Event-Check-in · ScanApp
Event-Check-in-Software für Ihre eingeladenen Gäste
ScanApp ist die Event-Check-in-Software in InviteDesk. Scannen Sie QR-Tickets mit jedem Smartphone oder Tablet, steuern Sie den Zugang pro Zone und sehen Sie in Echtzeit, wer da ist.
- 4,7 auf Capterra
- ISO/IEC 27001:2022
- EU-Hosting, DSGVO by Design
Event-Teams, die uns vertrauen
Einladungen, Anmeldungen und Check-ins in einer Liste
Jeder Scan aktualisiert die Gästeliste automatisch. Sobald der letzte Gast geht, ist Ihr Anwesenheitsbericht fertig und lässt sich mit Ihrem CRM synchronisieren.
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Keine zusätzliche Hardware
Scannen Sie mit den Smartphones, Tablets und Laptops, die Sie bereits haben.
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Eine Gästeliste
Einladungen, Anmeldungen und Check-ins aktualisieren dieselbe Liste.
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Zugang pro Zone
Scanpunkte für Eingang, Workshops und VIP-Lounge.
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Wer wirklich teilgenommen hat
Anwesenheitsdaten pro Gast, bereit für das Follow-up.
So funktioniert die Event-Check-in-Software in InviteDesk
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Vor der Veranstaltung
Scanpunkte einrichten
Legen Sie einen Scanpunkt pro Eingang oder Bereich an. Wählen Sie Check-in, Check-out oder beides.
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Am Veranstaltungstag
Scannen, freigeben, begrüßen
Ihr Personal scannt das QR-Ticket mit Smartphone oder Tablet. Geben Sie jeden Gast manuell frei oder automatisch.
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Nach der Veranstaltung
Wissen, wer da war
Jeder Gast erscheint als eingecheckt, ausgecheckt oder No-Show. Exportieren Sie den Scanbericht oder synchronisieren Sie ihn mit Ihrem CRM.
Sehen Sie, wie Scanpunkte, Zugriffsrechte und Walk-ins zusammenspielen.
Zugangskontrolle für jeden Eingang und jeden Workshop
Ein Ticket kann Zugriffsrechte für einen Workshop, einen VIP-Bereich oder eine Session enthalten.
- Check-in, Check-out oder beides pro Scanpunkt
- Einmaliger Einlass oder beliebig oft rein und raus
- Automatische oder manuelle Freigabe pro Scanpunkt
Ausnahmen ohne zweite Liste bewältigen
Der Gast ohne Ticket, die Begleitperson, der Kollege ohne Anmeldung: Ihr Personal erledigt alles auf demselben Bildschirm.
- Einen Gast und seine Begleitpersonen auf einmal einchecken
- Suche nach Namen, wenn der QR-Code fehlt
- Walk-ins hinzufügen, auch nach Anmeldeschluss
Externes Personal scannt ohne Zugriff auf Ihre Gästeliste
Hostessen und Agenturpersonal erhalten einen Zugangscode statt eines Kontos. Sie scannen an den Scanpunkten, an den Tagen und für die Veranstaltung, die Sie festlegen.
- Anmeldung mit Zugangscode oder QR-Code
- Kein Zugriff auf Einstellungen oder Benutzer
- Sie entscheiden, ob sie Gäste hinzufügen oder bearbeiten dürfen
Einlasskontrolle, die Ihr Follow-up vorbereitet
ScanApp erfasst jede Ankunft und jedes Verlassen. Account Manager sehen, welche ihrer Gäste teilgenommen haben, bevor sie zum Telefon greifen.
- Scanverlauf pro Gast mit Ankunfts- und Abgangszeiten
- Scanberichte für jeden Tickettyp exportieren
- Anwesenheit mit Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 oder Marketo synchronisieren
Sehen Sie, wie Scanpunkte, Zugriffsrechte und Walk-ins zusammenspielen.
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Funktioniert mit dem CRM, das Sie bereits nutzen
Verbinden Sie Ihr CRM in Minuten, nicht Stunden. Alles Weitere verbinden Sie über unsere Open API.
Salesforce
HubSpot
Dynamics 365
Marketo- Open API
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ISO/IEC 27001:2022Unabhängig geprüft anhand von über 100 Sicherheitskontrollen.
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DSGVO by DesignOpt-in-Tracking und automatische Löschung sensibler Daten.
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EU-HostingAlle Daten bleiben in der Europäischen Union.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Event-Check-in-Software?
Event-Check-in-Software erfasst, welche Gäste zu Ihrer Veranstaltung kommen, meist per Scan des QR-Codes auf dem Ticket. In InviteDesk ist das ScanApp. Sie checkt Gäste anhand Ihrer Einladungsliste ein, sodass Anmeldungen, Tickets und Anwesenheit an einem Ort bleiben. Jeder Scan aktualisiert die Gästeliste in Echtzeit.
Brauchen wir Scanner oder andere Hardware?
Nein. ScanApp nutzt die Kamera eines Smartphones oder Tablets oder die Webcam eines Laptops. Ihr Team scannt also mit Geräten, die es bereits hat.
Müssen Personal oder Gäste eine App herunterladen?
Nein. ScanApp öffnet sich im Browser unter scanapp.invitedesk.com. Ihre Kollegen melden sich mit ihrem InviteDesk-Konto an, zusätzliches Scanpersonal nutzt Zugangscodes. Gäste zeigen das QR-Ticket aus ihrer E-Mail, auf dem Smartphone oder ausgedruckt.
Wie funktioniert der Check-in per QR-Code?
Aktivieren Sie Tickets für Ihre Veranstaltung in InviteDesk. InviteDesk erstellt für jeden angemeldeten Gast ein QR-Ticket. Es wird mit der Bestätigungs-E-Mail versendet. Am Eingang scannt Ihr Personal den Code. ScanApp zeigt den Gast und seine Zugriffsrechte, und sein Status wechselt auf eingecheckt.
Können wir den Zugang zu Workshops oder VIP-Bereichen steuern?
Ja. Fügen Sie dem Ticket ein Zugriffsrecht hinzu, etwa für einen Workshop, die Afterparty oder die VIP-Lounge. Es kann sich aus einer Antwort im Anmeldeformular ergeben oder manuell vergeben werden. Legen Sie dann einen Scanpunkt für diesen Bereich an. Er akzeptiert nur Tickets mit diesem Zugriffsrecht.
Was, wenn ein Gast seinen QR-Code vergisst oder sich nie angemeldet hat?
Ihr Personal sucht den Gast nach Namen und checkt ihn manuell ein. Gäste ohne Anmeldung lassen sich als Walk-ins hinzufügen, auch nach Schließung der Anmeldeseite, sofern der Scanpunkt das erlaubt. Sie landen auf derselben Gästeliste, sodass Ihr Anwesenheitsbericht vollständig bleibt.
Kann temporäres Personal Gäste einchecken?
Ja. Legen Sie sie als externe ScanApp-Benutzer an. Sie wählen ihre Scanpunkte und wie lange ihr Zugangscode gültig bleibt. Externe Benutzer können keine Einstellungen ändern, keine Benutzer hinzufügen und nicht die vollständige Gästeliste sehen. Ob sie Gäste hinzufügen oder bearbeiten dürfen, hängt von den Einstellungen des Scanpunkts ab.
Können wir beim Check-in Namensschilder drucken?
Ja. Gestalten Sie Namensschilder mit eigenem Format, eigenen Sprachen und einem QR-Code oder Barcode und weisen Sie sie den Teilnehmenden zu.
Aktivieren Sie den Namensschilddruck an einem Scanpunkt, und das Namensschild wird gedruckt, sobald der Gast gescannt ist. Das funktioniert über einen Computer mit angeschlossenem Drucker.
Wie gelangen die Anwesenheitsdaten in unser CRM?
Über die InviteDesk-Connectoren für Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 und Marketo oder über die Open API. Die Anwesenheit wird mit dem Datensatz des Gastes synchronisiert, sodass der Vertrieb vor dem Follow-up sieht, wer teilgenommen hat.
Sie können den Scanbericht auch pro Ticket exportieren.
Noch Fragen? Stellen Sie sie in einer kostenlosen 30-minütigen Demo.