Gästemanagement für Corporate-Hospitality-Events – Wen Sie einladen, wie Sie einladen und wie keine Plätze leer bleiben

Unternehmen investieren viel in Corporate Hospitality, um die Beziehungen zu den Kunden, Interessenten und Partnern zu stärken, auf die es am meisten ankommt. Allein 2024 erreichten die weltweiten Gebühren für Sponsoringrechte 97,5 Milliarden US-Dollar.

Doch während 75 % der Firmentickets direkt an Kunden gehen, bleiben 43 % der Firmentickets ungenutzt. Bei einem durchschnittlichen Nennwert von 154 US-Dollar pro Platz ist damit fast die Hälfte der Investition verloren – noch bevor jemand fragt, ob die besetzten Plätze ihren Zweck erfüllt haben.

Bei InviteDeskerleben wir das in Hunderten von Eventprogrammen hautnah mit: die Loge, die jede Woche gefüllt werden muss, die Plätze, die an den erstbesten erreichbaren Kontakt gehen, die Gästeliste, die bis zum Eventtag niemand bestätigen kann. Unsere Erfahrung zeigt: Das Problem ist fast nie das Event. Es ist das Gästemanagement.

Wenn Ihr Unternehmen Hospitality-Plätze hat und Sie nicht sicher sind, ob diese die richtigen Personen erreichen, sind Sie hier richtig. In diesem Artikel erklären wir, warum Unternehmen beim Management von Hospitality-Gästen an Grenzen stoßen. Danach gehen wir den gesamten Prozess durch: wen Sie einladen, wie Sie über die richtige verantwortliche Person einladen und wie Sie Rückmeldungen früh genug verfolgen, um leere Plätze zu vermeiden.

Warum Unternehmen beim Management von Hospitality-Events an Grenzen stoßen

Gästemanagement bei Corporate Hospitality ist nicht dasselbe wie die Pflege einer normalen Gästeliste. Bei einem Seminar oder Networking-Event geht es vor allem um Logistik: Gäste registrieren, Erinnerungen senden, Check-in durchführen. Ein Hospitality-Platz hat mehr Gewicht. Er ist begrenzt, hochwertig und an eine bestimmte Kundenbeziehung geknüpft, die Ihr Unternehmen schützen oder ausbauen möchte.

Vier Faktoren machen es schwieriger, als es aussieht:

1. Die Plätze kommen regelmäßig wieder – und verfallen. Eine Loge, die an diesem Samstag leer bleibt, bekommen Sie am nächsten Samstag nicht zurück. Und weil die Plätze meist aus einem mehrjährigen Sponsoringvertrag stammen, wird das Programm über eine ganze Saison bewertet, nicht über ein einzelnes Event. Jedes Spiel mit einem ungenutzten Platz ist Budget, das niemand zurückholt.
2. Die Verantwortung ist von vornherein geteilt. Das Marketing oder das Eventteam verantwortet die Loge und die Ticketvergabe, die Beziehungen aber gehören Vertriebsmitarbeitern und Account Managern. Keine Seite kann die Gästeliste allein führen: Das Eventteam weiß nicht, welcher Kunde welchen Platz bekommen sollte, und der Account Manager kümmert sich nicht um Kapazität, Erinnerungen oder Check-in. Die meisten Hospitality-Programme scheitern nicht an Nachlässigkeit, sondern daran, dass der Prozess über zwei Teams mit unterschiedlichen Systemen läuft.
3. Die Einladungen sind unsichtbar. Account Manager laden ihre Kunden so ein, wie es für sie funktioniert: per Anruf, per direkter E-Mail, per WhatsApp. Die persönliche Note ist genau richtig – doch diese Einladungen landen nie in einem gemeinsamen System. Gäste sagen privat zu, manche antworten nie, und Plätze werden doppelt versprochen. Wenn das Eventteam nach der finalen Liste fragt, kann niemand sicher sagen, wer am Samstag tatsächlich kommt.
4. Und es geht um mehr als Ticketlogistik. Die Tickets zu verteilen, ist die leichte Hälfte der Arbeit. Die schwere Hälfte: zu wissen, welche Beziehung jeder Platz unterstützen soll – und ob das gelungen ist. Eine Loge kann effizient vergeben und jedes Ticket zugestellt werden und trotzdem an der einzigen Frage scheitern, die zählt: Wurden die Plätze den Personen angeboten, die das Programm erreichen sollte?

Um dieses Problem wirklich zu lösen, müssen Sie zuerst genau klären, wen Sie zu Ihrem nächsten Event einladen sollten – und wen nicht.

Wen Sie zu Corporate-Hospitality-Events einladen: In 4 Schritten zu den richtigen Gästen

1. Mit dem Beziehungsziel beginnen

Eine Hospitality-Gästeliste sollte mit der Beziehung beginnen, die das Event unterstützen soll.

Das klingt selbstverständlich, doch genau hier verlieren viele Hospitality-Programme an Wert. Lautet die Ausgangsfrage „Wer sagt wahrscheinlich zu?“, gehen die Plätze oft an bekannte Kontakte oder verfügbare Kollegen, die ohnehin regelmäßig dabei sind. Das füllt vielleicht die Loge, bringt aber nicht immer die richtige Beziehung voran.

Beginnen Sie stattdessen mit dem geschäftlichen Grund für das Event und die Einladung. Mit einem Platz können Sie zum Beispiel:

• einen Account kurz vor der Vertragsverlängerung stärken
• Zeit mit einem Senior-Entscheider schaffen
• einen Interessenten in einer späten Phase näher an Ihr Unternehmen heranführen
• einem strategischen Partner danken
• wieder Kontakt zu einem inaktiven Kunden aufnehmen
• Ihr Team einem neuen Stakeholder vorstellen
• eine Beziehung pflegen, die vor dem nächsten geschäftlichen Gespräch Aufmerksamkeit braucht

Das heißt nicht, dass Sie ein Spiel oder Konzert in ein Verkaufsgespräch verwandeln sollten. Das Gästeerlebnis sollte weiterhin gesellig und entspannt sein. Entscheidend ist, dass jede Einladung einen Grund hat, der über Bequemlichkeit hinausgeht.

2. Erst Accounts priorisieren, dann Namen

Sobald das Ziel des Events klar ist, bauen Sie die Gästeliste aus priorisierten Accounts auf, die dieses Ziel unterstützen. Eine gute Hospitality-Gästeliste zeigt dem Team, warum jeder Gast ausgewählt wurde, wer die Beziehung verantwortet und wie die nächsten Schritte nach dem Event aussehen sollten.

Erfassen Sie mindestens:

• Account oder Unternehmen
• Name und Funktion des Gastes
• Beziehungsverantwortliche/r
• Einladungsgrund
• Prioritätsstufe
• Bisherige Hospitality-Teilnahmen
• Einladungsstatus
• Ticket- oder Pakettyp
• Verantwortliche/r für das Follow-up

Das hilft auch, wenn Plätze auf verschiedene Teams in Ihrem Unternehmen verteilt werden müssen – etwa wenn mehrere Teams für unterschiedliche Accounts zuständig sind. Diese differenzierte Sicht sorgt dafür, dass Teams Ticketkontingente passend zu den strategischen Accounts erhalten, die sie einladen können.

3. Plätze zuteilen, bevor jemand Gäste einlädt

Legen Sie vor dem Versand der Einladungen fest, wie viele Plätze verfügbar sind, welche Accounts Vorrang haben, wie viele Plätze jeder Account Manager vergeben kannund wann ungenutzte Plätze in den zentralen Pool zurückgehen.

Je früher diese Regeln klar sind, desto geringer ist das Risiko, zu spät festzustellen, dass zehn Personen für sechs Plätze eingeladen wurden – oder dass mehrere wertvolle Plätze nie richtig angeboten wurden.

4. Frühere Einladungen prüfen, bevor Sie Gäste freigeben

Frühere Teilnahmen sollten auch die geplante Gästeliste prägen. Wenn bei jedem Fußballspiel, Renntag oder gesponserten Dinner dieselben Gäste dabei sind, belohnt das Programm womöglich Vertrautheit statt neuer Chancen.

Prüfen Sie, wer bereits teilgenommen hat, welche Accounts zu oft eingeladen wurden, welche Gäste oft zusagen, aber nicht erscheinen, und welche priorisierten Accounts noch nie eine Einladung erhalten haben.

Dieser historische Kontext macht aus einer womöglich voreingenommenen Gästeauswahl eine wiederholbare Entscheidung. So bieten Sie jeden Platz jemandem an, der zum Zweck des Events passt.

So managen Sie Einladungen für Corporate-Hospitality-Events

Ist die Gästeliste priorisiert, geht es darum, die Gäste so einzuladen, dass es sich persönlich anfühlt, ohne dass das Event unübersichtlich wird. Diese Balance ist wichtig, weil Einladungen zu Corporate-Hospitality-Events meist dann am besten funktionieren, wenn sie von jemandem kommen, den der Gast bereits kennt.

Ein Kunde öffnet eine Einladung seines Account Managers eher als eine allgemeine Event-E-Mail von @marketing. Wenn aber jeder Account Manager Einladungen privat verwaltet, verliert das Eventteam die Kontrolle über Zusagen, Erinnerungen, Ticketversand und die finale Teilnahme.

So gehen Sie vor:

1. Jedem Gast eine verantwortliche Person zuordnen

Jeder Hospitality-Gast sollte eine namentlich benannte verantwortliche Person haben.

Das kann ein Vertriebsmitarbeiter, ein Partnermanager oder ein Gastgeber aus der Geschäftsführung sein. Wichtig ist, dass diese Person weiß, warum der Gast ausgewählt wurde, welche Beziehung die Einladung unterstützt und was nach dem Event passieren sollte.

So vermeiden Sie, dass einzelne Vertriebsmitarbeiter annehmen, jemand anderes fasse nach, obwohl sie selbst zuständig sind. Das Marketing glaubt vielleicht, der Vertrieb habe den Gast bestätigt. Der Vertrieb geht davon aus, dass das Eventteam die Erinnerung verschickt – und es gibt kein zentrales Dashboard, das vor dem Eventtag zeigt, wer kommt.

Die verantwortliche Person sollte zuständig sein für:

• die Bestätigung, dass der Gast weiterhin die richtige Person für die Einladung ist
• den Versand oder die Freigabe der Einladung
• das Nachfassen, wenn keine Antwort kommt
• die Information des Eventteams, wenn der Gast absagt
• die Betreuung oder saubere Übergabe am Eventtag
• das Festhalten des nächsten Schritts nach dem Event

Das heißt nicht, dass die verantwortliche Person den gesamten Eventprozess allein steuern soll. Es bedeutet, dass für jeden Gast jemand für die Beziehung verantwortlich ist, während das Eventteam die Kontrolle über die gesamte Gästeliste behält.

2. Personalisiert einladen – mit gemeinsamer Übersicht für das Eventteam

Nur weil eine personalisierte Einladung die Öffnungsrate steigern kann, heißt das nicht, dass sie im privaten Postfach des Account Managers verschwinden sollte.

Wenn ein Account Manager einen Kunden anruft oder eine direkte E-Mail schickt, wirkt die Einladung zwar persönlich. Doch das Eventteam weiß womöglich nicht, ob der Gast zugesagt, abgesagt oder um eine Begleitperson gebeten hat. Bei begrenzten Plätzen wird das zum Problem.

Besser ist es, die verantwortliche Person für den Gast sichtbar zu halten und die Rückmeldung über einen gemeinsamen Event-Workflow zu leiten.

Die verantwortliche Person kann weiterhin als Absender der Einladung auftreten: den Gast auswählen, eine persönliche Nachricht hinzufügen und bei Bedarf nachfassen. Der Gast sollte aber über einen offiziellen Rückmeldeweg zusagen, den das Eventteam steuert. Das kann eine gemeinsame Eventplattform sein, ein CRM-gestützter Einladungs-Workflow oder, ganz einfach, ein zentrales Rückmeldeformular, das Antworten dem Gast, dem Account und der verantwortlichen Person zuordnet.

So bleibt die Einladung persönlich. Der Gast weiß, wer ihn eingeladen hat, und das Eventteam sieht,

• wer zugesagt hat,
• wer abgesagt hat,
• wer noch nicht geantwortet hat und
• welche Plätze noch frei sind.

Auch die verantwortliche Person sieht, wann sie nachfassen muss – statt sich auf ihr Gedächtnis oder verstreute Updates im Postfach zu verlassen.

Hier kann auch ein spezieller Workflow für eigene Events helfen. So können Sie zum Beispiel mit InviteDesk Einladungen im Namen der verantwortlichen Person versenden, während das Eventteam eine Live-Übersicht über Rückmeldungen, Erinnerungen und Teilnahme behält.

Das Prinzip gilt aber auch, wenn Sie ein anderes Tool nutzen: Persönliche Verantwortung darf nicht private Nachverfolgung bedeuten.

3. Tickets erst nach der Zusage versenden

Tickets von Drittanbietern sollten erst verschickt werden, wenn der Gast zugesagt hat.

Wer PDF-Tickets oder Mobile Passes zu früh verschickt, geht ein vermeidbares Risiko ein. Ein Ticket kann an jemand anderen weitergeleitet werden, im Postfach untergehen oder vom Gästedatensatz getrennt werden. Sagt der Gast später ab, weiß das Eventteam womöglich nicht, ob das Ticket zurückgegeben oder privat weitergegeben wurde.

Ein sauberer Prozess sieht so aus:

1. Gast einladen
2. Formelle Zusage einholen
3. Gästedaten erfassen
4. Ticket oder Zugangsinformationen senden
5. Teilnahme am Eventtag erfassen

So behält das Hospitality-Eventteam die Kontrolle über Beziehung und Ticket. Außerdem wird der finale Teilnahmebericht zuverlässiger, weil das Team jeden Platz den eingeladenen Gästen, den Zusagen und den tatsächlich Erschienenen zuordnen kann.

So vermeiden Sie leere Plätze bei Corporate-Hospitality-Events

Ein Hospitality-Platz kann auf zwei Arten verschwendet werden: Er bleibt ungenutzt, oder er geht an jemanden, der nicht zum Zweck des Events passt.

Das erste Problem ist leichter zu erkennen, denn leere Plätze sieht man am Eventtag. Das zweite wird leichter übersehen. Eine Loge kann voll sein – doch wenn die Plätze an Kontakte mit niedriger Priorität gingen, hat das Programm bessere Chancen für wertvolle Beziehungen verpasst.

Um beide Arten von Verschwendung zu reduzieren, müssen Sie Rückmeldungen früh genug managen, um noch handeln zu können.

1. Rückmeldungen nach Status verfolgen

Behandeln Sie nicht jeden eingeladenen Gast als wahrscheinlichen Teilnehmer. Jeder Gast sollte einen klaren Status haben, und jeder Status sollte einen nächsten Schritt auslösen.

Erfassen Sie mindestens:

• Eingeladen: Der Gast hat die Einladung erhalten, aber noch nicht geantwortet.
• Zugesagt: Der Gast hat angenommen und kann jetzt Ticket- oder Zugangsdaten erhalten.
• Abgesagt: Der Platz kann zurück in den Pool.
• Keine Antwort: Die verantwortliche Person muss nachfassen.
• Storniert: Der Platz sollte neu vergeben werden, wenn noch genug Zeit bleibt, jemand anderen einzuladen.
• Ticket versendet: Der Zugang wurde ausgestellt, die Teilnahme ist aber noch nicht bestätigt.
• Teilgenommen: Der Gast ist erschienen und kann in das Follow-up nach dem Event einbezogen werden.
• No-Show: Der Gast hat zugesagt, ist aber nicht erschienen (das sollte künftige Einladungsentscheidungen beeinflussen).

Diese Status verhindern das häufigste Abgleichproblem: Plätze als besetzt zu zählen, nur weil jemand eingeladen wurde, obwohl keine formelle Zusage vorliegt.

2. Rückmeldefristen setzen, die Zeit für die Neuvergabe lassen

Die Rückmeldefrist sollte nicht zu nah am Event liegen.

Bei hochwertiger Hospitality geht es nicht darum, in letzter Minute irgendjemanden zu finden, der Zeit hat. Der nächste priorisierte Gast braucht genug Zeit, um in Ruhe zuzusagen, sich zu organisieren und zu verstehen, warum er eingeladen wird.

Ein einfacher Zeitplan kann so aussehen:

• Drei bis vier Wochen vor dem Event: Priorisierte Gäste einladen.
• Zwei Wochen vor dem Event: Verantwortliche bitten, bei Gästen ohne Rückmeldung nachzufassen.
• Sieben bis zehn Tage vor dem Event: Unbestätigte Plätze in den zentralen Pool zurückgeben.
• Fünf bis sieben Tage vor dem Event: Freigegebene Ersatzgäste einladen.
• Ein bis zwei Tage vor dem Event: Finale Details und Tickets an bestätigte Gäste senden.

Der genaue Zeitplan hängt vom Event ab, doch das Prinzip bleibt gleich: Freie Plätze sollten sichtbar sein, solange noch Zeit bleibt, einen anderen priorisierten Account zum Hospitality-Event einzuladen.

Außerdem sollten Sie eine Ersatzliste mit Gästen führen, die Sie einladen können, falls priorisierte Accounts absagen.

3. Eine Ersatzliste führen, die weiterhin zum Eventziel passt

Eine Ersatzliste sollte keine Liste der Personen sein, die am einfachsten einzuladen sind.

Sie sollte derselben Account-Priorisierung folgen wie die ursprüngliche Gästeliste. Soll das Event Gespräche über Vertragsverlängerungen unterstützen, sollten die Ersatzgäste aus Accounts kurz vor der Verlängerung kommen. Richtet sich das Event an Senior-Entscheider, sollte die Ersatzliste nicht auf Junior-Kontakte ausweichen, nur weil diese leichter erreichbar sind.

Eine gute Ersatzliste zeigt für jeden freien Platz den nächstbesten Gast, den Grund für die Einladung, die verantwortliche Person, ob der Gast schon an ähnlichen Events teilgenommen hat und wie schnell er eingeladen werden kann.

So vergeben Sie Plätze schneller neu, ohne die Qualität der Gästeliste zu senken.

4. No-Shows nutzen, um die nächste Gästeliste zu verbessern

Ihre Liste der No-Shows sollte nach dem Event nicht in Vergessenheit geraten.

Wenn jemand wiederholt zusagt und dann nicht erscheint, sollte das beeinflussen, wie Sie diese Person beim nächsten Mal priorisieren. Dasselbe gilt, wenn ein Gast Hospitality-Einladungen oft annimmt, danach aber nicht mit der verantwortlichen Person in Kontakt bleibt.

Das heißt nicht, dass Sie diese Gäste dauerhaft streichen sollten. Es bedeutet, dass die nächste Einladung auf Fakten beruhen sollte, nicht auf Gewohnheit. Hospitality-Plätze sind begrenzt, und jeder No-Show ist ein Signal, das Ihr Team nutzen sollte, bevor es die nächste Gästeliste freigibt.

So messen Sie, ob die richtigen Gäste teilgenommen haben

Ein Corporate-Hospitality-Bericht sollte dem Team helfen zu entscheiden, wer die nächste Einladung verdient. Dafür messen Sie Platznutzung, Gästequalität, Rotation und Follow-up. So sehen Sie, ob die richtigen Beziehungen wie geplant gestärkt wurden. So gehen Sie vor:

1. Platznutzung und Teilnahme vergleichen

Vergleichen Sie zunächst jede Phase auf dem Weg eines Platzes:

• Verfügbare Plätze
• Zugeteilte Plätze
• Eingeladene Gäste
• Bestätigte Gäste
• Versendete Tickets
• Erschienene Gäste
• Kurzfristige Absagen
• No-Shows
• Ungenutzte Plätze, falls vorhanden.

Diese Zahlen zeigen, wo Plätze an Wert verloren haben.

Wurden viele Gäste eingeladen, aber nur wenige haben zugesagt, sind vielleicht Einladungszeitpunkt oder Follow-up zu schwach. Sind viele bestätigte Gäste nicht erschienen, braucht das Team womöglich bessere Erinnerungen oder eine bessere Gästequalifizierung. Und blieben Plätze trotz Ersatzliste ungenutzt, war die Rückmeldefrist wahrscheinlich zu spät angesetzt.

In dieser Phase des Hospitality-Prozesses geht es darum zu verstehen, wo das Gästemanagement versagt hat – damit sich derselbe Fehler beim nächsten Event nicht wiederholt.

2. Gästequalität und Rotation prüfen

Vergleichen Sie nach jedem Event die Teilnehmenden mit dem ursprünglichen Beziehungsziel. Gingen die Plätze an priorisierte Accounts? Waren die richtigen Entscheider dabei? Waren dieselben Gäste wieder da? Wurden wichtige Interessenten, Partner oder Accounts vor der Verlängerung übersehen?

Hier zählt die bisherige Teilnahmehistorie. Hat ein Account schon mehrmals Hospitality-Einladungen erhalten, während ein anderer priorisierter Account noch nie eingeladen wurde, sollte die nächste Gästeliste das berücksichtigen.

Gute Rotation schützt den Wert des Programms. Sie sorgt dafür, dass Hospitality-Plätze mehr der Beziehungen erreichen, die sie unterstützen sollen.

3. Teilnahme mit dem Follow-up verknüpfen

Für jeden erschienenen Gast sollte die verantwortliche Person festhalten, was danach passiert ist. Das Follow-up muss nicht kompliziert sein, sollte aber einige klare Fragen beantworten:

• Hat die verantwortliche Person nachgefasst?
• Wurde ein nächster Termin vereinbart?
• Hat der Gast einen weiteren Stakeholder vorgestellt?
• Ist der Account in der Pipeline vorangekommen?
• Hat das Event ein Gespräch über Verlängerung, Erweiterung oder Reaktivierung unterstützt?
• Sollte der Gast erneut eingeladen werden?

Seien Sie bei der Zuordnung von Erfolgen aber vorsichtig. Ein Hospitality-Event kann ein geschäftliches Ergebnis unterstützen, ist aber nicht unbedingt dessen direkte Ursache. Ein aussagekräftiger Bericht zeigt den Beitrag: welche Beziehungen gestärkt wurden, welche Accounts vorangekommen sind und welche künftigen Einladungen Vorrang haben sollten.

Das liefert dem Team mehr als eine Auslastungsquote – nämlich eine bessere Grundlage für die Entscheidung, wer den nächsten Platz bekommt.

Wie InviteDesk beim Gästemanagement für Corporate Hospitality hilft

InviteDesk ist die Eventmanagement-Plattform für B2B-Vertriebs- und Marketingteams, die Events als strategischen Umsatztreiber nutzen. InviteDesk passt besonders gut, wenn das Verteilen der Tickets die leichte Hälfte Ihres Hospitality-Problems ist – und die schwere Hälfte darin besteht, jeden Platz mit dem Account Manager und der Beziehung zu verbinden, die er unterstützen soll.

Das wird umso wichtiger, wenn der Vertrieb Gäste persönlich einladen muss, das Marketing aber trotzdem eine Live-Übersicht über Kapazität, Rückmeldungen, Erinnerungen, Ticketversand und Teilnahme braucht. So hilft InviteDesk:

1. Platzverantwortung und Gästeliste in einem Workflow steuern

In InviteDesk kann das Marketing jedem Account Manager ein festes Kontingent an Plätzen zuteilen. Der Account Manager lädt dann die Kunden, Interessenten oder Partner ein, für die er zuständig ist – ohne dass die Gästeliste der Kontrolle des Eventteams entgleitet.

So kann die verantwortliche Person ihre Gäste weiterhin selbst betreuen, während das Marketing sieht, welche Plätze bestätigt sind, welche noch offen sind und welche in den Pool zurückgehen sollten.

Genau so führt das HR-Unternehmen Select sein Hospitality-Programm im Stadion des Royal Antwerp FC: rund 50 Events pro Jahr, von einer Loge für 12 Kunden bei einem Spiel bis zu Veranstaltungen mit 200 Gästen – organisiert von Standorten, die nicht täglich mit den einladenden Vertriebsteams in Kontakt stehen. „Alle, die Zugriff auf das System haben, sehen sofort den Stand der Anmeldungen“, sagt das Team. Die Plätze bleiben bei den Personen, die die Gäste kennen, und die Gästeliste bleibt an einem Ort.

2. Account Manager oder Vertrieb laden ihre Gäste persönlich ein

Der „On Behalf Of“-Workflow von InviteDesk löst den Zielkonflikt bei Einladungen, den wir oben beschrieben haben.

Das Marketing bereitet den gebrandeten Einladungs- und Erinnerungsablaufvor, und die Einladung kann trotzdem von der verantwortlichen Person des Gastes kommen. Der Gast sieht einen vertrauten Namen, und alle Rückmeldungen werden im Event-Workflow erfasst.

So bleibt die Einladung persönlich, und das Marketing sieht trotzdem, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet hat und welche Plätze neu vergeben werden müssen.

3. Rückmeldungen, Teilnahme und Historie für die nächste Gästeliste nutzen

Den größten Mehrwert bietet InviteDesk nach der ersten Einladung, denn der Gästedatensatz endet nicht mit der Rückmeldung.

Derselbe Workflow verbindet Einladungen, Zusagen, Erinnerungen, Absagen, Check-in und Follow-up. Sagt ein Gast ab, kann der Platz automatisch neu vergeben werden, wenn Sie eine Warteliste haben. Nimmt ein Gast teil, können Sie die Teilnahme per ScanApp erfassen (die den Account Manager automatisch benachrichtigt, wenn sein VIP eincheckt). Und wenn jemand wiederholt zusagt, aber nicht erscheint, hilft Ihnen diese Historie, die Gästeliste für Ihr nächstes Event zu filtern.

Genau das ist der Unterschied zwischen Plätzen, die Event für Event gefüllt werden, und Hospitality als wiederkehrendem Beziehungsprogramm. Das Team sieht, wer schon teilgenommen hat, wer nicht erschienen ist, welche Accounts zu oft eingeladen wurden und welche priorisierten Beziehungen noch Aufmerksamkeit brauchen.

Sie können außerdem alle relevanten Daten mit Ihrem CRM synchronisieren, damit der Vertrieb für das Follow-up alles in einem System hat.

Wann InviteDesk möglicherweise nicht passt

InviteDesk passt möglicherweise nicht, wenn Sie eine Ticketing-Plattform für die Zuweisung einzelner Sitzplätze oder den Weiterverkauf von Tickets brauchen.

InviteDesk ist auch nicht für Teams gedacht, die Gäste ohne Bestätigungsschritt direkt als angemeldet behandeln möchten. Der Workflow funktioniert am besten, wenn jeder Gast eingeladen wird, seine Teilnahme bestätigt, Eventdetails oder Ticketinformationen erhält und einen Datensatz hinterlässt, den das Team für künftige Hospitality-Entscheidungen nutzen kann.

Häufig gestellte Fragen