Se débarrasser des sièges vides et des invités inutiles? Commencez par un plan de communication complet

Avez-vous identifié votre public cible idéal? Parfait. Parce que les bons invités s’assureront que vous atteindrez vos objectifs sans effort. Mais ça ne s’arrête pas là ! Car identifier l’invité idéal ne veut pas dire qu’il se présentera…

Le prochain niveau pour la communication d'événement

Imaginez que vous organisez un événement au maximum : aucun effort n’est épargné. Mais, parce que vous étiez tellement concentré sur l’apparence de l’événement lui-même, vous avez oublié d’optimiser votre flux de communication : les invités ont reçu le même e-mail deux fois, ont reçu de mauvaises informations, etc. Votre événement peut être parfaitement organisé, l’expérience totale des invités est affectée. . Alors, investissez suffisamment de temps dans la communication que vous enverrez à vos invités.

Nous partagerons avec vous quatre des plus grands points à retenir:

Moments de contact

Quelqu’un s’abonne à votre événement et puis… silence radio. Vous pouvez être assuré que vous aurez beaucoup de non-présentations à votre événement. Mieux vaut utiliser la communication de manière stratégique pour générer un maximum de fréquentation. Voici quatre moments où vous devriez contacter les clients pour un impact important.

  • Confirmation après inscription

Informez votre invité lorsqu’il s’est inscrit avec succès à votre événement. C’est ainsi que vous enlevez tous ses doutes. Cerise sur le gâteau, vous pouvez ajouter un lien de calendrier afin que votre invité puisse automatiquement ajouter l’événement à son agenda. Désormais, plus d’excuses pour manquer l’événement.

  • En amont de l’événement

Transmettez-nous les informations pratiques sur l’événement : où les invités doivent-ils garer leur voiture ? À quelle heure sont-ils les bienvenus ? Quand l’événement commencera-t-il réellement ? Y aura-t-il de la restauration ? … Ce type d’e-mail éliminera les doutes et les questions que les clients peuvent encore avoir. Mais, en plus de cela, vous pouvez également utiliser ce contact pour enthousiasmer les gens pour votre événement !

  • Le suivi après l’événement

Prolongez l’expérience événementielle d’un invité en le contactant une fois l’événement terminé. Ici, vous pouvez remercier les invités d’être venus et vous donnerez suite à ce que vous avez promis. Comme envoyer une présentation, quelques photos de l’événement. Ou, qui sait, un bel aftermovie.

  • Demander des commentaires

Envoyez un petit sondage après qu’un événement a eu lieu et demandez aux invités leur avis. En tant qu’organisateur, vous n’apprendrez pas seulement de ces idées. Vous donnerez également aux gens le sentiment que vous vous souciez de leur opinion (et à juste titre). Cela aura un effet positif sur la façon dont ils regardent votre événement et votre marque

Icoon voor Geverifieerd door de community

Contactez-vous vos invités à ces différents moments ? Vous aurez alors plus de chances que vos invités se présentent à votre événement. De plus, vous avez un bon flux de communication après votre événement. Cela incitera les gens à revenir sur vos futurs événements. Pour résumer : ces efforts génèrent un effet positif à long terme sur votre taux de participation.

Branding

Le sentiment que ressentent les invités lorsqu’ils pensent à votre événement commence dès le premier e-mail. C’est une bonne idée d’utiliser l’image de marque de votre événement dans toutes les formes de communication. Lorsque tout est dans le même style, les invités auront une image positive et cohérente de votre événement.

 

De plus, chaque moment de communication est une chance de créer une meilleur perception de la marque. InviteDesk met toutes vos invitations et e-mails dans un seul style en un claquement de doigt. Vous disposez désormais d’un contenu de marque à chaque contact : de la confirmation au dernier e-mail de suivi.

Ciblage

Atteignez les bons clients et prospects et approchez-les avec un contenu qui correspond à leurs intérêts. Une adéquation entre votre public cible et votre offre se traduira par une audience plus large. De plus, un bon ciblage attirera le type de clients qui contribuent à vos objectifs.

 

Comme dit dans le premier paragraphe, la personnalisation est une bonne pratique. Lorsque vous approchez personnellement votre public cible, le reste du message résonnera encore mieux. Ce n’est pas toujours aussi simple d’un point de vue marketing. C’est pourquoi votre service commercial joue également un rôle énorme…

Implication de votre service commerciale

Le service commercial connaît mieux vos clients et prospects. Ils peuvent vous dire précisément qui appréciera votre prochain événement. C’est pourquoi vous devez impliquer le plus tôt possible les ventes dans vos événements commerciaux.

 

Car si les commerciaux se sentent impliqués et comprennent bien le contenu, les objectifs et le public cible de l’événement ? Ensuite, ce sera un jeu d’enfant pour eux d’identifier les bons invités et de les inviter aussi personnellement que possible.

Stay on top of all your communication

Garder une trace de qui vous envoyez quoi quand n’est pas toujours facile. Lorsque vous invitez beaucoup de personnes différentes, il peut arriver que :

  • Les gens reçoivent le double d’e-mails.
  • Les invités reçoivent des rappels lorsqu’ils n’ont été invités que récemment.
  • Vous oubliez quelqu’un que vous avez invité.

Cela apparaît comme très amateur et peut conduire à moins de personnes qui se présentent.

Un outil qui automatise et surveille toutes vos communications peut vous aider énormément. Il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble transparente de toutes les communications sortantes. De cette façon, vous pouvez :

  • Suivez en temps réel qui a reçu quoi, quand.
  • Gardez le contrôle de votre processus d’invitation.
  • Agissez rapidement lorsque des problèmes surviennent. Par exemple, lorsqu’il n’y a pas assez de personnes inscrites.

L’outil InviteDesk est une plateforme entièrement automatisée. Il vous permet de créer votre communication événementielle dans le style de votre marque et de l’envoyer de manière entièrement automatisée. Il offre également un aperçu en direct de tous vos contacts, vous pourrez donc intervenir si nécessaire.

Allez-vous booster votre prochain événement d’entreprise?

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