Die 8 besten Check-in-Apps für B2B-Firmenveranstaltungen

B2B-Event-Marketer kennen die typischen Herausforderungen – unabhängig davon, wie ihr Team aufgestellt ist: Es ist schwer zu wissen, wer wirklich erschienen ist, ob Sales auf wichtige Anwesenheiten in Echtzeit reagiert hat und wie Event-Teilnahme mit Pipeline-Ergebnissen zusammenhängt.

Vielleicht verwaltet Dein Team Gästelisten in Tabellen oder koordiniert mit Sales über Slack, E-Mail oder Telefon. Vielleicht nutzt Du eine generische Event-Plattform, die Teilnehmende zählen kann – aber diese Daten weder ins CRM synchronisiert noch zeigt, welche Zielaccounts sich engagiert haben.

Was auch immer der Fall ist: Das Ergebnis ist dasselbe. Fragmentierte Daten, verzögertes Follow-up und unklarer ROI. Moderne B2B-Event-Check-in-Plattformen zielen darauf ab, diese Probleme zu lösen, indem sie:

• Teilnehmerdaten automatisch ins CRM synchronisieren – ohne manuelle Nacharbeit
• Sales in Echtzeit benachrichtigen, wenn Prioritätsaccounts eintreffen, damit sie noch während des Events handeln können
• Teilnahme über mehrere Events hinweg verfolgen, um Account-Engagement im Zeitverlauf sichtbar zu machen
• Event-Teilnahme mit der Pipeline verknüpfen, sodass der Impact reportet werden kann – ohne manuelle Dashboards bauen zu müssen

Dieser Leitfaden bewertet 8 Event-Check-in-Lösungen und zeigt, welche echte Sales-Transparenz in Echtzeit bieten und welche den ROI mit nativem Reporting belegen können.

Schnellvergleich – Event-Check-in-Apps auf einen Blick

1. InviteDesk

Geeignet für: B2B-Sales- und Marketing-Teams, die Kundenevents, Hospitality-Events und Executive-Dinners durchführen, bei denen Sales-Koordination und CRM-Integration wichtiger sind als reine Durchsatzgeschwindigkeit.

InviteDesk hilft B2B-Event-Teams, schnelle und fehlerfreie Check-ins durchzuführen, die Teilnehmerdaten in Sales-Intelligence verwandeln. Über ScanApp kann das Event-Team:

• Gäste-QR-Codes am Eingang mit dem Smartphone scannen,
• jeden Check-in sofort ins CRM synchronisieren (Salesforce, HubSpot, Dynamics, Marketo),
• Anwesenheitsdaten in Echtzeit auf den mobilen Geräten der Sales-Reps sichtbar machen.

So weiß das Team genau, welche Zielaccounts eingetroffen sind, und kann Prioritätsgespräche noch während des Events koordinieren – nicht erst Tage später nach mühsamer manueller Tabellenarbeit.

Warum wir InviteDesk gewählt haben

Während Ad-hoc-Tools auf manuelle Dateneingabe nach dem Event angewiesen sind, synchronisiert InviteDesk Anwesenheitsdaten in Echtzeit ins CRM. Check-ins werden sofort in Salesforce, HubSpot, Dynamics oder Marketo erfasst – die Attribution-Reports sind bereits vollständig, wenn die Führungsebene fragt: „Welche Deals sind aus diesem Event entstanden?“

Hauptfunktionen

• Mobiler Check-in für schnellen Einlass. QR-Codes mit iPhone- oder Android-Kamera scannen – ohne dedizierte Scanner-Hardware, mit Check-in-Verarbeitung in Sekunden.
• Integrierte Zugangskontrolle: Unbefugte Gäste aus VIP-Bereichen fernhalten – ohne dedizierte Scanner oder manuelle Listenprüfungen.
• Last-Minute-Check-in: Walk-ins und Begleitpersonen spontan vor Ort registrieren, statt mit Tabellen zu jonglieren oder potenzielle Kunden abzuweisen, weil sie „nicht auf der Liste stehen“.
• Präzises Anwesenheits-Tracking: Genau wissen, welche VIP-Kunden eingecheckt haben, um Gespräche mit den wichtigsten Prospects zu priorisieren, solange diese noch im Raum sind.
• Lead-Erfassung: Vollständige Kontaktdaten direkt vor Ort erfassen, damit das Team schneller nachfassen und Leads direkt ins CRM einpflegen kann.
• Bidirektionale CRM-Integration: Event-ROI nachweisen, ohne individuelle Reports bauen zu müssen. Anwesenheitsdaten synchronisieren automatisch ins CRM – abgeschlossene Deals drei Monate später zeigen den Event-Einfluss, ohne manuelle Datenabgleiche.

Vorteile

• Multi-Event-Tracking zeigt, welche Accounts regelmäßig erscheinen (87 % Quote) und welche chronisch fernbleiben (23 % Quote) – das optimiert die Einladungsstrategie für VIP-Events mit begrenzten Plätzen.
• Enterprise-Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, EU-Datenhaltung) bestehen die rechtlichen Prüfungen von Fortune-500-Unternehmen in regulierten Branchen, wo Consumer-Plattformen an Compliance-Anforderungen scheitern.
• Zwei Stunden Plattform-Onboarding – das Team ist sofort einsatzbereit, statt monatelang zu schulen wie bei Enterprise-Plattformen.
• Transparente Preise online einsehbar – Kosten lassen sich bewerten, ohne vorher eine Sales-Demo zu buchen, anders als bei Wettbewerbern, die Preise hinter Demo-Gates verstecken.

Nachteile

• Entwickelt für Beziehungsevents mit 20 bis 200 Teilnehmenden – nicht für Konferenzen mit 5.000 Personen, die industriellen Durchsatz erfordern
• Erfordert ein InviteDesk-Event-Management-Plattform-Abonnement; ScanApp ist nicht als eigenständige Check-in-Software erhältlich

Preise

InviteDesk bietet transparente Preise ab 211 €/Monat (Plus-Tarif: 1 Nutzer, 10 Events) bis 392 €/Monat (Platinum-Tarif mit Multi-Venue-Unterstützung und erweitertem Branding). Einzelevent-Preise liegen je nach Tarif zwischen 1.200 € und 2.280 €. CRM-Integrationen (Salesforce, HubSpot, Dynamics) und SSO sind als optionale Add-ons erhältlich.

2. Eventbrite

Geeignet für: Event-Veranstalter, die kostenlose Community-Events oder kostenpflichtige Ticket-Events mit bis zu 500 Teilnehmenden organisieren und Marktplatz-Sichtbarkeit sowie Zahlungsabwicklung benötigen.

Eventbrite ist eine Ticketing-Plattform für öffentliche Events wie Konferenzen, Festivals und Workshops. Sie übernimmt Zahlungsabwicklung, Ticketverkauf und bietet Marktplatz-Auffindbarkeit über eine Nutzerbasis von 93 Millionen Menschen.

Warum wir Eventbrite gewählt haben

Eventbrite löst ein spezifisches Problem: Tickets in großem Maßstab an die breite Öffentlichkeit verkaufen.

Bei einer Konferenz mit 2.000 Personen verarbeitet die Plattform Zahlungen, verhindert Betrug und ermöglicht schnellen Check-in ohne Systemausfälle. Der Marktplatz sorgt für organische Auffindbarkeit: Potenzielle Teilnehmende suchen nach „Marketing-Konferenzen in München“, finden das Event und kaufen Tickets – ohne dass Werbung geschaltet werden muss.

Für Consumer-Events, bei denen Umsatz und Volumen vor Beziehungs-Tracking stehen, funktioniert das gut. Für B2B-Beziehungsevents, die CRM-Sync und Kunden-Intelligence erfordern – welche Kunden waren da, wie lässt sich Attribution tracken –, liefert Eventbrite das nicht.

Hauptfunktionen

• Hochvolumen-Check-in-Verarbeitung: QR-Codes mit über 50 Personen pro Minute scannen ohne Abstürze; Offline-Modus setzt Check-ins fort, wenn das WLAN ausfällt
• Integrierte Zahlungsabwicklung: Eingebaute Betrugserkennung markiert verdächtige Transaktionen vor dem Abschluss und verhindert Rückbuchungen
• Marktplatz-Auffindbarkeit: Events dort listen, wo 93 Millionen Nutzer suchen – organische Registrierungen ohne bezahlte Werbung
• Mobile Check-in-App: Die kostenlose Organizer-App ermöglicht Mitarbeitenden das Scannen von Tickets per Smartphone oder Ausdruck mit Echtzeit-Statusanzeige
• Umsatzorientierte Analytics: Verkaufte Tickets, Umsatz, Preisaufteilung und Verkaufszeitpunkt nach Kampagnen tracken
• Nur CSV-Basisexport: Manuelle Tabellen-Exporte für Teilnehmerdaten; kein automatischer CRM-Sync oder Attribution-Tracking

Vorteile

• Verarbeitet tausende gleichzeitige Check-ins ohne Ausfälle in Stoßzeiten am Eingang
• Marktplatz-Reichweite von 93 Millionen Nutzern generiert organischen Ticketverkauf ohne Werbebudget
• Zahlungsabwicklung und Betrugsschutz inklusive – kein separates Payment-Gateway nötig
• Kostenlose Events verursachen keine Plattformgebühr; Gebühren entstehen nur bei kostenpflichtigen Tickets

Nachteile

• Keine Echtzeit-Kunden-Intelligence für Sales-Reps während des Events – es lässt sich nicht erkennen, welche spezifischen Kunden eingecheckt haben
• Manuelle CSV-Exporte für CRM-Updates erforderlich – kein automatischer Salesforce- oder HubSpot-Sync mit Attribution-Tracking
• Generisches Consumer-Branding auf Check-in-Screens wirkt fehl am Platz bei exklusiven Executive-Dinners
• Pro-Ticket-Gebühren summieren sich schnell – aus einem 100-USD-Ticket werden nach Plattform- und Zahlungsgebühren rund 106,50 USD

Preise

• Kostenlose Events: 0 USD mit vollem Plattformzugang
• Kostenpflichtige Events: 3,7 % + 1,79 USD pro Ticket plus 2,9 % Zahlungsabwicklung (ca. 6,5 %+ gesamt pro Ticket)
• Pro-Tarife: 15–100 USD/Monat für E-Mail-Marketing-Funktionen
• Non-Profit-Rabatt: 50 % für förderberechtigte Organisationen

3. Cvent OnArrival: Enterprise-Konferenz-Check-in im großen Maßstab

Geeignet für: Große Unternehmen, Enterprise-Konzerne und Event-Management-Agenturen, die jährlich 50 oder mehr komplexe Events mit dediziertem Event-Personal und entsprechenden Budgets durchführen

Cvent OnArrival ist ein Vor-Ort-Check-in- und Badging-System für Enterprise-Konferenzen und Messen. Die Plattform verwaltet den Teilnehmer-Check-in über iPad-Kioske mit angeschlossenen Thermodruckern, die Badges auf Abruf produzieren, während die Anwesenheit in Echtzeit getrackt wird.

Warum wir Cvent OnArrival gewählt haben

Cvent OnArrival löst den Check-in-Engpass, der entsteht, wenn Tausende von Teilnehmenden in kurzer Zeit eintreffen.

Wenn eine Konferenz um 8 Uhr öffnet und die Keynote um 8:30 Uhr beginnt, strömen 2.000 Teilnehmende zwischen 7:45 und 8:25 Uhr in den Registrierungsbereich. Mitarbeitende, die gedruckte Listen durchsuchen und Badges manuell ausfüllen, erzeugen Schlangen von 50 Personen. Teilnehmende verpassen die Eröffnungssession.

OnArrival ersetzt dieses Chaos durch Self-Service-iPad-Kioske. Teilnehmende scannen QR-Codes oder suchen ihren Namen auf dem Touchscreen. Thermodrucker produzieren Badges in 3 bis 5 Sekunden. Das Event-Dashboard aktualisiert sich live und zeigt, wie viele Personen eingecheckt haben und ob VIP-Speaker eingetroffen sind.

Mehrere Check-in-Stationen verarbeiten Teilnehmende gleichzeitig ohne Doppel-Einchecken, da alles zentral synchronisiert wird.

Hauptfunktionen

• Self-Service-iPad-Check-in-Kioske: Teilnehmende scannen QR-Codes oder tippen Namen auf Touchscreens; Check-in ist in Sekunden abgeschlossen – ohne Unterstützung durch Mitarbeitende
• On-Demand-Thermodruck von Badges: Angeschlossene Drucker produzieren formatierte Badges mit Teilnehmerdaten, Session-Zugang und Firmenlogos automatisch in 3 bis 5 Sekunden
• Echtzeit-Anwesenheits-Dashboard: Live-Ansicht zeigt Gesamt-Check-ins, Session-Besuchszahlen, Ankunftsmuster und VIP-Status während des Events
• Mehrere Check-in-Stationen: 10 oder mehr gleichzeitige Check-in-Punkte betreiben, ohne Duplikate oder Systemkonflikte; alle Daten synchronisieren zentral

Vorteile

• Self-Service-Kioske verarbeiten Check-ins in unter 10 Sekunden pro Person und verhindern Engpässe, wenn Hunderte gleichzeitig eintreffen
• On-Demand-Badge-Druck macht das Vordrucken von 3.000 Badges überflüssig – Badges werden nur für Personen gedruckt, die tatsächlich erscheinen
• Echtzeit-Dashboard gibt Event-Managern sofortigen Überblick über Teilnehmerzahlen und Session-Kapazitäten während laufender Events
• Offline-Modus verhindert Check-in-Ausfälle, wenn das WLAN in Stoßzeiten einbricht

Nachteile

• OnArrival setzt den Kauf von Cvents Event-Management-Plattform voraus; nicht als eigenständige Check-in-Software erhältlich
• Hardware-Kosten summieren sich: iPad-Kioske, Thermo-Badge-Drucker, Druckerständer und Netzwerkausrüstung für jede Check-in-Station erforderlich
• Setup erfordert technische Konfiguration von iPads, Druckern, Badge-Templates und Netzwerkverbindungen vor jedem Event
• Fokus auf Verarbeitungsgeschwindigkeit bei großen Volumen statt auf Beziehungs-Intelligence – Sales-Teams können nicht nachschlagen, welche spezifischen Kunden eingecheckt haben

Preise

Individuelle Angebote liegen typischerweise bei 50.000 bis 150.000 USD+ jährlich, zuzüglich Pro-Registrant-Gebühren von 3 bis 12 USD pro Person. Implementierungskosten belaufen sich auf weitere 10.000 bis 25.000 USD.

4. RSVPify

Geeignet für: Event-Planer, die private Feiern, kleine Firmenevents und interne Veranstaltungen mit bis zu 200 Teilnehmenden organisieren und einen einfachen Check-in ohne CRM-Integration benötigen

RSVPify ist ein Event-Check-in-System, das auf jedem mobilen Gerät, Tablet oder Desktop funktioniert. Die Plattform verwaltet QR-Code-Scanning, Gastnamenssuche und Echtzeit-Anwesenheits-Tracking für private Events, bei denen Gästedatenschutz wichtiger ist als Sales-Intelligence.

Warum wir RSVPify gewählt haben

RSVPify löst ein spezifisches Check-in-Problem für private Events, bei denen Beziehungs-Tracking keine Rolle spielt.

Wenn das Unternehmen seine Weihnachtsfeier für 150 Mitarbeitende und deren Partner plant, muss der Check-in an der Tür organisiert und mehrere Eingangspunkte mit freiwilligen Helfern über deren Privathandys verwaltet werden.

RSVPify ermöglicht das Erstellen individueller QR-Codes, die Gäste am Eingang vorzeigen. Die freiwilligen Helfer scannen die Codes mit ihrer iPhone- oder Android-Kamera – keine Spezial-Hardware nötig. Check-ins synchronisieren in Echtzeit über alle Geräte: Wenn jemand am Haupteingang eincheckt, sehen das die Mitarbeitenden am VIP-Eingang sofort und checken dieselbe Person nicht ein zweites Mal ein.

Hauptfunktionen

• Mobiler Check-in von jedem Gerät: Mitarbeitende nutzen iPhone, Android, Tablet oder Laptop-Kamera zum QR-Code-Scannen – keine dedizierte Hardware erforderlich
• Individuelle QR-Codes oder Namenssuche: Gäste per QR-Code-Scan, Namenssuche oder Bestätigungsnummer einchecken
• Echtzeit-Sync über Geräte hinweg: Check-ins aktualisieren sich sofort auf allen Mitarbeiter-Geräten, sodass mehrere Eingangspunkte keine Doppeleinträge erzeugen
• Self-Service-Check-in-Kioske: Tablets am Eingang aufstellen, an denen Gäste ihren eigenen QR-Code scannen – reduziert den Personalbedarf
• Sub-Event-Tracking: Anwesenheit für Nebenveranstaltungen wie Breakout-Sessions, Komiteesitzungen und Mittagessen mit demselben Ticket und QR-Code tracken

Vorteile

• Funktioniert auf jedem internetfähigen Gerät mit Kamera – Mitarbeitende nutzen ihre Privathandys, ohne dedizierte Scanner oder iPads kaufen zu müssen
• Echtzeit-Synchronisation verhindert Doppel-Check-ins beim Betrieb mehrerer Eingangspunkte mit verschiedenen Mitarbeitenden
• Self-Service-Kiosk-Modus senkt Personalkosten, indem Gäste ihren QR-Code selbst scannen
• Datenschutzkontrollen für Gäste schützen persönliche Kontaktdaten – sinnvoll bei Mitarbeiterevents, wo die E-Mail-Adressen von Partnern nicht für andere Teilnehmende sichtbar sein sollten

Nachteile

• Keine Salesforce- oder CRM-Integration – Event-Anwesenheit kann nicht mit Kontaktdatensätzen für Beziehungs-Tracking oder Pipeline-Attribution synchronisiert werden
• Sales-Teams können nicht nachschlagen, welche Kunden aus bestimmten Unternehmen eingecheckt haben – die Plattform ist für private Events konzipiert, nicht für Kunden-Intelligence
• Keine Multi-Event-Analytics, um Teilnahmemuster über quartalsweise Kundendinners hinweg zu identifizieren oder zu analysieren, welche Accounts regelmäßig erscheinen
• Basis-Check-in-Funktionen ohne erweiterte Features wie Badge-Druck, Session-Kapazitätsmanagement oder automatisierte Follow-up-Sequenzen

Preise

Eventbasierte Preise beginnen je nach Gästezahl und Funktionsanforderungen bei rund 24 bis 299 USD pro Event – günstiger als B2B-Beziehungsplattformen für gelegentliche private Events.

5. OneTap

Geeignet für: Event-Koordinatoren, die Messen, Konferenzen und Events mit hohem Besucheraufkommen durchführen und schnellen Self-Service-Check-in mit iPad-Kiosken und QR-Code-Scanning benötigen

OneTap ist eine Self-Service-Check-in-App für QR-Code-Scanning, Namenssuche und iPad-Kiosk-Check-in bei Events. Die Plattform wird von über 50.000 Nutzern eingesetzt und hat bislang über 6,3 Millionen Check-ins verarbeitet.

Warum wir OneTap gewählt haben

OneTap löst ein Geschwindigkeitsproblem bei volumenstarken Events, bei denen Warteschlangen Engpässe erzeugen. Wenn eine Konferenz mit 1.500 Personen um 8 Uhr öffnet, entstehen bei traditionellem Check-in mit Mitarbeitenden, die gedruckte Listen durchsuchen, Schlangen von 50 Personen. Teilnehmende warten 15 bis 20 Minuten, verpassen die Eröffnungssession und sorgen für Chaos am Eingang.

OneTap beseitigt diesen Engpass mit Self-Service-iPad-Kiosken an den Eingangspunkten. Teilnehmende scannen QR-Codes vom Smartphone oder suchen ihren Namen auf dem Touchscreen. Der Check-in ist in Sekunden abgeschlossen – ohne Mitarbeitende. Mehrere Kioske laufen gleichzeitig und verarbeiten Teilnehmende parallel, statt alle durch eine einzige besetzte Station zu leiten.

Hauptfunktionen

• Self-Service-iPad-Kioske: Teilnehmende scannen QR-Codes oder suchen Namen auf iPads am Eingang; Check-in ist ohne Mitarbeiter-Interaktion in Sekunden abgeschlossen
• QR-Code- und Barcode-Scanning: Mobile App scannt QR-Pässe oder Barcodes mit der Smartphone-Kamera; Pässe lassen sich in Apple Wallet für kontaktlosen Einlass speichern
• Digitale Gästeliste mit Schnellsuche: Excel-Tabelle hochladen; Mitarbeitende suchen Gastnamen sofort mit individuellen Feldern für Mitgliedsstatus, Zahlungsdetails und Sitzplatzdaten
• Öffentlicher Check-in-Link: Teilnehmende scannen QR-Code auf dem eigenen Gerät zum Self-Check-in – entlastet das Empfangspersonal von manueller Verarbeitung
• Echtzeit-Sync über Geräte hinweg: Check-ins aktualisieren sich sofort auf allen Team-Geräten – mehrere Eingangspunkte erzeugen keine Doppeleinträge

Vorteile

• Self-Service-Kioske verarbeiten Check-ins in Sekunden pro Person und beseitigen Engpässe, wenn Hunderte gleichzeitig bei volumenstarken Events eintreffen
• iPad-Kioske reduzieren den Personalbedarf – sechs Kioske ersetzen mehrere Mitarbeitende an Eingangsstationen in Stoßzeiten
• Kostenloser Tarif für kleinere Events – zugänglich für budgetbewusste Veranstalter, die digitalen Check-in testen wollen
• Echtzeit-Anwesenheits-Tracking zeigt, wer drin ist und wer noch fehlt, während Check-ins laufen

Nachteile

• Self-Service wirkt unpersönlich bei exklusiven VIP-Dinners mit 25 Kunden, bei denen jeder Gast persönlich begrüßt werden soll
• Sales-Teams können mobil nicht nachschlagen, welche ihrer spezifischen Kunden eingecheckt haben – die Plattform priorisiert operative Geschwindigkeit vor Beziehungs-Intelligence
• CRM-Integration weniger umfassend als bei B2B-Plattformen; bietet Datenexporte, aber keinen automatischen Salesforce-Sync mit Attribution-Tracking
• Fokus auf Durchsatzeffizienz statt Beziehungsmanagement – ungeeignet, wenn Kunden-Engagement wichtiger ist als Verarbeitungsgeschwindigkeit

Preise

• Kostenloser Tarif für Basis-Events verfügbar
• Individuelle Preise für kostenpflichtige Tarife je nach Event-Größe und Volumen
• Kosteneffizient für volumenstarke Events, bei denen Self-Service den Personalaufwand senkt

6. Whova

Geeignet für: Konferenzveranstalter, die professionelle Multi-Session-Events organisieren und Teilnehmer-Check-in, Badge-Druck und sessions-genaues Anwesenheits-Tracking benötigen

Whova ist eine Konferenz-Check-in-App, die QR-Code-Scanning, Self-Service-Kioske und Badge-Druck für professionelle Konferenzen verwaltet. Die Plattform trackt Anwesenheit über mehrere Sessions hinweg und ist in Whovas breitere Konferenz-Engagement-Funktionen integriert.

Warum wir Whova gewählt haben

Whova löst ein spezifisches Check-in-Problem bei Multi-Session-Konferenzen, bei denen Anwesenheits-Tracking über den Haupteingang hinaus wichtig ist.

Bei einer Fachverbandskonferenz mit 800 Teilnehmenden und 40 Breakout-Sessions reicht ein einfacher Eingangs-Check-in nicht aus.

Es muss auch getrackt werden, welche Teilnehmenden welche Sessions besucht haben – für CEU-Compliance, ob die Keynote-Session ausgebucht ist, und welche Themen basierend auf tatsächlichen Anwesenheitszahlen statt Pre-Registrierung gut ankamen.

Whova übernimmt den Check-in am Eingang mit QR-Code-Scanning und Badge-Druck und erweitert dieses Tracking auf einzelne Sessions. Tablets werden außerhalb der Breakout-Räume aufgestellt, wo Teilnehmende einscannen.

Das Dashboard aktualisiert sich in Echtzeit und zeigt, welche Sessions die Kapazität erreicht haben, welche Räume halb leer sind – und welche Teilnehmenden ihre erforderlichen CEU-Credits basierend auf der tatsächlichen Session-Anwesenheit erworben haben.

Hauptfunktionen

• Mehrere Check-in-Methoden: QR-Code-Scanning per Smartphone, Namenssuche auf Tablets, Self-Service-Kioske oder manueller Check-in über die App
• Sofortiger Badge-Druck: Badge-Drucker an Check-in-Kioske anschließen, sodass Teilnehmende direkt nach dem QR-Code-Scannen ihren gedruckten Badge erhalten
• Sessions-genaues Anwesenheits-Tracking: Separater Check-in für spezifische Sessions oder Tage; Tracking, welche Teilnehmenden welche Räume betreten haben – für CEU-Compliance und Content-Analytics
• Self-Service-Check-in-Stationen: Unbegrenzte Tablets mit QR-Codes für kontaktlosen Check-in ohne Mitarbeiter-Interaktion aufstellen
• Echtzeit-Datensynchronisation: Check-in-Daten aktualisieren sich sofort über alle Geräte und Plattformen – das Team sieht aktuelle Anwesenheitszahlen
• Automatisches Einwilligungsmanagement: Teilnehmende werden während des Check-ins aufgefordert, erforderliche Formulare auszufüllen; Einreichungen werden im Dashboard getrackt
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Zusätzliche Sicherheitsebene für die Check-in-Verifizierung

Vorteile

• Mehrere Check-in-Methoden (QR-Codes, Namenssuche, Kioske) reduzieren Engpässe, weil Teilnehmende die schnellste Option für ihre Situation wählen können
• Sessions-genaues Tracking liefert detaillierte Analytics, die zeigen, welche Themen basierend auf tatsächlichen Anwesenheitszahlen statt Pre-Registrierung ankamen
• Self-Service-Kioske reduzieren den Personalbedarf – Teilnehmende benötigen keine Mitarbeitenden-Unterstützung zum Einchecken und Badge-Drucken
• Echtzeit-Datensync bedeutet, dass Check-in-Updates sofort auf allen Team-Geräten und Dashboards erscheinen

Nachteile

• Plattform kann Sales-Reps nicht benachrichtigen, wenn deren Kunden aus bestimmten Unternehmen eintreffen – konzipiert für Konferenzbetrieb, nicht für B2B-Sales-Koordination
• Kein Multi-Event-Beziehungs-Tracking, um zu erkennen, dass bestimmte Accounts 87 % der Events besuchen, während andere nur 23 % wahrnehmen
• CRM-Integration weniger robust als bei B2B-Plattformen; bietet Datenexporte, aber keinen automatischen Salesforce-Sync mit Opportunity-Influence-Tracking
• Check-in-Funktionen sind an Whovas breitere Konferenzplattform gebunden und nicht als eigenständige Check-in-Software erhältlich

Preise

Individuelle Preisgestaltung basierend auf Teilnehmerzahl und Funktionsanforderungen. Für ein auf Konferenzgröße und Bedarf zugeschnittenes Angebot direkt bei Whova anfragen.

7. Bizzabo

Geeignet für: Mid-Market-B2B-Unternehmen, die Konferenzen mit 100 bis über 5.000 Teilnehmenden durchführen und Check-in in Kombination mit kontaktlosem Networking und Verhaltens-Daten-Tracking benötigen

Bizzabo ist eine Vor-Ort-Event-Management-Plattform, die Check-in über die Onsite Command App und Klik SmartBadge™ Wearable-Technologie verwaltet. Die Plattform bedient B2B-Konferenzen mit Self-Service- oder begleitetem Check-in, Badge-Druck und Session-Tracking.

Warum wir Bizzabo gewählt haben

Bizzabo löst ein doppeltes Problem: schneller Check-in kombiniert mit Networking, das nicht auf Visitenkartentausch angewiesen ist.

Bei einer B2B-Konferenz mit 2.000 Personen entstehen durch traditionellen Check-in Warteschlangen. Nach dem Einlass tauschen Teilnehmende Visitenkarten aus, die in Jackentaschen verschwinden, und vergessen die Namen von Personen, die sie beim Mittagessen getroffen haben.

Bizzabo übernimmt den Check-in per QR-Code-Scanning oder Namenssuche auf iPads mit sofortigem Badge-Druck. Teilnehmende erhalten Klik SmartBadges mit integrierter NFC-Technologie. Wenn zwei Teilnehmende ihre Badges aneinandertappen, werden Kontaktdaten automatisch ausgetauscht und in die Event-App synchronisiert.

Hauptfunktionen

• Onsite Command App Check-in: Mitarbeitende scannen QR-Codes oder suchen Teilnehmernamen auf iPads für schnellen Event- oder Session-Check-in
• Self-Service- oder begleiteter Check-in: Wahl zwischen Self-Service-Kiosken, an denen Teilnehmende selbst einchecken, oder betreuten Stationen mit Team-Unterstützung
• Sofortiger Badge-Druck: Badge-Drucker an iPads anschließen, sodass Teilnehmende direkt nach dem Check-in gedruckte Badges erhalten
• Klik SmartBadge™ kontaktloses Networking: NFC-fähige Badges ermöglichen Teilnehmenden das automatische Austauschen von Kontaktdaten durch Badge-Aneinandertappen – ohne Tippen
• Session-Check-in-Tracking: Anwesenheit bei einzelnen Breakout-Sessions per QR-Codes oder Badge-Taps für Kapazitätsmanagement und Analytics tracken

Vorteile

• SmartBadges steigern die Lead-Erfassung um das 4-Fache durch kontaktloses Networking – Teilnehmende tappen Badges statt Visitenkarten auszutauschen, die verloren gehen
• Self-Service-Check-in reduziert den Personalbedarf bei gleichzeitig schneller Verarbeitung in Stoßzeiten
• Sessions-genaues Tracking liefert Verhaltensdaten, die zeigen, welche Inhalte basierend auf tatsächlicher Anwesenheit und Engagement-Mustern ankamen
• Bizzabox-Miet-Kit vereinfacht den DIY-Check-in für kleinere Events – vorkonfigurierte Ausrüstung, die ohne technisches Know-how aufgebaut werden kann

Nachteile

• Nutzer berichten von Hardware-Ausfällen vor Ort: WLAN-Router, die die Verbindung verlieren, und Badge-Drucker, die in kritischen Check-in-Phasen blockieren
• Support ist während Live-Events schwer zu erreichen, wenn er am dringendsten gebraucht wird – Nutzer berichten von Verzögerungen bei den Reaktionszeiten
• SmartBadge-Technologie setzt voraus, dass Teilnehmende das Tap-to-Exchange-Konzept verstehen – bei weniger technikaffinen Zielgruppen kann das zu Verwirrung führen
• Der Einstiegspreis von 15.000 USD+ pro Jahr rechtfertigt den ROI möglicherweise nicht für Unternehmen, die weniger als 10 Events jährlich durchführen

8. Swoogo Go Onsite

Geeignet für: Corporate-Event-Teams, die jährlich 25 oder mehr Events managen und unbegrenzt über mehrere Events hinweg einchecken möchten – ohne Pro-Event-Gebühren

Swoogo Go Onsite ist eine Check-in-App, die in jedem Swoogo-Tarif enthalten ist. Die App verwaltet QR-Code-Scanning, Namenssuche und Self-Service-Kiosk-Check-in mit Echtzeit-Anwesenheits-Tracking und Offline-Funktionalität.

Warum wir Swoogo Go Onsite gewählt haben

Swoogo löst ein wirtschaftliches Problem für Event-Programme mit hohem Volumen, bei denen Pro-Event-Check-in-Gebühren teuer werden.

Wenn das Corporate-Event-Team 40 Events pro Jahr durchführt – monatliche Kundendinners in acht Regionen, quartalsweise Webinare und eine Jahreskonferenz –, berechnen die meisten Plattformen Pro-Event-Gebühren. Bei 400 USD pro Event mal 40 Events fallen allein für Check-in 16.000 USD an.

Swoogo enthält Go Onsite Check-in in jedem Tarif mit unbegrenzten Events. Die App scannt QR-Codes oder sucht Teilnehmernamen für schnellen Check-in. Tablets werden im Kiosk-Modus aufgestellt, wo Gäste selbst einchecken. VIP-Check-in-Planner-Alerts benachrichtigen das Team sofort, wenn Zielaccounts eintreffen.

Hauptfunktionen

• QR-Code- und Namenssuche-Check-in: QR-Codes scannen oder Teilnehmernamen auf mobilen Geräten suchen; Gäste kurzfristig zu Sessions hinzufügen
• Self-Service-Kiosk-Modus: Tablets aufstellen, an denen Teilnehmende den Anweisungen folgen und selbst einchecken – ohne Mitarbeiter-Unterstützung (Go Onsite Pro Funktion)
• VIP-Check-in-Planner-Alerts: Team-Mitglieder werden automatisch benachrichtigt, sobald VIP-Teilnehmende einchecken – Sales-Reps können Gespräche während des Events koordinieren
• Offline-Check-in: Check-ins fortsetzen, wenn das WLAN ausfällt; Daten synchronisieren automatisch, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist
• Echtzeit-Anwesenheits-Tracking: Anwesenheit nach Registrierungstyp, Sponsor-Check-in und weiteren Kriterien tracken, während Check-ins laufen
• Echtzeit-Sync mit der Swoogo-Plattform: Check-in-Daten fließen sofort in Swoogo für unmittelbares Reporting und Follow-up-Kommunikation

Vorteile

• Unbegrenzte Events-Preisgestaltung spart für Teams mit 40 oder mehr Events jährlich Geld gegenüber Pro-Event-Gebühren von 400 bis 500 USD pro Event
• VIP-Check-in-Planner-Alerts ermöglichen Echtzeit-Sales-Koordination: Team-Mitglieder werden beim Eintreffen von Zielaccounts benachrichtigt, für sofortiges Engagement
• Offline-Modus verhindert Check-in-Ausfälle, wenn das WLAN in Stoßzeiten einbricht; Daten synchronisieren automatisch nach Wiederherstellung der Verbindung
• Self-Service-Kiosk-Modus reduziert den Personalbedarf, weil Teilnehmende selbst einchecken, während das Team sich auf das VIP-Begrüßungserlebnis konzentriert

Nachteile

• Go Onsite Pro Funktionen, einschließlich Kiosk-Modus, erfordern zusätzliche Gebühren über das Basis-Swoogo-Abonnement hinaus
• Geräteausleihe, Badge-Drucker und Vor-Ort-Personal erfordern Drittanbieter-Partner – nicht in der Plattform inbegriffen
• Lernkurve bei erweiterten Funktionen beim Management komplexer Multi-Session-Events über große Veranstaltungsorte hinweg
• Hoher Mindestpreis von 11.800 USD+ pro Jahr ist für Unternehmen mit weniger als 20 Events jährlich schwer zu rechtfertigen

Preise

• Professional-Tarif: 11.800 USD/Jahr inklusive unbegrenzte Events, unbegrenzte Registrierungen, Go Onsite Check-in App und 30+ Integrationen mit einem Full User und einem Reporting User.
• Enterprise-Tarif bietet individuelle Preise mit erweiterter Personalisierung, Premium-Branding und 99,9 % Verfügbarkeits-SLA. Go Onsite Pro ist als Premium-Add-on für Kiosk-Modus-Funktionen verfügbar.

Die richtige Event-Check-in-App auswählen

Die passende Check-in-App hängt vom Event-Volumen ab, davon, ob Sales-Koordination während Events nötig ist, und davon, wie Erfolg gemessen wird – Teilnehmerzahl oder Account-Engagement.

Plattform zum Event-Volumen abstimmen

• 1 bis 5 Events pro Jahr? Einfache Registrierungstools oder manuelle Prozesse funktionieren in diesem Maßstab gut. Kostenlose Check-in-Optionen decken gelegentliche Events ab, ohne Plattformkosten zu rechtfertigen.
• 5 bis 20 Events jährlich? Hier beginnen manuelle Prozesse zu versagen. Nach jedem Event werden Stunden damit verbracht, Tabellen mit CRM-Datensätzen abzugleichen. Mid-Market-Plattformen wie InviteDesk rechtfertigen ihre Kosten, wenn Effizienz und saubere CRM-Daten wichtiger sind als Softwarekosten zu sparen.
• 20 bis 50 Events pro Jahr? Multi-Event-Tracking ist nötig, um Muster zu erkennen – welche Accounts regelmäßig erscheinen, welche Prospects Einladungen ignorieren. Plattformen wie InviteDesk werden unverzichtbar, um Beziehungstrends über das gesamte Event-Programm hinweg zu sehen.
• 50 oder mehr Events jährlich? Das ist eine Event-Operation, keine gelegentliche Gastgeberrolle. Enterprise-Plattformen oder InviteDesk im Skalierungsbetrieb mit dediziertem Personal. Massenkonferenzprogramme benötigen möglicherweise Cvent-Komplexität, obwohl Beziehungsevents stärker vom Sales-Koordinations-Fokus von InviteDesk als von operativer Skalierung profitieren.

Plattform zum Event-Typ abstimmen

• Öffentliche Konferenzen oder Festivals: Eventbrite und Consumer-Plattformen verarbeiten Volumen und optimieren Ticket-Umsatz – entwickelt für den Ticketverkauf an Fremde.
• B2B-Beziehungsevents (Kundendinners, Hospitality, Seminare): InviteDesk oder B2B-fokussierte Plattformen geben dem Sales-Team Einblick in die Anwesenheit der Kunden. Consumer-Plattformen können die Frage „Waren unsere Top-20-Accounts da?“ nicht beantworten.
• Interne Unternehmensevents (All-Hands, Schulungen): Einfache operative Tools genügen. Self-Service-Kioske sind in Ordnung, wenn keine Beziehungs-Intelligence oder ROI-Tracking nötig ist.
• Networking-intensive Konferenzen: Whova oder Engagement-Plattformen mit Gamification-Funktionen helfen Teilnehmenden, sich miteinander zu vernetzen – nicht nur einzuchecken.

Was für die eigene Organisation am wichtigsten ist

• Sales muss während des Events wissen, wer im Raum ist: InviteDesk gibt Sales-Reps mobilen Zugriff darauf zu sehen, welche Kunden eingetroffen sind – für Echtzeit-Gesprächskoordination, nicht drei Tage später per CSV-Export.
• Die Führungsebene fordert ROI-Nachweis: Plattformen mit nativer CRM-Integration (InviteDesk, Bizzabo, Swoogo) verknüpfen Event-Anwesenheit direkt mit der Pipeline. Manuelle Exporte unterbrechen die Attributionskette zwischen Wer war dabei und Welche Deals wurden abgeschlossen.
• Compliance ist nicht verhandelbar: ISO-27001-Zertifizierung und EU-Datenhaltung (InviteDesk, Swoogo) erfüllen regulatorische Anforderungen für Finanzdienstleistungen und regulierte Branchen.
• Das Budget ist knapp: Kostenlose Tools decken gelegentliche Events ab. Kostenpflichtige Plattformen lohnen sich nur, wenn Event-Häufigkeit und Beziehungswert die Investition rechtfertigen.
• Es muss schnell laufen: Plattformen wie InviteDesk mit zweistündigem Training machen das Team sofort einsatzbereit – im Vergleich zu Implementierungen, die Monate dauern, bevor das erste Event stattfindet.

Event-Check-in in Sales-Intelligence verwandeln

InviteDesk gibt dem Sales-Team mobilen Einblick, welche VIP-Kunden gerade eingetroffen sind, synchronisiert Anwesenheitsdaten automatisch ins CRM und trackt Engagement-Muster über alle durchgeführten Events hinweg.

Die meisten Plattformen konzentrieren sich darauf, Teilnehmende schnell durch den Eingang zu schleusen. InviteDesk konzentriert sich darauf, dem Sales-Team die Kundendaten zu liefern, die sie während Events benötigen – nicht Tage später in einer Abgleich-Tabelle.

Für B2B-Teams, die jährlich 5 oder mehr Beziehungsevents durchführen, verknüpft InviteDesk Event-Anwesenheit mit Pipeline-Ergebnissen – damit nachgewiesen werden kann, welche Accounts das Programm aktiv nutzen und welche Deals auf Event-Touchpoints zurückgehen.