Event-Follow-up – Die B2B-Checkliste für mehr Pipeline

Bei InviteDesk sind wir überzeugt: Der Eventtag ist der unwichtigste Tag Ihres B2B-Events. Denn wir sehen immer wieder, wie Teams ihre meiste Energie in Catering, Folien und Ablaufplan stecken – und das Follow-up nach dem Event vernachlässigen. Genau dort zeigt sich aber der echte kommerzielle Wert eines B2B-Events.

Deshalb bricht der Prozess meist in den Wochen nach dem Event ab. Das Marketing hat die Anmeldeliste, der Check-in den Teilnahme-Export, die Account Manager haben Notizen auf dem Handy – und irgendjemand muss zusammentragen, welche Prioritätsgäste da waren, was sie gefragt haben und wer sich meldet, bevor die Gespräche abkühlen.

Das ist allerdings nicht nur ein internes Abstimmungsproblem. Die B2B-Event-Studie von Forrester aus Q1 2025 zeigt: Mehr als 90 % der Unternehmen konzentrieren sich darauf, das richtige Publikum zu ihren Events zu bringen, den ROI nachzuweisen und das Follow-up zu verbessern. Doch nur jedes fünfte Unternehmen hatte seine zentrale Eventplattform vollständig in den Vertriebs- und Marketing-Tech-Stack integriert.

Unsere Erfahrung: Erfolgreiche Teams behandeln das Follow-up als Teil des Events. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen ihren Prozess in vier Schritten. Sie erfahren, wie Sie das Follow-up nach dem Event organisieren – von der Bestätigung der Teilnahme über die richtige Nachricht für jeden Gast und nützlichen Kontext im CRM bis zur Erfolgsmessung innerhalb einer Woche.

Die Event-Follow-up-Checkliste in vier Schritten

Das Follow-up nach dem Event funktioniert am besten als Übergabe zwischen Eventteam und Beziehungsverantwortlichen.

In diesem Artikel meint Beziehungsverantwortliche einfach die Person, die den Gast oder den Account betreut – etwa Account Manager, Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Private Banker.

Die Checkliste:

1. Innerhalb von 24 Stunden: Teilnahme bestätigen und das richtige Follow-up senden

Bevor Sie etwas versenden, gleichen Sie die Anmeldeliste mit den Check-in-Daten ab.

Teilen Sie die Gäste in drei Gruppen ein:

• Teilnehmer
• Absagen
• Angemeldete Gäste, die nicht erschienen sind

Ergänzen Sie Walk-ins und Ersatzteilnehmer, die nicht auf der ursprünglichen Teilnehmerliste standen. So vermeiden Sie Fehler – etwa einem No-Show für die Teilnahme zu danken oder jemanden zu übersehen, der anstelle eines anderen Gastes gekommen ist.

Klären Sie für jeden Prioritätsgast, wer der zuständige Account Manager ist. Das Eventteam weiß vielleicht, dass die Person da war. Der Account Manager weiß aber, warum sie eingeladen wurde und ob ein Gespräch sofortige Aufmerksamkeit braucht.

Für Teilnehmer: Das Gespräch fortsetzen

Die Nachricht an Teilnehmer sollte das Event mit einem nützlichen nächsten Schritt verbinden.

Sie kann eine Präsentation teilen, eine Frage aus dem Event beantworten oder ein passendes Folgegespräch vorschlagen. Sie sollte aber nicht jeden Teilnehmer in dieselbe Vertriebssequenz drängen.

Ein langjähriger Kunde beim Dankeschön-Dinner braucht eine andere Nachricht als ein Interessent, der mehr über Ihr Produkt wissen wollte. Einem Partner genügt vielleicht ein persönliches Dankeschön der Führungskraft, die ihn eingeladen hat.

Ein gutes Follow-up an Teilnehmer macht drei Dinge klar:

1. Warum Sie den Gast kontaktieren
2. Welche nützlichen Informationen Sie bereitstellen
3. Was als Nächstes passieren soll – sofern ein nächster Schritt sinnvoll ist

Beispiel: Follow-up-E-Mail an Teilnehmer

Weitere Beispiele für Betreffzeilen

• Danke, dass Sie gestern dabei waren – ideal für Kunden oder Partner, wenn es vor allem um die Pflege der Beziehung geht.
• Die Fallstudie aus unserem Briefing – ideal, wenn der Gast nach einem bestimmten Thema oder Material gefragt hat.
• Nächste Schritte nach der gestrigen Session – ideal, wenn sich aus dem Event eine klare Folgeaktion ergeben hat.

Auch der Absender zählt. Wurde ein Gast von einem Account Manager oder Berater eingeladen oder betreut, sollte diese Person auch im Follow-up sichtbar bleiben.

Mit InviteDesk bereitet das Marketing das Follow-up vor, plant es ein und versendet es im Namen des Account Managers oder Beraters, den der Gast bereits kennt. So steuert das Marketingteam die gesamte Kommunikation – und Ihre Vertriebsmitarbeiter behalten nur ihre Gästeliste im Blick und kümmern sich am Eventtag um ihre Gäste.

Das ist besonders wichtig bei exklusiven Events auf Einladung, etwa im Private Banking: Dort organisiert zwar das Marketing das Event, die Kundenbeziehung liegt aber beim Banker.

ABN AMRO Private Banking nutzt InviteDesk für Kundenevents, bei denen das Marketing Transparenz und die Beziehungsverantwortlichen nützlichen Gästekontext brauchen. Laut dem Team lassen sich so „viele Daten, historisch und in Echtzeit“ sammeln und nachverfolgen, „welche Art von Kunden das Event angezogen hat und wofür sie sich interessiert haben“. Der Gewinn liegt nicht nur in saubererem Event-Reporting, sondern in einer besseren Übergabe zwischen Eventteam und den Verantwortlichen für die Kundenbeziehung.

Für No-Shows: Erneut ansprechen, ohne eine Teilnahme vorzutäuschen

Gäste, die nicht gekommen sind, brauchen eine eigene Nachricht. Bieten Sie Zugang zu einer Aufzeichnung oder ein kurzes Gespräch mit dem Beziehungsverantwortlichen an. Die Nachricht sollte das Fehlen ganz selbstverständlich ansprechen, ohne dem Gast ein schlechtes Gewissen zu machen.

Zum Beispiel:

Weitere Betreffzeilen für No-Shows

• Schade, dass Sie gestern nicht dabei waren – ideal, wenn der Gast angemeldet war, aber nicht kam, und Sie das ganz selbstverständlich ansprechen möchten.
• Die Unterlagen zur gestrigen Session – ideal, wenn es beim Follow-up vor allem um nützliches Material geht.
• Möchten Sie die Kurzfassung unserer Themen? – ideal, wenn der Beziehungsverantwortliche ein unverbindliches Follow-up anbieten möchte, statt auf ein weiteres Meeting zu drängen.

Gäste, die abgesagt haben, können je nach Grund dasselbe Material oder eine Einladung zu einem künftigen Event erhalten. Sie sollten aber keine Nachricht bekommen, die so klingt, als wären sie dabei gewesen.

Wiederholte No-Shows sollten auch in der Eventhistorie des Gastes sichtbar bleiben. Ein verpasstes Event sagt wenig aus. Mehrere bestätigte Abwesenheiten können aber zeigen, dass der Gast eine persönliche Nachfrage oder weniger Einladungen braucht.

Nach den ersten 24 Stunden sollte für jeden Prioritätsgast Folgendes feststehen:

• Ein bestätigter Teilnahmestatus
• Ein namentlich benannter Beziehungsverantwortlicher
• Die passende Nachricht für Teilnehmer oder No-Shows
• Dokumentierte dringende nächste Schritte

So entsteht ein verlässlicher Ausgangspunkt für die Übergabe ins CRM – statt dem Vertrieb eine weitere ungefilterte Anmeldetabelle zu schicken.

Tectum Group zeigt, wie diese Disziplin in einem wiederkehrenden Eventprogramm aussieht. Nach 30 Events mit InviteDesk konnte das Marketing Einladungen und Dankes-E-Mails standardisieren, während der Vertrieb Eingeladene und Anmeldungen verfolgte. Tectum berichtet von weniger E-Mails und Anrufen, reibungsloseren Events, mehr Teilnehmern und weniger No-Shows.

2. Bis zum nächsten Werktag: Jedem Beziehungsverantwortlichen eine klare CRM-Aufgabe geben

Sobald die Teilnahme bestätigt ist, aktualisieren Sie den bestehenden CRM-Datensatz jedes Prioritätsgastes: Was ist passiert, und was soll als Nächstes geschehen? Ein nützliches Update enthält:

• Das Event und den Teilnahmestatus
• Den Account des Gastes und den Beziehungsverantwortlichen
• Relevante Gespräche, Fragen oder Interessen
• Den vereinbarten nächsten Schritt
• Wer verantwortlich ist und bis wann

Zum Beispiel:

Zu vage: Hat am Executive Briefing teilgenommen.
Umsetzbar: Hat nach Unterstützung bei der Implementierung gefragt. Account Manager schickt bis Donnerstag die passende Fallstudie und bietet ein Gespräch an.

Bitten Sie die Beziehungsverantwortlichen, ihre Notizen zu ergänzen, solange die Gespräche noch frisch sind. Ein vollständiger Eventbericht ist nicht nötig. Das besprochene Thema, das Interesse des Gastes und etwaige Zusagen reichen meist aus.

Legen Sie außerdem nicht für jeden Teilnehmer eine Vertriebsaufgabe an. Ein Kundendinner kann eine bestehende Beziehung stärken, ohne eine neue Verkaufschance zu schaffen. Der passende nächste Schritt kann ein persönliches Dankeschön sein, zugesagtes Material oder einfach die Dokumentation des Kontakts.

Der CRM Connector von InviteDesk synchronisiert Anmelde- und Teilnahmedaten mit Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics. So bleibt die Eventhistorie des Gastes am bestehenden CRM-Datensatz – und der Vertrieb muss keine Informationen aus einem weiteren Export kopieren.

Bis zum nächsten Werktag sollte jeder Beziehungsverantwortliche eine klare Liste der Gäste haben, die Aufmerksamkeit brauchen – mit dem Grund für das Follow-up und der erforderlichen Aktion.

3. Innerhalb von zwei bis drei Tagen: Teilnehmer befragen und Antworten weiterleiten

Senden Sie eine kurze Umfrage nach dem Event, solange sich die Teilnehmer noch gut an Inhalte und Gespräche erinnern.

Halten Sie sie kurz. Fragen Sie nur, was Ihnen hilft, das nächste Event zu verbessern oder den nächsten Schritt festzulegen, zum Beispiel:

• Wie relevant war das Event für Ihre Rolle oder Ihr Unternehmen?
• Welches Thema war am nützlichsten?
• Welche Themen sollten wir bei einem künftigen Event behandeln?
• Wünschen Sie weitere Informationen oder ein Folgegespräch?
• Wie bewerten Sie das Event insgesamt?

Die Umfrage bringt nur etwas, wenn jemand auf die Antworten reagiert.

Eine Anfrage nach weiteren Informationen gehört zum zuständigen Beziehungsverantwortlichen. Eine Frage zu einem Produkt oder einer Dienstleistung sollte den passenden Spezialisten erreichen. Und eine niedrige Zufriedenheitsbewertung eines Prioritätsgastes verlangt eher eine persönliche Antwort, als im Umfragebericht zu verschwinden.

Vergleichen Sie die Antworten außerdem über ähnliche Events hinweg. Wiederholtes Interesse an einem Thema kann ein weiteres Briefing rechtfertigen. Durchgehend niedrige Bewertungen zeigen dagegen, dass Format oder Zielgruppenauswahl angepasst werden müssen.

Leiten Sie nicht jede Umfrageantwort an den Vertrieb weiter. Geben Sie nur Informationen weiter, die eine Aktion erfordern oder die bestehende Beziehung um nützlichen Kontext ergänzen. So sieht jeder Beziehungsverantwortliche nur das, was für ihn zählt.

Am Ende dieses Schritts sollte jede relevante Antwort Folgendes haben:

• Eine namentlich benannte verantwortliche Person
• Eine klare Aktion
• Eine Frist, wenn ein Follow-up nötig ist

Das übrige Feedback sollte in das nächste Event einfließen, statt in einer Präsentation zu verschwinden, die niemand nutzt.

4. Innerhalb von fünf bis sieben Tagen: Messen, was sich verändert hat

Die Teilnahme zeigt, wer da war – aber nicht, ob das Event einen sinnvollen nächsten Schritt ausgelöst hat.

Prüfen Sie zuerst, ob der Follow-up-Prozess abgeschlossen wurde:

• Haben Prioritätsgäste von der richtigen Person gehört?
• Wurden CRM-Aufgaben zugewiesen und erledigt?
• Wurden relevante Umfrageantworten weitergeleitet?
• Wurden zugesagte Materialien oder Meetings geliefert?

Messen Sie dann die Ergebnisse, die zum ursprünglichen Ziel des Events passen.

Ein Briefing für Interessenten oder ein Hospitality-Event lässt sich an gebuchten Meetings oder neuen Verkaufschancen messen. Bei einem Kundendinner zählen eher Account-Engagement und positives Feedback. Ein Partnerevent lässt sich an Vorstellungen, gemeinsamen Aktivitäten oder der Teilnahme der richtigen Stakeholder messen.

Zwingen Sie aber nicht jedes Event in ein Pipeline-Ziel. Die Kennzahlen, auf die Sie achten, sollten widerspiegeln, was das Event erreichen sollte.

Ein guter Bericht nach dem Event beantwortet vier Fragen:

1. Welche Prioritäts-Accounts waren da?
2. Welches Follow-up hat stattgefunden?
3. Was hat sich danach verändert?
4. Was sollte das Team beim nächsten Mal wiederholen oder verbessern?

Nach der ersten Woche sollte das Marketing zeigen können, was nach dem Event passiert ist. Die Beziehungsverantwortlichen sehen, wie ihr Follow-up zu Beziehungs- oder Pipeline-Ergebnissen beigetragen hat.

Die Checkliste für die erste Woche nach dem Event

Prüfen Sie mit dieser Tabelle, ob die vier Schritte erledigt sind – statt einen zweiten Follow-up-Prozess zu starten.

Der Prozess ist erst abgeschlossen, wenn nützliche Eventinformationen bei der Person angekommen sind, die darauf reagieren kann.

Das gesamte Event-Follow-up mit InviteDesk automatisieren

Die Checkliste in vier Schritten lässt sich manuell abarbeiten. Sie über viele Events hinweg zu wiederholen, ohne das Follow-up zu verzögern oder Gästekontext zwischen den beteiligten Teams zu verlieren, ist aber eine echte Herausforderung.

Mit InviteDesk nutzt Ihr Team verifizierte Teilnahmedaten, um Teilnehmer von No-Shows zu trennen und für jede Gruppe das passende Follow-up vorzubereiten.

Das Marketing steuert Wortlaut und Zeitpunkt jeder E-Mail, während die Nachrichten im Namen des Beziehungsverantwortlichen verschickt werden, den der Gast bereits kennt.

Mit dem CRM Connector synchronisieren Teams außerdem Anmelde-, Teilnahme-, Zuständigkeits- und Umfragedaten mit Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics. Die Beziehungsverantwortlichen erhalten eine übersichtliche Liste mit Kontext: wer da war, warum die Person wichtig ist und was als Nächstes passieren soll. Das Marketing kann anschließend über abgeschlossene Follow-ups und die daraus entstandenen Beziehungs- oder Pipeline-Ergebnisse berichten.

Ihr Event ist nicht vorbei, wenn der letzte Gast geht. Genau dann beginnt es, für Sie zu arbeiten.

Häufig gestellte Fragen