Check-in événementiel · ScanApp
Logiciel de check-in événementiel pour vos invités
ScanApp est le logiciel de check-in événementiel d’InviteDesk. Scannez les billets QR avec n’importe quel smartphone ou tablette, contrôlez l’accès par zone et voyez en temps réel qui est présent.
- 4,7 sur Capterra
- ISO/IEC 27001:2022
- Hébergement dans l’UE, RGPD by design
Les équipes événementielles qui nous font confiance
Invitations, inscriptions et check-ins dans une seule liste
Chaque scan met à jour la liste des invités automatiquement. Dès le départ du dernier invité, votre rapport de présence est prêt et peut être synchronisé avec votre CRM.
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Aucun matériel supplémentaire
Scannez avec les smartphones, tablettes et ordinateurs portables dont vous disposez déjà.
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Une seule liste d’invités
Invitations, inscriptions et check-ins mettent à jour la même liste.
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Accès par zone
Des points de scan pour l’entrée, les ateliers et le salon VIP.
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Qui était vraiment présent
Les données de présence par invité, prêtes pour le suivi.
Comment fonctionne le check-in événementiel dans InviteDesk
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Avant l’événement
Configurez vos points de scan
Ajoutez un point de scan par entrée ou par zone. Choisissez check-in, check-out ou les deux.
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Le jour J
Scanner, valider, accueillir
Votre équipe scanne le billet QR avec un smartphone ou une tablette. Validez chaque invité manuellement ou automatiquement.
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Après l’événement
Sachez qui était là
Chaque invité apparaît comme enregistré, sorti ou absent. Exportez le rapport de scan ou synchronisez-le avec votre CRM.
Découvrez points de scan, droits d’accès et invités de dernière minute en action.
Contrôle d’accès pour chaque entrée et chaque atelier
Un billet peut inclure des droits d’accès à un atelier, un espace VIP ou une session.
- Check-in, check-out ou les deux par point de scan
- Entrée unique ou entrées et sorties illimitées
- Validation automatique ou manuelle par point de scan
Gérez les exceptions sans seconde liste
L’invité sans billet, l’accompagnant, le collègue qui ne s’est jamais inscrit : votre équipe les gère sur le même écran.
- Enregistrement d’un invité et de ses accompagnants en une fois
- Recherche par nom si le code QR manque
- Ajout d’invités de dernière minute, même après la clôture des inscriptions
Le personnel externe scanne sans accès à votre liste d’invités
Hôtes et personnel d’agence reçoivent un code d’accès au lieu d’un compte. Ils scannent aux points, aux dates et pour l’événement que vous choisissez.
- Connexion avec un code d’accès ou un code QR
- Aucun accès aux paramètres ni aux utilisateurs
- Vous décidez s’ils peuvent ajouter ou modifier des invités
Des scans d’entrée qui alimentent votre suivi
ScanApp enregistre chaque arrivée et chaque départ. Vos account managers savent quels invités étaient présents avant de décrocher le téléphone.
- Historique des scans par invité, avec heures d’arrivée et de départ
- Export des rapports de scan pour chaque type de billet
- Synchronisation des présences avec Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 ou Marketo
Découvrez points de scan, droits d’accès et invités de dernière minute en action.
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- Séminaires et événements clients
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Compatible avec le CRM que vous utilisez déjà
Connectez votre CRM en quelques minutes, pas en quelques heures. Tout le reste se connecte via notre API ouverte.
Salesforce
HubSpot
Dynamics 365
Marketo- API ouverte
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ISO/IEC 27001:2022Audit indépendant portant sur plus de 100 mesures de sécurité.
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RGPD by designSuivi opt-in et suppression automatique des données sensibles.
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Hébergement dans l’UEToutes les données restent dans l’Union européenne.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel de check-in événementiel ?
Un logiciel de check-in événementiel enregistre les invités qui arrivent à votre événement, généralement en scannant le code QR de leur billet. Dans InviteDesk, c’est ScanApp. Il enregistre les invités à partir de votre liste d’invitation, pour que les inscriptions, les billets et les présences restent au même endroit. Chaque scan met à jour la liste des invités en temps réel.
Avons-nous besoin de scanners ou d’autre matériel ?
Non. ScanApp utilise l’appareil photo d’un smartphone ou d’une tablette, ou la webcam d’un ordinateur portable. Votre équipe scanne donc avec des appareils qu’elle possède déjà.
Le personnel ou les invités doivent-ils télécharger une application ?
Non. ScanApp s’ouvre dans le navigateur sur scanapp.invitedesk.com. Vos collègues se connectent avec leur compte InviteDesk, le personnel de scan supplémentaire utilise des codes d’accès. Les invités présentent le billet QR reçu par e-mail, sur leur téléphone ou imprimé.
Comment fonctionne le check-in par code QR ?
Activez les billets pour votre événement dans InviteDesk. InviteDesk crée un billet QR pour chaque invité inscrit. Il est envoyé avec l’e-mail de confirmation. À l’entrée, votre équipe scanne le code. ScanApp affiche l’invité et ses droits d’accès, et son statut passe à enregistré.
Pouvons-nous contrôler l’accès aux ateliers ou aux espaces VIP ?
Oui. Ajoutez un droit d’accès au billet, pour un atelier, l’afterparty ou le salon VIP. Il peut découler d’une réponse au formulaire d’inscription ou être attribué manuellement. Créez ensuite un point de scan pour cette zone. Il n’accepte que les billets dotés de ce droit.
Et si un invité oublie son code QR ou ne s’est jamais inscrit ?
Votre équipe recherche l’invité par son nom et l’enregistre manuellement. Les invités non inscrits peuvent être ajoutés sur place, même après la clôture de la page d’inscription, si le point de scan le permet. Ils rejoignent la même liste d’invités, et votre rapport de présence reste complet.
Des hôtes temporaires peuvent-ils enregistrer les invités ?
Oui. Ajoutez-les comme utilisateurs ScanApp externes. Vous choisissez leurs points de scan et la durée de validité de leur code d’accès. Les utilisateurs externes ne peuvent ni modifier les paramètres, ni ajouter d’utilisateurs, ni voir la liste complète des invités. Leur droit d’ajouter ou de modifier des invités dépend des paramètres du point de scan.
Pouvons-nous imprimer des badges à l’enregistrement des invités ?
Oui. Créez des badges avec votre propre format, vos langues et un code QR ou un code-barres, puis attribuez-les aux participants.
Activez l’impression de badges sur un point de scan : le badge s’imprime dès que l’invité est scanné. Cela fonctionne depuis un ordinateur relié à une imprimante.
Comment les présences arrivent-elles dans notre CRM ?
Via les connecteurs InviteDesk pour Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 et Marketo, ou via l’API ouverte. La présence se synchronise avec la fiche de l’invité : vos commerciaux voient qui était présent avant de relancer.
Vous pouvez aussi exporter le rapport de scan par billet.
Encore une question ? Posez-la lors d’une démo gratuite de 30 minutes.