Le groupe Tectum de Genk organise chaque année divers événements clients, séminaires et formations. Pour envoyer les invitations et assurer le suivi de tout correctement, l'expert en construction de toitures, façades et balustrades a récemment commencé à utiliser InviteDesk. Cet outil pratique, fabriqué en Belgique, offre à l'équipe marketing et commerciale des gains de visibilité et d'efficacité.

Steven Peetermans, directeur des ventes et du marketing chez Tectum Group, a entendu parler d'InviteDesk pour la première fois par l'intermédiaire d'une agence de communication externe. « En tant qu'entreprise comptant plus de 400 salariés et réalisant un chiffre d'affaires de plus de 140 millions d'euros, nous organisons régulièrement des événements. Mais pour notre service marketing, cela demandait toujours beaucoup de temps et d'efforts : rédiger des invitations, envoyer des rappels, suivre tout cela de près... Nous demandions donc un bon outil d'automatisation", explique Steven Peetermans. « InviteDesk s’est avéré être le partenaire idéal pour cela. Il était clair qu’ils avaient conçu leur outil pour répondre aux besoins réels du marché.

« La synergie entre les spécialistes du marketing et les commerciaux est extrêmement précieuse. Cela nous évite beaucoup d’e-mails et d’appels téléphoniques. » – Steven Peetermans, directeur des ventes et du marketing chez Tectum Group

Tester le marché

« Lors d’un entretien exploratoire, nous avons principalement écouté les besoins du Groupe Tectum. « Nous avons intégré les commentaires que nous avons reçus dans la feuille de route », explique Mark Van der Kinderen d'InviteDesk. « En fait, tout s’est déroulé comme promis dès le premier jour », poursuit Steven Peetermans. « En tant que spécialiste du marketing, vous êtes aux commandes. Vous pouvez créer une sauvegarde de date, une invitation, une page de destination, un rappel et un e-mail de remerciement de manière simple et conviviale. L'équipe commerciale peut ensuite inviter des personnes et utiliser une application pour suivre ceux qui se sont déjà inscrits. La synergie entre les marketeurs et les commerciaux est très agréable. Cela permet d’économiser beaucoup d’e-mails et d’appels téléphoniques. Les ventes peuvent également indiquer à tout moment si un client sera présent ou non. C'est une grande valeur ajoutée que les créateurs d'InviteDesk ont ​​pensé d'un point de vue pratique. C’est ce qui rend cet outil si convivial. »

Gain d'efficacité

Outre les gains d'efficacité et un bon suivi, les spécialistes du marketing du Groupe Tectum trouvent également très utile de pouvoir stocker des informations pratiques par événement. « Par exemple, le nom et le numéro de téléphone du traiteur », explique Steven Peetermans. « Cela permet aux employés de gagner du temps en recherchant des coordonnées dans leur boîte mail. Toutes les informations importantes sont simplement regroupées dans un seul endroit central sur leur smartphone. Ce sont peut-être de petites choses, mais elles rendent le déroulement avant, pendant et après un événement beaucoup plus fluide.

Facilité d'utilisation

Toute personne travaillant avec InviteDesk peut tout configurer elle-même. « Nous proposons une courte formation, mais l'objectif est ensuite que les spécialistes du marketing conçoivent tout eux-mêmes », explique Mark Van der Kinderen. « Ce n’est pas difficile du tout. En fait, tout est réalisé à l’aide de modèles facilement personnalisables. Pour chaque événement, le marketeur peut modifier les images et le contenu textuel en fonction de l'événement. InviteDesk convient à toutes les entreprises qui organisent au moins un événement, un séminaire, un atelier ou une formation par an. Le prix dépend du nombre d'utilisateurs et d'événements.

Valeur ajoutée à court terme

Le département marketing du Groupe Tectum a déjà organisé une trentaine d’événements via InviteDesk. « Nous exploitons pleinement toutes les fonctionnalités. Vos invités ne remarqueront peut-être pas grand-chose. Bien que… ils reçoivent désormais un e-mail de pré-événement et de remerciement en standard. «Auparavant, nous n’avions souvent pas le temps de le faire», explique Steven Peetermans. « Un autre avantage majeur est que vous ressentez la valeur ajoutée à court terme. Après tout, l’outil peut être intégré très rapidement et dès votre premier événement, vous remarquerez que tout se déroule beaucoup plus rapidement et mieux. La fréquentation est plus élevée, les absences sont moins nombreuses.