uit het gebruik van het Product. De Klant dient InviteDesk onmiddellijk op de hoogte te stellen van dergelijke acties.
Indien de Klant het gebruik van het Product moet staken op grond van een dergelijke claim of een veroordeling die voortvloeit uit een dergelijke claim, zal InviteDesk op eigen kosten en in overleg met de Klant:
Het Product aanpassen of vervangen om de inbreuk te verhelpen;
of de Klant crediteren voor de bedragen die op grond van deze overeenkomst zijn betaald.
Artikel 11. Geheimhouding
Elke Partij behandelt alle informatie over de andere Partij, haar bedrijfsvoering, haar bedrijfsmethoden en diensten, die zij ontvangt of verkrijgt als gevolg van het sluiten of de uitvoering van de overeenkomst, strikt vertrouwelijk.
Partijen zullen deze vertrouwelijke informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst. De vertrouwelijke informatie mag niet openbaar worden gemaakt of aan derden ter beschikking worden gesteld door werknemers van de ontvangende Partij, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de openbaarmakende Partij. De ontvangende Partij neemt alle nodige maatregelen om de verspreiding van deze vertrouwelijke informatie te voorkomen.
Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
algemeen bekend is en tot het publieke domein behoort;
rechtmatig van een derde is verkregen;
wordt onafhankelijk ontwikkeld door de andere Partij
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en na beëindiging daarvan verbindt InviteDesk zich ertoe geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens met betrekking tot de Klant, het bedrijf, de bedrijfsmethoden, de klanten of leveranciers openbaar te maken, ongeacht het belang van dergelijke gegevens, de omstandigheden waaronder de gegevens zijn verkregen en of deze rechtstreeks of onrechtstreeks door InviteDesk zijn verkregen.
Partijen zijn verplicht alle financiële transacties binnen het kader van de samenwerking geheim te houden.
Alle documenten, correspondentie, specificaties, documentatie, aantekeningen, verzoeken en alle andere zaken, documenten en duplicaten daarvan die door een Partij binnen het kader van de onderhavige Overeenkomst aan hem worden toevertrouwd, dienen door de andere Partij met de nodige zorgvuldigheid en zorgvuldigheid te worden behandeld.
Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.
12. Verwerking van Persoonsgegevens
InviteDesk hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Partijen erkennen dat persoonsgegevens tijdens de overeenkomst verwerkt kunnen worden, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Partijen komen overeen dat de Klant de verwerking van specifieke persoonsgegevens waarover hij beschikt, verlangt middels de door InviteDesk ter beschikking gestelde tool. In het kader van de verwerking treedt de Klant op als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ en treedt InviteDesk op als ‘Verwerker’, in de zin van de toepasselijke Verordening Gegevensbescherming, zoals bedoeld in de Verwerkersovereenkomst. De verplichtingen van Partijen in dit verband zijn vastgelegd in de Gegevensverwerkingsovereenkomst, die Partijen verplicht zijn te sluiten. Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden.
InviteDesk verwerkt ook persoonsgegevens voor eigen doeleinden, zoals klantenbeheer, waarbij InviteDesk optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke.
De Klant heeft een permanent recht op toegang tot zijn persoonsgegevens en kan verzoeken om rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens, alsook om verwijdering ervan en om beperking van de verwerking. Bovendien heeft de Klant het recht om een kopie van zijn persoonsgegevens te verkrijgen (in een gestructureerde en gangbare elektronische vorm) en om te verzoeken dat de persoonsgegevens naar een ander bedrijf worden doorgestuurd. Bovendien kan de Klant kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.
13. Niet-werven
InviteDesk heeft het recht om zaken te doen met andere klanten, inclusief concurrenten van de Klant, zowel gedurende de looptijd als na beëindiging van de overeenkomst. Partijen mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij geen werknemers van de andere Partij inhuren, proberen in te huren of werven. Deze bepaling blijft geldig gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende een periode van 12 maanden na beëindiging ervan.
14. Overdracht van rechten en verplichtingen
Geen van beide Partijen is gerechtigd haar rechten uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.
InviteDesk heeft het recht om de uitvoering van alle of een deel van de diensten uit de overeenkomst uit te besteden aan onderaannemers. In ieder geval blijft InviteDesk aansprakelijk voor de correcte uitvoering van de overeenkomst, conform artikel 8 van de Algemene Voorwaarden.
15. Scheidbaarheid
De geldigheid van de overeenkomst wordt niet aangetast door de ongeldigheid van een bepaling ervan. Indien mogelijk en met wederzijdse instemming van de Partijen, vervangen Partijen de ongeldige bepaling door een vervangende bepaling, die zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke economische bedoeling van de Partijen komt.
16. Wijzigingen
InviteDesk behoudt zich het recht voor om de Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Dergelijke wijzigingen of aanvullingen gelden ook ten aanzien van lopende overeenkomsten met inachtneming van een termijn van 30 dagen na schriftelijke bekendmaking van de wijziging. Indien de Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde Algemene Voorwaarden, heeft de Klant het recht de overeenkomst te beëindigen vanaf de datum waarop de wijzigingen van de Algemene Voorwaarden van kracht worden.
17. Toepasselijk recht
In geval van geschillen die voortvloeien uit de uitvoering van deze overeenkomst, zullen Partijen ernaar streven het geschil op te lossen door middel van een minnelijke schikking, waarbij Partijen een redelijke interpretatie van de overeenkomst hanteren. Indien Partijen niet tot een minnelijke schikking komen, zijn enkel de Nederlandstalige rechtbanken van Dendermonde bevoegd. Op de overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.