Comment engager vos équipes commerciales pour des événements

Que vous organisiez vous-même un événement ou que vous recherchiez des événements appropriés à utiliser comme plate-forme d’opportunités commerciales, impliquez votre équipe de vente dès le départ. La plus grosse erreur que vous puissiez faire est de ne frapper à la porte des ventes qu’à mi-chemin de la préparation parce que vous n’en aviez pas encore « besoin », jusqu’à ce moment-là. Poser des questions et demander des commentaires peut sembler contre-intuitif puisque vous essayez de les déranger le moins possible, mais vous devez les traiter comme des associés et non comme des atouts.

Décidez ensemble du but de l’événement. Quel type d’événement conviendrait le mieux ? Que veut-on en retirer ? Quels clients ou prospects feraient des invités idéaux, et pourquoi ? etc.

Être sur la même page dès le début est crucial pour rester aligné tout au long du processus. Vous pourrez éviter un tas de questions « mais pourquoi » et de petits désagréments si votre équipe de vente sait ce qui se passe.

Tenir votre équipe de vente informée se fait principalement par le biais de réunions ou d’e-mails. Vous rencontrerez les limites de ces supports assez tôt lors de votre préparation, car la prochaine étape consiste à inviter des invités, ce qui signifie gérer pas mal d’administration collectivement avec votre équipe de vente. Il est assez facile de compiler une liste ensemble, mais au fil du temps, c’est en la gardant à jour et accessible que les difficultés émergent. Si vous avez déjà organisé des événements, vous ne savez que trop bien que garder la paperasse serrée est le meilleur moyen d’économiser du temps et de la frustration.

Vous trouverez ci-dessous une liste de souhaits de fonctionnalités souhaitées par de nombreux services marketing après avoir rencontré la frustration de l’administration la première fois:

 

• Les membres de l’équipe commerciale doivent pouvoir ajouter eux-mêmes de nouvelles opportunités (clients, prospects…) sans avoir à mettre à jour des listes à divers endroits ou à prévenir l’équipe marketing. Et quand ils le font, le marketing doit le savoir.
• Dès qu’un nouvel invité a été ajouté, cet invité doit recevoir automatiquement la bonne communication.
• Votre équipe de vente ne devrait pas trop se soucier de la rédaction et de la mise en page. Il leur est fourni.
• Les modifications supplémentaires apportées à la liste des invités (refus, personne supplémentaire, préférences de restauration, etc.) devraient prendre une fraction de seconde pour s’adapter.
• Lorsqu’une personne refuse, placez les personnes suivantes dans la file qui seront invitées automatiquement, afin que vos places continuent de se remplir.
• La possibilité de définir et de suivre les disponibilités ou les quotas par vendeur, car tôt ou tard le directeur des ventes demandera une mise à jour du statut pour s’assurer que chacun fait sa part.
• Capable d’assurer la transparence à tout moment lorsque vos équipes travaillent à différents endroits.

L’application InviteDesk est un bon exemple de la façon dont la technologie peut aider. Cette courte vidéo illustre certaines des fonctionnalités. (l’article continue sous la vidéo)

 

 

« Quand envoyons-nous le dernier e-mail de rappel? » -« C’est quoi déjà le code vestimentaire? » – « Puis-je encore ajouter ce prospect à la liste des invités? » – « A quelle heure les invités arriveront-ils exactement? »

Toutes les questions de dernière minute familières à l’approche de votre événement. Vous aurez probablement les informations à portée de main dans un document Google ou Word, envoyé par courrier à plusieurs reprises. Pourtant, il se perd toujours d’une manière ou d’une autre. La solution la plus simple consiste à désigner une et une seule source d’information dédiée. Cette source doit être fiable, conviviale et accessible en permanence pour garantir une adhésion transparente de toutes les personnes impliquées.

Les derniers jours avant un événement sont assez mouvementés tels quels, vous voudrez donc éviter autant de questions inutiles et chronophage que possible.

Organiser un événement avec des invités de premier plan, pour découvrir que votre équipe de vente est entassée dans un coin en train de boire du champagne, est une énorme perte d’efforts et de budget. Bien sûr, les événements doivent être amusants pour tout le monde, mais ils sont avant tout destinés à créer des opportunités commerciales. Alors expliquez-leur clairement ce que l’on attend d’eux lors de l’événement.

Votre priorité lors de l’événement devrait être un processus d’inscription fluide pour tous les invités. C’est le premier point de contact sur place alors faites en sorte qu’il soit efficace et agréable. De plus, avoir une liste facilement accessible et mise à jour à la volée permettra à votre équipe de vente de savoir qui est arrivé à quelle heure. Ils cherchent à accueillir personnellement certains invités de haut niveau, il est donc indispensable de relayer l’arrivée immédiatement.

La fin de l’événement ne signifie pas la fin de vos efforts de marketing et de vente. Vous voudrez toujours contacter les participants pour diverses raisons : un grand merci pour votre participation, l’envoi d’un after-movie, ou déjà les enthousiasmer pour le prochain événement. Ou faites en sorte que les ventes atteignent les nouveaux contacts qu’ils ont établis avec cette offre exclusive qu’ils ne voudraient pas manquer.

Quelle que soit la raison, les ventes seront à nouveau impliquées. Vous devriez avoir à leur disposition une liste de participants impeccable sur laquelle baser votre stratégie de suivi. Encore une fois, il s’agit d’impliquer à fond le service commercial tout en lui simplifiant au maximum la vie.

Le dernier résultat, mais peut-être le plus important, en cochant toutes les cases précédentes, est que vous serez en mesure de mesurer le succès de votre événement ET de le transmettre à votre équipe de vente. Une importation ou une mise à jour (automatique) sans tracas de leurs contacts dans votre logiciel CRM ou ERP est un must, pas un luxe. Montrer le fruit de leur travail est le meilleur moyen de les embarquer pour le prochain événement, et le suivant, et le suivant…

Nous savons combien d’argent et de temps peuvent être perdus dans ces soi-disant « petits détails ». Et si vous avez déjà été en charge de la gestion d’événements, il y a de fortes chances que vous le sachiez aussi et à quel point cela peut être frustrant. C’est pourquoi nous sommes fiers du fait qu’InviteDesk est un outil très convivial qui est rapidement accepté dans tout type d’organisation. Alors, s’il vous plaît, contactez-nous chaque fois que vous pensez avoir besoin d’une plate-forme fiable et éprouvée pour vous attaquer de front à ces problèmes.