Les données sont vitales pour la liste des invités de votre événement, et voici pourquoi

Examiner les données historiques

Les données historiques jouent un rôle essentiel pour prédire si un invité contribuera à la réalisation de vos objectifs. Lorsque nous parlons de données historiques, il y a trois catégories à garder à l’esprit.

1. Données comportementales pendant les événements

Le premier type de données porte sur le comportement d’un invité par rapport à vos événements précédents. Voici quelques exemples :

• À quels événements cet invité a-t-il déjà participé ?
• À combien d’événements différents cette personne a-t-elle déjà été invitée ?
• Combien de fois cette personne ne s’est-elle pas présentée ?
• …

Vos données montrent-elles que votre invité s’inscrit toujours mais ne se présente jamais ? Dans ce cas, ne l’invitez plus à l’avenir.

2. Données relatives à l’activité professionnelle

Le deuxième type de données donne un aperçu de l’aspect professionnel des invités. Nous parlerons ici des données qui se rapportent aux informations professionnelles d’une personne. Voici quelques exemples de questions :

• Dans quel secteur d’activité cette personne est-elle active ?
• Quels produits cet invité achète-t-il auprès de notre organisation ?
• Le chiffre d’affaires de cette personne est-il en hausse ou en baisse ?
• …

Grâce à ces informations, le service des ventes pourrait inviter les prospects qui viennent d’avoir un premier contact à un événement décontracté, comme un dîner dans les sièges réservés aux affaires lors d’un match de football. L’atmosphère y sera plus détendue ; le scénario idéal pour en apprendre un peu plus sur l’autre.

3. Les données personnelles

Le dernier type de données est plus pratique. Ici, vous trouverez qui est l’invité en tant que personne. Mais attention : il y a beaucoup de données que vous n’êtes pas autorisé à stocker en raison du GDPR (comme la religion, les préférences sexuelles, etc.) Quelques exemples de données que vous pouvez stocker :

• Quelle fonction a cette personne ?
• Quelle langue parle-t-elle ?
• Quels sont les centres d’intérêt de cette personne ?
• Par exemple le football, l’opéra, le marketing, …

N’invitez pas quelqu’un à votre prochain événement VIP cycliste si vous savez que cette personne n’est pas intéressée par le cyclisme.

Avec ces trois types de données, vous pouvez établir un profil d’événement pour chaque invité possible. Utilisez ces informations pour établir votre liste d’invités. Vous serez en mesure d’identifier des invités de qualité. Si vous y parvenez, vous bénéficierez d’un grand nombre d’avantages…

Les données historiques ont un impact sur les résultats

Vous créerez une meilleure adéquation entre l’événement et l’invité si vous regardez les données historiques lorsque vous créez votre liste d’invités. Au bout du compte, vous constaterez une foule d’avantages. Nous allons passer en revue les cinq plus importants :

Un meilleur taux d’inscription

L’événement et les invités correspondent. Par conséquent, davantage d’invités s’inscriront à votre événement. Votre salle d’événement sera complète plus tôt que d’habitude. De plus, vous économisez le temps et les efforts nécessaires au suivi de l’ensemble du processus d’invitation.

Un meilleur ciblage signifie un meilleur retour sur investissement

Parce que vous connaissez votre public, vous serez en mesure d’attirer des invités plus qualitatifs à votre événement. Vous réalisez que des sièges remplis ne signifient pas nécessairement que vous atteindrez vos objectifs ; c’est la personne assise sur ce siège qui compte. Le bon invité, de qualité, vous permettra d’atteindre vos objectifs.

Une plus grande satisfaction des invités

Si le public cible est clairement défini, la salle d’événement sera remplie d’invités partageant les mêmes idées. Par conséquent, l’événement offrira des possibilités de réseautage intéressantes. De plus, leurs intérêts seront proches du contenu de votre événement. Les bonnes personnes et le bon contenu : la recette d’un événement réussi.

Des cadres supérieurs plus heureux

Il va sans dire que la direction est heureuse lorsque vous atteignez des objectifs prédéterminés. Par conséquent, vous aurez moins d’efforts à fournir pour justifier une injection financière supplémentaire dans votre stratégie événementielle. Ils croient en l’approche : il est maintenant temps de passer à la vitesse supérieure.

Moins de  » no-shows »

Les données historiques vous permettent de prévoir le comportement de vos invités. Une personne qui s’est souvent inscrite mais qui ne se présente pas lors de l’événement ; l’inviterez-vous au prochain événement ? Si vous ne le faites pas, vous aurez moins de déchets et moins d’occasions manquées.

Tout se résume à ce que les mauvais invités créent une spirale négative à votre événement. Il est donc préférable de réfléchir à deux fois à qui vous allez inviter. En effet, la qualité de vos invités est d’une importance capitale pour le succès de votre événement.

Un aperçu de vos données historiques

L’examen des données historiques semble plus facile à dire qu’à faire. Beaucoup d’entreprises disposent des bonnes données, mais elles sont éparpillées. Elles doivent parcourir les e-mails, les feuilles de calcul Excel, les systèmes CRM, etc. Et pour couronner le tout, elles ne savent pas toujours quelles données collecter lors des événements.

De nombreuses entreprises demandent un système centralisé pour stocker les données historiques des événements. InviteDesk est un outil qui automatise entièrement ce processus. En outre, InviteDesk vous permet d’organiser l’ensemble du processus d’invitation.