Evenementen die écht iets opbrengen: de 4 belangrijkste uitdagingen

Laat me je dezelfde vraag stellen die we aan onze klanten stellen: “Waar komt de opbrengst van je evenement vandaan?” De meeste antwoorden beginnen met “Het hangt ervan af…”, wat logisch is. Het is moeilijk om elk evenement en zijn doelstellingen in dezelfde vorm te gieten. Soms geven de opbrengst-gesprekken aanleiding tot wat frustraties: “Veel mensen kwamen niet opdagen en we weten niet waarom,” of “Het evenement was geweldig, maar de follow-up was geen succes.” We realiseerden ons dan ook dat mogelijke obstakels wat betreft de opbrengst zelden zaken zijn als catering of planning, maar dat ze veel meer te maken hebben met de aanwezigheid van je gasten en de manier waarop ze betrokken zijn bij het evenement. Want standaard zijn deze evenementen bedoeld om professionele relaties te versterken en uiteindelijk nieuwe zakelijke kansen te genereren. Dat is waar de opbrengst ligt, dat is wat de eerste prioriteit moet zijn. Echter, het ontgrendelen van dat opbrengst-potentieel leidt vaak tot een aantal bekende uitdagingen.

Event ROI

Wat is de kern van de evenement ROI

Als we gaan praten over het verhogen van je opbrengst, moeten we eerst begrijpen op welke gebieden we de grootste impact kunnen hebben. Dus laten we je typische bedrijfsgeoriënteerde evenement ontleden en bepalen wat het meest bijdraagt aan hun opbrengst. Evenementen kunnen worden opgesplitst in twee grote componenten:

  1. De juiste inhoud: Locatie, decoratie, catering, gastsprekers, entertainment, etc. In principe alles wat bedoeld is om de juiste ervaring te creëren.
  2. De juiste gasten: Iedereen die is uitgenodigd voor en/of betrokken is bij het evenement, door middel van eventmarketing.

Nu, voor een vrij eenvoudige oefening: Welke van deze twee componenten is je ‘’ideale kans’’ als het gaat over hoge evenement-ROI? Als je “de juiste gasten” hebt geraden, heb je gelijk . Want wat heb je aan een volledig ingerichte conferentiezaal die vol is met absoluut niemand? Aan de andere kant, breng een paar mensen doelbewust samen en je hebt iets om mee te werken. Let wel, we zeggen natuurlijk niet dat de inhoud niet belangrijk is. Het heeft natuurlijk een directe invloed op de kostenkant van je ROI, maar ook een aanzienlijke invloed op wat mensen in de eerste plaats naar een bepaald evenement trekt. Of het nu gaat om het programma van het evenement, de locatie of zelfs de uitstraling van de uitnodiging, het enthousiasme van mensen kan door heel wat dingen worden getriggerd. Je kunt dus nooit 100% van het ROI-potentieel van je evenement toeschrijven aan de juiste gasten. Echter, de juiste inhoud zal altijd in dienst staan van de juiste gasten en niet andersom. Nu, als het gaat om de juiste gasten, zijn er vier belangrijke factoren die het succes bepalen:

  1. Kwantiteit:  Is het aantal aanwezigen op volle capaciteit van de zaal of overtreft ze deze? Ja? Geweldig. Nee? Hmm.
  2. Kwaliteit: In het ideale geval heb je enkel de top gasten die je echt wilt op je evenement, niet alleen degenen die “makkelijk te krijgen” waren.
  3. Betrokkenheid: Dit is waar je verkoopploeg in het spel komt; voor, tijdens en na.
  4. Controle en opvolging: Om al het bovenstaande te bereiken op een kosteneffectieve, tijdbesparende manier.

Uiteraard zijn deze allemaal zeer nauw met elkaar verbonden. Veel kwaliteitsgasten kunnen bij je verkoopteam hun betrokkenheid verhogen, terwijl meer betrokkenheid van de sales ploeg bijvoorbeeld kan leiden tot betere kwaliteit van de gasten.

Event ROI

Uitdaging 1: Kwantiteit van gasten

De meest voor de hand liggende uitdaging is natuurlijk het vullen van plaatsen. Om de aanwezigheidsgraad een succes te noemen heeft een full house nodig of je overtreft je flexibel doel. Maar wat als de inschrijvingen helemaal niet zo vlot lopen als verwacht? Heb je een activeringsplan klaar als dat nodig is? Hoe zit het met no-shows? Heb je een idee van de kans dat er daadwerkelijk een deelnemer aanwezig is? Kan je met vertrouwen een waarschijnlijke no-show plaats aan iemand anders toewijzen?

Uitdaging 2: Kwaliteit van gasten

Hoewel het verhogen van de kwantiteit in exacte getallen kan worden gemeten, is het verhogen van de kwaliteit niet zo eenvoudig te bepalen. Wat definieert kwalitatieve gasten? Wel, zoals we in de inleiding al aangaven, hangt het ervan af. Aangezien de opbrengst afhankelijk is van de doelstellingen van je evenement, is de kwaliteit van je gasten dat ook. Je wilt misschien dat je beste klanten aanwezig zijn, of liever dat je meest veelbelovende prospects komen. Of zelfs beide. Wat de gewenste profielen ook zijn, je zal de voorkeur geven aan de top van de lijst, de meest gegeerde genodigden, om in alle gevallen aanwezig te zijn. Deze kunnen natuurlijk van evenement tot evenement veranderen. Niet elk evenement heeft hetzelfde doel en vereist dus ook niet dezelfde soort van niveau 1-gasten.

Uitdaging 3: Betrokkenheid

Wat heeft het voor zin om een duur porseleinen theeservies te hebben als je het niet gaat gebruiken? Hetzelfde geldt voor je high-end gastenlijst. Iedereen die je wenst op dezelfde locatie te krijgen, op hetzelfde moment, is geen kleinigheid. Er is een echt uitgewerkte pre-communicatie strategie nodig om dit te bereiken. Dus als je dan al die moeite doet om de gasten op je evenement te krijgen en ze dan aan het lot van je programma of entertainment overlaat, zullen de gemiste kansen zich snel opstapelen. Zoals we al eerder zeiden, gaat het bij de meeste live-evenementen om het versterken van professionele relaties en het genereren van nieuwe zakelijke kansen. Het evenement op zich kan dit niet bereiken. Je hebt je collega’s nodig, om ervoor te zorgen dat je gasten de waarde van hun aanwezigheid voelen, en om te praten over hoe ze elkaar misschien van dienst kunnen zijn. Zelfs na afloop van het evenement is het van cruciaal belang dat je je gasten (en zelfs de no-shows) aanspreekt als je zoveel mogelijk kansen wilt creëren, en zoveel opbrengst, als je maar kunt.

Uitdaging 4: Controle en teamwork

Deze vierde uitdaging omvat alle voorgaande, in een zekere zin. Want hoewel alles in theorie heel redelijk klinkt, is het de uitvoering die de uitdagingen en frustraties echt naar boven brengt. Net als je rond de tafel gaat zitten om de look-and-feel, de catering, de muziek, de sprekers en al wat erbij hoort vast te leggen, moet je net zoveel, zo niet meer, aandacht besteden aan je eventmarketing: Wanneer verstuur je de uitnodigingen? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de lijst? Hoe hou je het overzicht? Hoe zit het met de no-shows? Welke rol heeft het salesteam? Hoe hou je ze op de hoogte? Hoe geef je de communicatie door naar de klanten?  Wie zorgt er tijdens het evenement voor wie? Hoe weet je of er iemand is aangekomen? Wat communiceer je met wie als het evenement voorbij is? … We kunnen doorgaan, en jij ook, als je er even over nadenkt. Te vaak worden deze dingen over het hoofd gezien of krijgen ze niet de input die ze vereisen. In een andere blogpost geven we enkele tips hoe je je verkoopsteam bij evenementen kunt betrekken.

 

In een zekere zin kan het goed zijn om één of meer van deze vier uitdagingen tegen te komen. Het betekent dat de opbrengst van je events je prioriteit is en dat je evenementenmarketing serieus neemt. De volgende stap is de uitdaging erkennen en ze op de juiste manier aanpakken. Wanneer je het onvermijdelijke “er moet een betere manier zijn” moment tegenkomt, weet dan dat er oplossingen bestaan. Neem een kijkje bij InviteDesk om uit te zoeken hoe we niet alleen problemen kunnen oplossen, maar hoe we ook extra opportuniteiten kunnen creëren.

Onze laatste blogs

Menu