Varför organiserar ert företag egentligen evenemang? Det finns förmodligen många olika orsaker till detta. Men i slutändan har varje aktivitet samma övergripande mål: att bidra till ert företags utveckling och skapa tillväxt och högre lönsamhet.
Affärsevenemang är en viktig del av er marknadsföringsmix.
Evenemangen hjälper er att skapa nya och vårda befintliga relationer mellan ert företag och era kunder och prospects. Men om ert evenemang enbart syftar till att erbjuda en rolig upplevelse så missar ni förmodligen många möjligheter till effekt.
Vår erfarenhet när vi pratat med 100-tals företag är att man i många fall går miste om en hel rad möjligheter när företaget anordnar evenemang.
I den här bloggartikeln har vi samlat fyra tips som ni som företag kan använda för att få ut fler affärer och bättre ROI av era affärsevenemang. I slutet av artikeln hittar du också en länk till vår ROI-kalkylator. Välkommen att testa och räkna ut hur mycket effekt du skulle kunna få på just era affärsevenemang.
Optimera effekten från era affärsevenemang – ett måste i utmanande tider
1. Ett evenemang som är fullbokat är ju toppen... men är det bokat med "rätt" gäster?
Det är en mycket bra start när ert evenemang är helt bokat, men det är inte nödvändigtvis så att det säkerställer succé och att ni kan vara helt nöjda med evenemanget. Ni kan få ut mycket mer effekt av ert evenemang genom att lägga extra tid på VEM ni bjuder in till ert evenemang. Valet av vilka gäster ni bjuder in kommer att ha stor inverkan på resultatet av ert evenemang och på de KPI:er och resultat ni vill uppnå med aktiviteten.
Att definiera er målgrupp är avgörande, men detta är bara början. Ni måste också se till att era potentiella gäster faktiskt deltar i evenemanget. Naturligtvis är innehållet i evenemanget en avgörande faktor för att gästerna skall komma, men underskatta inte vikten av hur ni kommunicerar med människor i processen som leder fram till ert evenemang: håll era gäster uppdaterade, skicka påminnelser och viktig information inför evenemanget, praktisk information och så vidare. Håll kommunikationen i gång…
2. Samarbetet mellan sälj och marknad gör ert evenemang till en succé
Magin i ett framgångsrikt evenemang börjar med ett gott och utvecklat samarbete mellan er sälj- och marknadsavdelning. Båda avdelningar har eget ansvar inför, under och efter evenemanget: marknadsavdelningen organiserar ett minnesvärt evenemang och kollegorna från säljavdelningen bjuder in och interagerar med de gäster som deltar och framförallt följer upp efter evenemanget.
Men för att denna strategi ska fungera måste båda teamen arbeta tillsammans. Marknadsavdelningen bör alltid bjuda in sina kollegor från sälj tidigt i processen. Man bör också överenskomma vilka KPI:er man vill uppnå så tidigt som möjligt. Med denna information i åtanke kan säljavdelningen sedan bygga en skräddarsydd gästlista och de kommer att veta exakt vad som förväntas av dem vid evenemanget. Om marknads- och försäljningsavdelningen samarbetar bra tillsammans och lyssnar på varandra, kommer detta att hjälpa långt för att uppnå de mål ni på ert företag har satt upp för evenemanget.
3. Skapa ett exklusivt erbjudande för gästerna på ert evenemang
Ett tips på vägen som vi vet kan vara mycket populärt och effektivt är att belöna gästerna som deltar i evenemanget med ett engångserbjudande som de bara exklusivt kan utnyttja vid själva evenemanget. Under ert evenemang är gästerna mycket mottagliga för att lära sig mer om utmaningar och ”pains” som er produkt eller tjänst löser. Detta skapar ett perfekt tillfälle att stänga en affär. Ett engångserbjudande är därför ett enkelt men otroligt effektivt sätt att generera fler affärer under ditt affärsevenemang.
4. Lämna inget åt slumpen: följ upp alla actions efter evenemanget
Tips nummer ett har redan förklarat hur kommunikation som leder fram till ert evenemang är mycket viktig. Men kommunikation efter ditt evenemang är om möjligt ännu viktigare. Varför? Om ni inte följer upp det ni lovade under evenemanget kommer ni förmodligen ses som oprofessionella och ni har även förlorat ett utmärkt tillfälle att bygga relation. Det är därför viktigt att skicka ett tackmejl till era gäster efter evenemanget. I det e-postmeddelandet kan ni dela bilder av evenemanget, sända material som ni lovade att leverera, påminna gästerna om engångserbjudandet eller kanske boka ett möte för att ta dialogen vidare.
När det gäller att generera fler affärer med hjälp av evenemang spelar kollegorna från försäljningsavdelningen en avgörande roll i denna uppföljning. Se till att säljteamet vet vad de ska göra efter evenemanget samt hur ni på ert företag skall följa upp eventuella leads. Alla löften till gästerna från säljteamet måste levereras till punkt och pricka efter evenemanget. Det är inte alltid lätt att hålla ordning på all data och vad man lovat återkomma med – ofta när ni deltar i ett evenemang pratar och minglar ni med många olika människor. Det är därför inte alltid lätt att hålla reda på vad som sagts i varje enskild dialog.
En ny funktion i InviteDesk-appen löser denna utmaning. Ni kan spara anpassade noteringar och actions per gäst under själva evenemanget. Detta gör att ni snabbt och enkelt kan hålla koll på era dialoger och vad ni lovat återkomma med under evenemangets gång. Detta hjälper till att förenkla och säkerställa att all uppföljning blir utförd och att ni optimerar effekten av era evenemang.
Är ni nu redo att få öka effekten och ROI av era affärsevenemang?
Vi sammanfattar kort:
Förbättra kommunikationen i förväg, välj ut och bjud in rätt gäster till ert evenemang, skapa ett engångserbjudande och säkerställ en strukturerad och kvalitativ uppföljning efter evenemanget. Alla leads och dialoger kommer inte ge affärer direkt men med rätt uppföljning kommer de att göra era evenemang mycket mer lönsamma på sikt.
På InviteDesk har vi lång erfarenhet av vad det innebär att vara värd för affärsevenemang. Från middagar, till sport-evenemang, till webinar, till stora fysiska konferenser och mässor: vi har sett det mesta. Det är denna erfarenhet som är bakgrunden till att vi utvecklade vårt verktyg som hjälper företag att automatisera många tråkiga, tidskrävande arbetsuppgifter som kommer med att organisera ett evenemang. Med InviteDesk kan du skicka ut inbjudningar automatiskt, ni kan följa upp dem sömlöst samt skapa ett kommunikationsflöde med ert eget varumärke i centrum och allt sker på en plattform där samarbetet mellan marknads- och säljavdelningen är centralt och möjliggör att ni når era gemensamma mål.
Är du nyfiken på InviteDesk och hur du kan nå högre ROI på era affärsevenemang, testa vår ROI-kalkylator eller varför inte boka en demo på www.invitedesk.com/sv.
