Une loge au Royal Antwerp FC avec une belle vue sur l'herbe verte du Great Old. La société de ressources humaines anversoise Select y organise une grande partie de ses événements clients et s'appuie sur l'outil d'invitation et d'inscription convivial d'InviteDesk, basé à Willebroek, pour inviter et suivre ses invités.

« Nous parvenons désormais à mettre en place sans trop d’efforts un événement entièrement personnalisé et professionnel. Même les collaborateurs qui ne sont pas experts en TIC peuvent y travailler sans problème. » - Nele Cloots, directrice de l'expérience client chez Select

Depuis sa création en 1986, Select est devenu un partenaire RH recherché. Avec environ 400 collaborateurs et des bureaux au Benelux, à Dubaï et au Maroc, ils fournissent des services de recrutement et de sélection, de sourcing de projets et de conseil et d'outplacement.

Avec des clients tels que Renault, Opel, IKO ou Tectum Group, InviteDesk peut présenter un portefeuille solide. Ils utilisent tous l’outil innovant d’InviteDesk, qui amène le marketing événementiel à un niveau supérieur.

Marketing événementiel

Mark Van der kinderen, co-fondateur d'InviteDesk : « Jan Heiremans et moi avons constaté qu'inviter des relations à des événements était souvent inefficace et peu transparent, ce qui entraînait de nombreuses absences et des sièges vides. De plus, nous venons tous deux de postes de direction dans le marketing et les ventes et nous avons senti que la collaboration entre ces deux branches en particulier était difficile. Dommage, car un bon événement est la combinaison d’un contenu fort et des bons invités. Cette vision a donné naissance à un outil qui automatise l’ensemble du processus d’invitation et d’inscription à un événement et le rend plus transparent.

Avec environ 50 événements par an, allant d'un match de football avec 12 clients à une fête d'entreprise interne pour 200 invités, cette commodité s'est également avérée utile pour Select. Nele Cloots, Directrice Customer Experience Select : « Ces dernières années, nous avons connu une forte croissance, organique et par acquisitions. De ce fait, et également en raison d’un récent partenariat avec le Royal Antwerp FC, juste avant les play-offs, nous avions besoin de soutien pour organiser efficacement ces événements. Nous avons connu InviteDesk grâce à notre réseau et la collaboration s'est rapidement établie.

Outil en mouvement

Entre-temps, cette collaboration dure depuis six mois et après une solide fréquence d'événements sur une courte période de temps, l'application a déjà fait ses preuves à plusieurs reprises. Emma Vierbergen, Content Creator Select : « Avec un réseau de 25 bureaux, nous ne sommes pas en contact quotidien avec nos collègues commerciaux. Lors de l'organisation d'événements, cela entraîne souvent des difficultés pour tout suivre. Sans trop d’efforts, nous parvenons désormais à mettre en place un événement entièrement personnalisé et professionnel. Même les employés qui ne sont pas experts en informatique peuvent l'utiliser facilement.

Matthias Goossens, Responsable des ventes InviteDesk : « Notre application est activable de A à Z, de la première invitation jusqu'à l'e-mail de remerciement. De plus, l’outil évolue constamment et nous intégrons activement les commentaires des utilisateurs dans notre développement. Récemment, l'option a été ajoutée de distribuer des billets numériques ou de générer vous-même des billets avec des codes QR que vous pouvez scanner à l'entrée. « Après le français, l’anglais et l’allemand, nous travaillons également à l’implémentation de toute autre langue. »

Mesurer c'est savoir

Mark Van der kinderen : « Toute personne ayant accès au système a un aperçu immédiat de l'état des inscriptions, également via notre application pratique. Nous fournissons également des perspectives pédagogiques à plus long terme. Comment l’organisation commerciale utilise-t-elle le budget de l’événement ? Les bons clients sont-ils invités ? « Quels événements obtiennent les meilleurs scores ? »