Data is levensbelangrijk is voor de gastenlijst van je business event, en hier is waarom

De kwaliteit van je gasten is de basis van een succesvol event: deze spreuk zouden we zo op een tegel bedrukken. Het is één van de belangrijkste lessen wanneer het aankomt op business events. Want als je zaal niet vol zit met de kwalitatieve gasten? Dan is het onmogelijk je objectieven te bereiken. 

Allemaal goed en wel, prediken over ‘de juiste mensen’. Maar hoe weet je nu precies wie de juiste gasten zijn voor je evenement? Een tip van de sluier; het is geen nattevingerwerk. 

Meer weten over dit onderwerp?
We schreven er een complete e-book over.

Kijk naar historische data

Historische data speelt een belangrijke rol wanneer je wilt voorspellen of een gast zal bijdragen aan je doelstellingen. Als we praten over historische data, zien we drie belangrijke soorten data:

1. Data gelinkt aan gedrag op events

Onder de eerste soort data valt informatie over het gedrag van een gast in betrekking tot je vorige events. Enkele voorbeelden zijn:

  • Op welke type events was deze gast eerder aanwezig?
  • Hoe vaak is hij/zij al uitgenodigd?
  • Hoe vaak was deze persoon een no-show?

Blijkt uit je data dat je gast zich steevast inschrijft, maar nooit komt opdagen? Nodig hem dan in de toekomst niet meer uit.

2. Zakelijke data

Deze data geeft inzicht over de zakelijke kant van de persoon. Hieronder vind je alle informatie met betrekking tot wie deze persoon is in een professionele context. Voorbeeldvragen zijn:

  • In welke sector zit deze persoon?
  • Welke producten koopt deze klant bij ons?
  • Stijgt of daalt de omzet van deze persoon?

Sales kan bijvoorbeeld iemand waar ze net een verkennend gesprek mee hebben gehad uitnodigen voor een diner op de voetbal. Daar heb je een meer ontspannen sfeer en babbel je rustig verder.

3. Persoonlijke data

Onder de laatste soort data valt de meer praktische informatie. Hier vind je terug wie de gast is als persoon. Let wel op: er is heel wat data die je volgens de GDPR wetgeving niet mag opslaan (zoals bv. religie, sexuele voorkeur, etc.). Wat je wél kan opslaan en relevant is voor je evenement:

  • Welke functie bekleedt hij/zij?
  • Welke taal spreekt hij/zij?
  • Welke interesses heeft deze persoon? Bv. voetbal, opera, marketing, …

Weet je bijvoorbeeld dat iemand absoluut geen interesse heeft in voetbal? Nodig deze persoon dan niet uit op je diner in de business seats van de volgende voetbalmatch.

Met deze soorten data vorm je een event-profiel over iedere genodigde. Die info gebruik je bij het opstellen van je gastenlijst. Zo identificeer je in een handomdraai de geschikte gasten voor je event. Wanneer je daarin slaagt, geniet je van heel wat voordelen…

Historische data creëert bottomline impact

Raadpleeg je historische data tijdens het opstellen van je gastenlijst? Dan creëer je een betere match tussen je event en de mensen die je uitnodigt. Op het einde van de rit merk je heel wat voordelen. We sommen de grootste voor je op:

Een hoger inschrijvingsratio 

Het event en de uitgenodigde gasten zijn op elkaar afgestemd. Daardoor gaan er procentueel meer genodigden zich inschrijven. Je zaal raakt dus sneller gevuld, en jij bespaart jezelf heel wat tijd en moeite om het uitnodigingsproces op te volgen.

Betere targeting betekent hogere ROI

Doordat je jouw eigen publiek beter kent, trek je kwalitatieve gasten aan op je evenement. Je beseft dat een gevuld zitje niet per se de gewenste uitkomst creëert; wie er op dat stoeltje zit is wat telt. De juiste, kwalitatieve gasten zorgen ervoor dat jij je vooropgestelde doelen vlot haalt.

Hogere tevredenheid bij gasten

Met een duidelijke doelgroep, zal de zaal zich vullen met gelijkgestemde gasten. Daardoor biedt het event hen heel wat interessante netwerk-opportuniteiten. Daarnaast sluit de inhoud nauwer aan bij hun persoonlijke interesses. De juiste mensen en de juiste inhoud: het recept voor een geslaagd event.

Tevreden senior management

Het spreekt voor zich dat management tevreden is wanneer je de vooropgestelde doelen behaalt. Dat maakt het op termijn ook makkelijker om extra investeringen te verantwoorden. Het geloof in de events is er; nu is het tijd om ze op te schalen.

Minder no-shows

Door je historische data ga je het gedrag van je gasten voorspellen. Iemand die zichzelf in het verleden vaak inschrijft, maar niet komt opdagen tijdens het event; wil je hen in de toekomst nog uitnodigen? Als je dit niet doet heb je minder waste en minder gemiste opportuniteiten.

Een overzicht van je historische data

Kijken naar je historische data klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Bij vele bedrijven staat deze informatie dan ook verspreid over: e-mails, excel-lijsten, CRM systemen, enzovoort. Bovendien weten ze niet altijd welke data er relevant is om te verzamelen tijdens een event.

Er zijn heel wat bedrijven met de vraag naar een centraal systeem om historische event-data op te slaan. InviteDesk is een tool die dit proces volledig automatiseert. Daar bovenop organiseer je met InviteDesk heel je uitnodigingsproces.

Benieuwd hoe InviteDesk jouw event op het volgende niveau brengt?

Onze laatste blogs

Menu