Les 5 plus grandes frustrations du marketing événementiel et comment les éviter
Tous ceux qui ont organisé des événements B2B réussis savent que les événements à haut retour sur investissement ne sont pas toujours faciles. Peu importe à quel point vous êtes doué ou talentueux, beaucoup de choses peuvent mal tourner, et tout ne dépend pas de vous. Nous sommes en contact avec de nombreux spécialistes du marketing qui utilisent les événements B2B pour établir de meilleures relations avec leur public, pour les éduquer ou les divertir – et en fin de compte pour favoriser le succès commercial.
Nous avons compilé leurs 5 principales frustrations en matière de marketing événementiel :
1. Manque de contrôle et de vue d'ensemble
Combien de personnes ont déjà été invitées ? Allons-nous remplir tous les sièges? Ou dépassons-nous la capacité? Combien d’outils utilisons-nous? Est-ce que tout le monde communique le même message et utilise le bon ton de voix? L’équipe commerciale cible-t-elle les bons clients?
La première et la plus importante des frustrations est le manque de contrôle et de vue d’ensemble pendant tout le processus de l’événement marketing. Cela commence généralement bien avec un bon document d’information. Dès que plus de personnes s’impliquent, que ce soit de l’intérieur de l’entreprise ou d’un tiers, la communication a tendance à devenir compliquée ou désordonnée. Ajoutez l’introduction de plusieurs outils qui ne fonctionnent pas tout à fait ensemble, et les tracas augmentent de façon exponentielle. Pour un nombre important d’entreprises, il s’agit du problème numéro un, et le potentiel d’économie de temps et d’argent de leur organisation d’événements est énorme. Le retour sur investissement n’est pas seulement la valeur que vous créez, mais aussi les pertes que vous évitez, après tout.
2. Aucun engagement des ventes
Vont-ils nous fournir leurs invités préférés à temps? L’équipe commerciale s’engage-t-elle à faire de l’événement un succès? Quels invités ont-ils déjà invités et combien? Pourquoi sont-ils à l’événement ne se parlent-ils qu’entre eux?
La deuxième frustration est le manque d’engagement de vos équipes commerciales. Un événement est tellement plus susceptible de se transformer en un énorme succès lorsque les ventes et le marketing unissent leurs forces. Donnez à l’équipe de vente des responsabilités et des comptes sur les invitations. Ce serait vraiment dommage si tout jusqu’à l’événement lui-même était parfaitement orchestré, pour découvrir que vous avez les mauvais invités ou une salle à moitié vide… Et lors de l’événement, cela aide toujours quand les ventes ont reçu un briefing approprié à qui parler à, quels sont leurs objectifs lors de l’événement, et peut-être même comment en faire rapport.
3. Mauvais invités, sièges vides et non-présentation
Pourquoi devons-nous lancer des actions d’appel de dernière minute pour remplir (à nouveau) les sièges vides ? Pourquoi avons-nous tant de non-présentations ? Nous voyons le même invité encore et encore – plutôt que de nouveaux prospects intéressants.
Celui-ci n’est pas toujours entièrement sous votre contrôle, mais avoir les mauvais invités ou des sièges vides est très ennuyeux et coûteux. Des sièges vides ou des invités de niveau inférieur peuvent donner à votre événement une image plutôt médiocre. Vous ne voulez pas promettre à votre PDG une table où il sera entouré d’invités de premier plan, seulement pour le voir flanqué de remplaçants aléatoires en raison d’annulations de dernière minute. Il n’y a pas de formule magique pour éviter les no-shows, mais une communication rapide et continue avec vos invités, une visibilité claire sur le processus d’inscription afin que vous puissiez prendre les bonnes mesures en cas de besoin, et le bon ciblage vous mènera loin.
4. Absence de flexibilité et de reconnaissance de la charge de travail administratif
Pouvez-vous également inviter rapidement un autre groupe de clients ? Parfois, il semble que tous les invités changent constamment d’avis et nous devons maintenir leurs enregistrements à jour. Distribuer des centaines de tickets, en s’assurant que chaque invité reçoive le bon, peut être une véritable corvée administrative.
La quantité de travail nécessaire à la gestion des activités d’événements marketing est souvent largement sous-estimée. Les choses ne sont jamais gravées dans le marbre et les changements constants entraînent plus de travail, souvent sans que la direction ne s’en aperçoive. La mise en place de processus clairs peut aider, à condition que vos collègues en soient conscients. A côté de cela : entourez-vous des bons outils pour faire face aux ajustements constants.
5. Inscription et suivi des présences inadéquats
Pouvez-vous offrir une expérience d’inscription fluide à vos invités? Comment enregistrez-vous les invités inattendus? Comment informez-vous vos collègues de l’arrivée de leurs meilleurs invités?
La dernière frustration commune est celle qui n’est perceptible que pendant l’événement lui-même. Lorsque les invités arrivent, vous voulez éviter un mauvais processus d’inscription et de présence. Par exemple, une vue d’ensemble d’enregistrement papier peut très facilement semer la pagaille lorsqu’il y a du monde. Noter les noms et changer les badges prend du temps et les gens détestent attendre. Attendez-vous également à beaucoup de « l’avez-vous déjà vu? » de votre équipe commerciale. N’oublions pas que le début de l’événement n’est pas la fin de la ligne : la liste de présence est la ressource numéro un sur laquelle baser votre marketing post-événement, alors mieux vaut bien faire les choses.
Conclusion et solution
Il y a de fortes chances que vous ayez reconnu au moins une de ces frustrations, n’est-ce pas ? Génial! Cela implique que vous avez toujours la possibilité d’augmenter le retour sur investissement de votre événement et de transformer vos événements en un moteur important de la réussite commerciale globale de votre organisation.
Chez InviteDesk, nous avons traversé nous-mêmes toutes ces frustrations et avons décidé de faire quelque chose à ce sujet. Nous avons développé une plate-forme où quiconque est en charge du marketing événementiel peut prendre le contrôle de l’ensemble du processus. Il est très facile de s’engager dans les ventes et d’aligner toutes les communications vers vos invités. InviteDesk peut être utilisé comme une plate-forme autonome, mais s’intègre bien sûr également à vos outils d’automatisation marketing ou CRM existants.
Mais peut-être vaut-il mieux que nous vous montrions et répondions à toutes vos questions, alors contactez-nous et organisons un court appel de découverte.
