Débloquer un ROI événement extraordinaire: les 4 enjeux clés

 

Permettez-moi de vous poser la même question que nous posons à nos clients: « D’où vient le retour sur investissement de votre événement ? » La plupart des réponses commencent par « Ça dépend… », ce qui est logique. Il est difficile de faire rentrer chaque événement et ses objectifs dans le même moule. Parfois, les conversations sur le retour sur investissement révèlent certaines frustrations: « Beaucoup de gens ne se sont pas présentés, et nous ne savons pas pourquoi » ou « L’événement était génial, mais le suivi a été gâché ». Par conséquent, nous avons réalisé que les obstacles communs concernant le retour sur investissement sont rarement des choses comme la restauration ou la planification, mais ont beaucoup plus à voir avec la fréquentation de vos invités et la façon dont ils sont engagés. Car typiquement, ces événements ont pour but de renforcer les relations professionnelles, et in fine générer de nouvelles opportunités d’affaires. C’est là que réside le retour sur investissement, c’est ce qui doit être la priorité numéro un. Cependant, libérer ce potentiel de retour sur investissement entraîne souvent des défis bien connus.

Event ROI

Découvrir le cœur du véritable retour sur investissement des événements

Si nous parlons d’augmenter le retour sur investissement d’un événement, nous devons d’abord comprendre dans quels domaines nous pouvons avoir l’impact le plus significatif. Alors décortiquons votre événement commercial typique et définissons ce qui contribue le plus à leur retour sur investissement. Les événements peuvent être divisés en deux grandes composantes:

  1. Le bon contenu: Lieu, décoration, restauration, line-up des intervenants, animations, etc. En gros, tout ce qui est destiné à créer la bonne expérience.
  2. Les bons invités: tous ceux qui sont invités et/ou interagissent avec l’événement, par le biais du marketing événementiel

Maintenant, pour un exercice assez simple : lequel de ces deux composants est votre billet pour le paradis en ce qui concerne les événements à haut retour sur investissement? Si vous avez deviné « Les bons invités », vous avez raison. Après tout, à quoi sert une salle de conférence entièrement équipée et remplie d’absolument personne? D’autre part, réunissez délibérément quelques personnes et vous aurez quelque chose avec quoi travailler. Attention ; nous ne disons pas que le contenu n’est pas important, bien sûr. Cela a bien sûr un impact direct sur le coût de votre retour sur investissement, mais aussi une influence considérable sur ce qui attire les gens vers un certain événement en premier lieu. Qu’il s’agisse du programme de l’événement, du lieu ou même de l’apparence de l’invitation, l’enthousiasme des gens peut être déclenché par un certain nombre de choses. Vous ne pourrez donc jamais attribuer 100% du potentiel ROI de votre événement aux bons invités. Le bon contenu sera toujours au service des bons invités et non l’inverse. Désormais, lorsqu’il s’agit de trouver les bons invités, quatre facteurs clés définissent son succès:

  1. Quantité: Votre fréquentation est-elle à pleine capacité ou la dépasse-t-elle ? Oui? Génial. Non? Hmm.
  2. Qualité: Idéalement, vous êtes en mesure d’attirer les invités haut de gamme que vous voulez vraiment à votre événement, pas seulement ceux qui étaient « faciles à obtenir ».
  3. Engagement: c’est là que vos développeurs d’affaires entrent en jeu ; avant, pendant et après.
  4. Contrôle et coopération: Pour réaliser tout ce qui précède de manière rentable et rapide.

Inutile de dire que tout cela est très étroitement lié. Un grand nombre d’invités de qualité pourrait inciter votre équipe de vente à améliorer son jeu d’engagement, tandis qu’un engagement accru pourrait conduire à des invités de meilleure qualité, par exemple.

 

 

Event ROI

Défi 1: Nombre d'invités

Le défi le plus évident est bien sûr de remplir les chaises. Vous avez besoin d’une salle comble ou de dépasser votre objectif flexible si vous voulez que le taux de participation soit un succès. Mais que se passe-t-il si un nombre considérable de chaises semblent rester vides? Avez-vous un plan d’activation dans la chambre à déclencher en cas de besoin? Qu’en est-il des non-présentations? Avez-vous une idée de la probabilité qu’un participant soit réellement présent? Pouvez-vous attribuer en toute confiance un siège susceptible de ne pas se présenter à quelqu’un d’autre?

Défi 2: Qualité des clients

Alors que le retour sur investissement de l’augmentation de la quantité peut être mesuré en chiffres exacts, le potentiel de retour sur investissement de la qualité n’est pas si simple à déterminer. Qu’est-ce qui définit les invités qualitatifs? Eh bien, comme nous l’avons couvert dans l’introduction, cela dépend. Comme le retour sur investissement dépend des objectifs de votre événement, la qualité de votre participation l’est également. Vous voudrez peut-être que vos meilleurs clients soient présents, ou plutôt que vos prospects les plus prometteurs viennent. Ou les deux, même. Quels que soient les profils recherchés, vous préférerez les têtes de liste, les invités de premier rang, pour être présents à tout prix. Ceux-ci peuvent changer d’un événement à l’autre, bien sûr. Tous les événements n’ont pas le même objectif et ne nécessitent donc pas le même type d’invités de premier plan.

 

Défi 3: Mobilisation

À quoi bon avoir un service à thé en porcelaine coûteux lorsque vous ne l’utilisez pas? Il en va de même pour votre liste d’invités haut de gamme. Obtenir tout le monde que vous désirez au même endroit, en même temps, n’est pas une mince affaire. Il faut une stratégie de pré-communication vraiment solide pour y parvenir. Donc, si vous avez ensuite traversé tous ces ennuis pour attirer les invités à votre événement et les laisser ensuite à la merci de votre programme ou de vos divertissements, les occasions manquées s’accumuleront rapidement. Comme nous l’avons dit précédemment, la majorité des événements en direct visent à renforcer les relations professionnelles et à générer de nouvelles opportunités commerciales. L’événement en lui-même ne peut pas atteindre cet objectif pour votre organisation. Vous avez besoin de vos employés sur le sol, en vous assurant que vos invités ressentent la valeur de leur présence et en discutant de la façon dont ils pourraient peut-être se rendre service les uns aux autres. Même après la fin de l’événement, interagir avec vos invités (et même les non-présentations) est essentiel si vous voulez créer autant d’opportunités, et par conséquent de retour sur investissement, que possible.

Défi 4: Contrôle et travail d'équipe

Ce quatrième défi résume en quelque sorte tous les précédents. Parce que si tout semble parfaitement raisonnable en théorie, c’est l’exécution qui fait vraiment ressortir les défis et les frustrations. Tout comme vous vous asseyez autour de la table pour définir l’apparence, la restauration, la musique, la programmation … vous devez accorder autant, sinon plus, d’attention à votre marketing événementiel pour réussir les trois aspects précédents : quand allez-vous envoyer les invitations? Qui est responsable de quelle partie de la liste? Comment garderez-vous la vue d’ensemble? Qu’en est-il des non-présentations? Quel rôle joue l’équipe commerciale? Comment les maintenez-vous à jour? Comment rationalisez-vous leur communication vers les clients? Qui s’occupera de qui pendant l’événement? Comment saurez-vous si quelqu’un est arrivé? Que communiquerez-vous à qui lorsque l’événement sera terminé? … Nous pouvons continuer encore et encore, et vous aussi si vous y réfléchissez un instant. Trop souvent, ces choses ont tendance à être négligées ou ne nécessitent pas l’effort qu’elles nécessitent.
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D’une certaine manière, rencontrer un ou plusieurs de ces quatre défis peut être une bonne chose. Cela signifie que le retour sur investissement est votre priorité et que vous prenez le marketing événementiel au sérieux. L’étape suivante consiste à respecter le défi et à lui accorder l’attention qu’il requiert. Lorsque vous rencontrez l’inévitable moment « il doit y avoir une meilleure solution », sachez que des solutions existent. Contactez InviteDesk pour découvrir comment nous pouvons non seulement résoudre vos problèmes, mais aussi créer des opportunités supplémentaires en cours de route.
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