Komaf maken met lege zitjes en irrelevante gasten? Start met een totaal communicatieplan

Heb je voor je event je ideale doelpubliek geïdentificeerd? Top, want de juiste gasten zorgen ervoor dat je jouw event-doelstellingen vlot haalt. Al stopt het niet daar, want de juiste gast identificeren, betekent nog niet dat hij/zij ook effectief zal opdagen…

Wil je dat meer gasten opdagen op je event? Dan start alles met een compleet communicatieplan. In deze blog ontdek je hoe je jouw eventcommunicatie naar het volgende niveau tilt, zodat er een maximum aan gasten opdaagt.

Event-communicatie op een hoger niveau

Stel, je organiseert een event tot in de nopjes. Alles erop en eraan! Maar, doordat je zo gefocust was op hoe je event er op de dag zelf zal uitzien, liep de communicatie wat stroef: gasten kregen meermaals dezelfde mail, kregen foute informatie, etc. Dan mag je event zelf perfect geregeld zijn, de totaalbeleving bij de gast is aangetast. Besteed dus genoeg aandacht naar alle communicatie die je uitstuurt naar je gasten.

We delen vier grote aandachtspunten met je:

Contactmomenten

Iemand zichzelf laten inschrijven en nadien… radio silence. Je mag er zeker van zijn dat er dan heel wat no-shows zullen zijn op je event. Je communicatie zet je dus tactisch in, om een maximale opkomst te genereren. Om jou te helpen delen we vier momenten waarop contact met je gasten een grote impact creëert.

Bevestiging na inschrijven:
Laat je gast weten dat hij zich succesvol heeft ingeschreven voor je event. Zo neem je alle twijfels bij hem weg.

Als kers op de taart voeg je een linkje toe in de mail, zodat hij het event, mét de locatie automatisch in de digitale agenda kan zetten. De kans dat hij je event nu nog over het hoofd ziet is nu veel kleiner.
De aanloop voor het event
Stuur je gasten praktische informatie over je event: Waar moeten ze zich parkeren? Vanaf hoelaat zijn ze welkom? Wanneer start het evenement? Zal er eten voorzien zijn?… Zo neem je de laatste vragen weg. Bovendien kan je dit moment gebruiken om je gasten extra enthousiast te maken voor je event!
Opvolgmail na het event
Laat de ervaring van je event wat langer duren door na afloop iedereen die aanwezig was te contacteren. Tijdens dat contact bedank je hen voor hun komst, en volg de zaken op die je tijdens het event beloofde. Zo voeg je bijvoorbeeld je presentatie toe, enkele foto’s, of wie weet: een prachtige aftermovie
Feedback vragen
Als organisator leer je het meest bij wanneer je luistert naar wie op je event aanwezig was. Met een kleine enquête pols je naar hun beleving. Daar bovenop geef je hen het gevoel dat je hun mening belangrijk vindt: dat draagt dan weer bij aan hun beeld over jou.

Neem je op deze verschillende momenten contact op met je gasten? Dan is de kans beduidend hoger dat gasten zullen opdagen op je event. Daarnaast heb je communicatie na afloop van je event. Deze zorgt er dan weer voor dat gasten in de toekomst meer geneigd zijn om naar je event te komen. Deze inspanningen creëren langetermijneffecten op je opkomstpercentage.

Branding

Het gevoel dat gasten hebben bij je event start al bij de allereerste email. Laat daarom de huisstijl van je event of bedrijf doortrekken in alle communicatie. Staat alles in dezelfde stijl? Dan gaan gasten een positief, consistent beeld hebben over je event.

Daarnaast is elke communicatie over je event een kans om awareness te creëren. Met InviteDesk zet je al jouw uitnodigingen en emails within the snap of a finger in dezelfde huisstijl. Zo heb je branded content tijdens ieder contactmoment: van bevestiging tot een laatste opvolgmail.

Targeting

Bereik de juiste klanten & prospects, en benader hen met content die aansluit op hun interesses. Een match tussen je doelpubliek en het aanbod zorgt voor een hogere opkomst. Bovendien trekt een goede targeting het type gasten aan die bijdragen aan je objectieven.

Zoals in de intro aangehaald, is personalisering een best practise. Spreek je doelpubliek persoonlijk aan: dan zal de rest van de boodschap beter resoneren. Vanuit een marketing aspect is dit niet altijd een simpele opdracht. Daarom speelt je sales afdeling hier ook een grote rol…

Sales involvement

De sales afdeling kent je klanten en prospecten het best. Zij kunnen perfect aangeven wie er goed aansluit bij je volgende event. Daarom is het best dat je de sales afdeling al zo vroeg mogelijk betrekt bij je business event.

Want als sales zich betrokken voelt en goed begrijpt wat de inhoud, objectieven en de doelgroep van het event is? Dan is het voor hen ook een piece of cake om de juiste gasten te identificeren en hen zo persoonlijke mogelijk uit te nodigen.

Blijf on-top-of-things met al je communicatie

Het overzicht bewaren over wie je wat, wanneer hebt gestuurd is geen eitje. Als je veel mensen hebt uitgenodigd komt het wel eens voor dat je:

Iemand dubbel stuurt,
dat je een reminder stuurt naar iemand die nog maar een uur geleden werd uitgenodigd,
of dat je iemand over het hoofd ziet.

Dit komt als organisator komt erg amateuristisch over en kan ervoor zorgen dat minder mensen opdagen.

Een tool die je communicatie automatiseert & monitort helpt je al een heel eind verder. Het is enorm belangrijk om een transparant overzicht te houden van alle uitgaande communicatie. Want zo kan je:

Real-time opvolgen wie, wat, wanneer heeft ontvangen.
De controle behouden over heel het uitnodigingsproces.
Tijdig ingrijpen wanneer er zich problemen voordoen, bijvoorbeeld bij een tekort aan inschrijvingen.

De tool van InviteDesk is een volledig geautomatiseerd platform. Jij stelt er alle communicatie over je event op in jouw eigen huisstijl en stuurt deze volledig geautomatiseerd uit naar jouw doelpubliek. Bovendien biedt het platform live inzichten over al je contacten, zodat jij meteen kan inspringen wanneer nodig.

Will you boost your next business event?

Ik vraag een demo aan