Hoe je jouw verkoopsteam bij evenementen kunt betrekken

Het bijwonen van (klanten) evenementen is voor veel salesteams vanzelfsprekend. Hen helpen bij het opzetten ervan wordt echter gezien als ”de taak van marketing, niet die van hen”.

Het probleem is dat de input van de sales en de samenwerking met hun nodig zijn om zo een zaal vol te krijgen met de topgasten die ze wensen. Met andere woorden: u zal hen er dus van moeten overtuigen dat het in hun belang is om mee te werken aan de communicatie van het evenement. Om de meeste opbrengst uit uw evenement te halen, is een vlotte samenwerking tussen marketing en sales een absolute must. Maar hoe kunt u uw salescollega’s inschakelen om zo een vlotte samenwerking te garanderen?

de oplossing is eenvoudig en uitdagend tegelijk: verhoog hun betrokkenheid en minimaliseer tegelijkertijd hun extra werkdruk.

InviteDesk App

1. Betrokkenheid vanaf het begin

Of u nu zelf een evenement organiseert of op zoek bent naar geschikte evenementen om te gebruiken als een platform om zaken te doen, betrek uw salesteam er vanaf het begin bij. De grootste fout die u kunt maken, is dat u pas halverwege de voorbereiding bij de salesploeg aanklopt omdat u ze tot dan toe nog niet “nodig” had. Hen dingen vragen vanaf het begin van het proces lijkt misschien raar aangezien u ze zo min mogelijk wilt storen, maar zo maak je van hen een echte partner.

Beslis samen wat het doel van het evenement is. Wat voor soort evenement zou het meest geschikt zijn? Wat willen we eruit halen? Welke klanten of prospecten zouden de ideale gasten zijn, en waarom? etc.

Het is belangrijk om vanaf het begin uw salesteam op de hoogte te houden van alles om zo doorheen het proces altijd op één dezelfde lijn te staan. U zult een hoop “maar waarom” vragen en kleine ergernissen kunnen vermijden als uw verkoopteam weet wat er aan de hand is en waarover het gaat.

2. Tijdens het uitnodigingsproces

Zodra het uitnodigingsproces loopt, wordt het snel een uitdaging om iedereen op de hoogte te houden.  Het begint met een centrale Excel lijst, maar naarmate de tijd vordert, wordt het een uitdaging om deze lijst actueel en toegankelijk te houden voor iedereen. Als u ervaring heeft met het organiseren van evenementen, zou u wellicht hebben ondervonden dat een goed onderhouden administratie, frustratie en tijdsverlies aanzienlijk beperken.

Hieronder vindt u een verlanglijstje met functionaliteiten die veel marketingafdelingen wilden hebben nadat ze de eerste keer frustraties ondervonden bij de opvolging:

      • De leden van het verkoopteam moeten zelf nieuwe opportuniteiten kunnen toevoegen (klanten, prospecten, …) zonder dat ze de lijsten op verschillende plaatsen moeten bijwerken of het marketingteam op de hoogte moeten brengen.
      • Zodra er een nieuwe gast is toegevoegd, moet hij of zij automatisch de juiste communicatie ontvangen.
      • Uw salesteam moet zich niet veel zorgen maken over copywriting en opmaak. Het is voor hen voorzien.
      • Extra wijzigingen in de gastenlijst (annulatie, extra inschrijvingen, cateringvoorkeuren, etc.) moeten in een fractie van een seconde worden aangepast.
      • Als een persoon annuleert, nodig dan automatisch een volgende gast uit zodat al je plaatsen vol zitten.
      • De mogelijkheid hebben om beschikbaarheid of quota’s per verkoper in te stellen en bij te houden, want vroeg of laat zal de salesmanager een statusupdate vragen om er zeker van te zijn dat iedereen zijn steentje bijdraagt.
      • In staat zijn om te allen tijde transparantie te bieden wanneer uw teams op verschillende locaties werken.

De InviteDesk app is een goed voorbeeld van hoe de technologie je al een eind kan helpen. Deze korte video illustreert een aantal van die mogelijkheden.  (artikel gaat verder onder de video)

3. Vlak voordat het begint

Wanneer sturen we de laatste herinneringsmail?”  –Wat is de dresscode ook alweer” – Kan ik deze prospect nog steeds toevoegen aan de gastenlijst?” – Hoe laat komen de gasten precies aan

Al te bekende last-minute vragen wanneer uw evenement dichterbij komt. Waarschijnlijk heeft u de informatie in een Google- of Word-doc klaarliggen, die u al meerdere malen per mail hebt opgestuurd. Toch raakt het altijd op de een of andere manier verloren. De eenvoudigste oplossing is om één centrale plek van informatie te hebben die iedereen weet te vinden. Deze bron moet betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en continu toegankelijk zijn om de inzet van alle betrokkenen te garanderen.

De laatste dagen voor een evenement zijn al hectisch genoeg, dus u wilt zoveel mogelijk onnodige tijdrovende vragen vermijden.

4. Tijdens het evenement

Het opzetten van een evenement met topgasten, alleen om erachter te komen dat uw verkoopteam samen in een hoekje champagne drinkt, is een enorme verspilling van moeite en budget. Zeker, evenementen moeten voor iedereen leuk zijn, maar ze zijn in de eerste plaats bedoeld om zakelijke kansen te creëren. Dus breng ze duidelijk op de hoogte van wat er van ze verwacht wordt op het evenement.

Uw prioriteit op het evenement moet een vlot registratieproces zijn voor alle gasten. Het is het eerste contact op het terrein, dus maak er een efficiënt en prettig evenement van. Bovendien kan uw verkoopteam dankzij een gemakkelijk toegankelijke lijst, die on the fly wordt geüpdatet, weten wie op welk moment is aangekomen. Ze willen bepaalde topgasten persoonlijk welkom heten, dus het is een must om de aankomst onmiddellijk door te geven.

5. De opvolging na afloop

Het einde van het evenement betekent niet het einde van uw marketing- en verkoopinspanningen. U zult nog steeds contact willen opnemen met de aanwezigen om verschillende redenen: Een dankwoord voor uw komst, het sturen van een after-movie, of hen al enthousiasmeren voor het volgende evenement. Of laat de verkoop zich richten met een exclusief aanbod dat ze niet zouden willen missen aan de nieuwe contacten die ze hebben gemaakt.

Wat de reden ook is, het gaat weer om de verkoop. U moet een piekfijne deelnemerslijst tot uw beschikking hebben om uw opvolgingsstrategie op te kunnen baseren. Ook hier komt het er weer op aan om de sales afdeling grondig te betrekken en tegelijkertijd hun leven zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Het laatste, maar misschien wel belangrijkste resultaat van het aanvinken van alle voorgaande vakjes, is dat u het succes van uw evenement kunt meten EN doorgeven aan uw verkoopteam. Een probleemloze (en automatische) import of update van hun contacten in uw CRM- of ERP-software is een must, geen luxe. Het tonen van de vruchten van hun werk is de beste manier om hen aan boord te krijgen voor het volgende evenement, en het volgende, en het volgende …

We weten hoeveel geld en tijd er verloren kan gaan in deze zogenaamde “kleine details”. En als je ooit de leiding hebt gehad over het beheer van een evenement, dan weet je dat waarschijnlijk ook hoe frustrerend het kan zijn. Daarom zijn we er trots op dat InviteDesk een zeer gebruiksvriendelijk instrument/tool is dat al snel wordt opgepikt in elke type bedrijf. Dus contacteer ons wanneer u denkt dat u een betrouwbaar en bewezen platform nodig heeft om deze problemen aan te pakken.

Onze laatste blogs

Menu