Incheckning · ScanApp
Incheckningssystem för evenemang och dina inbjudna gäster
ScanApp är incheckningssystemet i InviteDesk. Skanna QR-biljetter med valfri mobil eller surfplatta, styr åtkomsten per zon och se i realtid vem som är på plats.
- 4,7 på Capterra
- ISO/IEC 27001:2022
- Hosting inom EU, GDPR by design
Eventteam som litar på InviteDesk
Inbjudningar, registreringar och incheckningar i en lista
Varje skanning uppdaterar gästlistan automatiskt. När den sista gästen går är din närvarorapport klar och kan synkas till ditt CRM.
-
Ingen extra hårdvara
Skanna med de mobiler, surfplattor och laptops du redan har.
-
En gästlista
Inbjudningar, registreringar och incheckningar uppdaterar samma lista.
-
Åtkomst per zon
Skanningspunkter för entrén, workshoppar och VIP-loungen.
-
Vem som faktiskt deltog
Närvarodata per gäst, redo för uppföljning.
Så fungerar incheckningen i InviteDesk
-
Före evenemanget
Ställ in dina skanningspunkter
Lägg till en skanningspunkt per entré eller område. Välj incheckning, utcheckning eller båda.
-
På eventdagen
Skanna, godkänn, välkomna
Personalen skannar QR-biljetten med mobil eller surfplatta. Godkänn varje gäst manuellt eller automatiskt.
-
Efter evenemanget
Vet vem som var där
Varje gäst visas som incheckad, utcheckad eller no-show. Exportera skanningsrapporten eller synka den till ditt CRM.
Se skanningspunkter, åtkomsträttigheter och walk-ins fungera tillsammans.
Åtkomstkontroll för varje dörr och workshop
En biljett kan ge åtkomst till en workshop, ett VIP-område eller en session.
- Incheckning, utcheckning eller båda per skanningspunkt
- Enkel inpassering eller in och ut så ofta du vill
- Automatiskt eller manuellt godkännande per skanningspunkt
Hantera undantagen utan en andra lista
Gästen utan biljett, plus-ettan, kollegan som aldrig registrerade sig: personalen hanterar dem på samma skärm.
- Checka in en gäst och dennes extra gäster på en gång
- Sök på namn när QR-koden saknas
- Lägg till walk-ins, även efter att registreringen stängt
Extern personal skannar utan åtkomst till din gästlista
Värdar och byråpersonal får en åtkomstkod i stället för ett konto. De skannar vid de punkter, de datum och det evenemang du väljer.
- Logga in med åtkomstkod eller QR-kod
- Ingen åtkomst till inställningar eller användare
- Du bestämmer om de får lägga till eller redigera gäster
Entréskanning som ger underlag för uppföljningen
ScanApp loggar varje ankomst och avfärd. Kundansvariga ser vilka av deras gäster som deltog innan de ringer.
- Skanningshistorik per gäst, med ankomst- och avfärdstider
- Exportera skanningsrapporter för varje biljettyp
- Synka närvaro till Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 eller Marketo
Se skanningspunkter, åtkomsträttigheter och walk-ins fungera tillsammans.
Så professionaliserade ABN AMRO Private Banking sina kundevenemang
- Private banking
- Seminarier och kundevenemang
”Tack vare InviteDesk är våra evenemang mycket mer professionella …”
Fungerar med det CRM du redan använder
Koppla ditt CRM på minuter, inte timmar. Allt annat kopplas via vårt öppna API.
Salesforce
HubSpot
Dynamics 365
Marketo- Öppet API
-
ISO/IEC 27001:2022Oberoende granskad mot över 100 säkerhetskontroller.
-
GDPR by designOpt-in-spårning och automatisk radering av känsliga uppgifter.
-
Hosting inom EUAll data stannar inom Europeiska unionen.
Vanliga frågor
Vad är ett incheckningssystem för evenemang?
Ett incheckningssystem registrerar vilka gäster som kommer till ditt evenemang, oftast genom att skanna QR-koden på biljetten. I InviteDesk heter det ScanApp. Det checkar in gäster mot din inbjudningslista, så att registreringar, biljetter och närvaro finns på ett ställe. Varje skanning uppdaterar gästlistan i realtid.
Behöver vi skannrar eller annan hårdvara?
Nej. ScanApp använder kameran i en mobil eller surfplatta, eller en laptops webbkamera. Ditt team skannar alltså med enheter de redan har.
Måste personal eller gäster ladda ner en app?
Nej. ScanApp öppnas i webbläsaren på scanapp.invitedesk.com. Dina kollegor loggar in med sitt InviteDesk-konto, extra skanningspersonal använder åtkomstkoder. Gästerna visar QR-biljetten från sitt mejl, i mobilen eller utskriven.
Hur fungerar incheckning med QR-kod?
Aktivera biljetter för ditt evenemang i InviteDesk. InviteDesk skapar en QR-biljett för varje registrerad gäst. Den skickas med bekräftelsemejlet. Vid entrén skannar personalen koden. ScanApp visar gästen och gästens åtkomsträttigheter, och statusen ändras till incheckad.
Kan vi styra åtkomsten till workshoppar eller VIP-områden?
Ja. Lägg till en åtkomsträttighet på biljetten, för en workshop, efterfesten eller VIP-loungen. Den kan följa av ett svar i registreringsformuläret eller tilldelas manuellt. Skapa sedan en skanningspunkt för området. Den godkänner bara biljetter med den rättigheten.
Vad händer om en gäst glömmer sin QR-kod eller aldrig registrerade sig?
Personalen söker upp gästen på namn och checkar in hen manuellt. Gäster som inte registrerat sig kan läggas till som walk-ins, även efter att registreringssidan stängt, om skanningspunkten tillåter det. De hamnar på samma gästlista, så din närvarorapport förblir komplett.
Kan tillfälliga värdar checka in gäster?
Ja. Lägg till dem som externa ScanApp-användare. Du väljer deras skanningspunkter och hur länge deras åtkomstkod gäller. Externa användare kan inte ändra inställningar, lägga till användare eller se hela gästlistan. Om de får lägga till eller redigera gäster beror på skanningspunktens inställningar.
Kan vi skriva ut namnbrickor när gäster checkar in?
Ja. Designa namnbrickor med egen storlek, egna språk och en QR-kod eller streckkod, och tilldela dem sedan till deltagarna.
Aktivera utskrift av namnbrickor vid en skanningspunkt, så skrivs brickan ut så fort gästen skannats. Det fungerar från en dator med ansluten skrivare.
Hur kommer närvaron in i vårt CRM?
Via InviteDesks kopplingar till Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 och Marketo, eller via det öppna API:et. Närvaron synkas till gästens post i CRM:et, så att säljarna ser vem som deltog innan de följer upp.
Du kan också exportera skanningsrapporten per biljett.
Har du fler frågor? Ställ dem i en kostnadsfri demo på 30 minuter.