De vijf grootste frustraties in evenementenmarketing en hoe ze te vermijden

Hoeveel mensen zijn er al uitgenodigd? Krijgen we alle plaatsen vol? Overschrijden we de capaciteit? Hoeveel verschillende tools gebruiken we? Communiceert iedereen dezelfde boodschap en gebruikt iedereen de juiste tone of voice? Is het salesteam gefocust op de juiste gasten?

De eerste en belangrijkste frustratie is het gebrek aan controle en overzicht tijdens het hele marketingeventproces. Het begint meestal goed met een mooi briefing document. Zodra er meer mensen bij betrokken raken, of dat nu binnen het bedrijf is of bij derden, wordt de communicatie vaak ingewikkeld of rommelig. Voeg daarbij de introductie van meerdere tools die niet helemaal goed samenwerken, en het gedoe neemt exponentieel toe. Voor een aanzienlijk aantal bedrijven is dit het nummer één probleem, en het kosten- en tijdbesparingspotentieel van hun evenementenorganisatie is enorm. Het rendement op jouw investeringen is niet alleen de waarde die je creëert, maar ook de verliezen die je immers vermijdt.

Zullen ze ons op tijd voorzien met de lijst van hun favoriete gasten? Is het verkoopteam vastberaden om het evenement te laten slagen? Welke gasten hebben ze al uitgenodigd en hoeveel? Waarom zijn ze op het evenement alleen met elkaar in gesprek?

Tweede frustratie is een gebrek aan betrokkenheid van je commerciële teams. Een evenement heeft zoveel meer kans op succes als sales en marketing hun krachten bundelen.  Geef het salesteam verantwoordelijkheden, ook over de uitnodigingen. Het zou echt jammer zijn als alles tot aan het evenement zelf perfect gearrangeerd zou zijn, alleen om erachter te komen dat je de verkeerde gasten of een halflege ruimte heeft… En bij het evenement helpt het altijd als de verkoop een goede briefing kreeg met wie te praten, wat hun doelstellingen zijn op het evenement, en misschien zelfs hoe er verslag over uit te brengen.

Waarom moeten we op het laatste moment beginnen met actie te ondernemen om (weer) lege stoelen te vullen? Waarom hebben we zoveel no shows? We zien steeds weer dezelfde gast – in plaats van interessante nieuwe prospects.

Dit is niet altijd volledig onder jouw controle, maar de verkeerde gasten of lege stoelen is erg vervelend en kostbaar. Lege stoelen of gasten van een verkeerde doelgroep kunnen uw evenement een nogal slecht imago geven. Je wilt je CEO geen tafel beloven waar hij omringd wordt door topgasten, om hem/haar dan te laten vergezellen door willekeurige vervangers vanwege last-minute annuleringen. Er is geen magische formule om no-shows te vermijden, maar tijdige en continue communicatie met jouw gasten, duidelijke zichtbaarheid op het registratieproces zodat je de juiste maatregelen kunt nemen wanneer dat nodig is, en de juiste doelgroep zal je een heel eind op weg helpen.

Kan je snel een extra groep klanten uitnodigen? Soms lijkt het wel of alle gasten zich voortdurend bedenken en we moeten hun inschrijvingen up-to-date houden. Het verdelen van honderden tickets, ervoor zorgen dat elke gast de juiste krijgt, kan een echte administratieve last zijn.

De hoeveelheid werk die wordt besteed aan het beheer van de marketingactiviteiten wordt vaak zwaar onderschat. De dingen zijn nooit definiteief vastgesteld en constante veranderingen leiden tot meer werk, vaak zonder dat het management er iets van merkt. Het kan helpen om een aantal duidelijke werkwijzen op te stellen, als je collega’s er maar van op de hoogte zijn. Daarnaast: omring je met de juiste hulpmiddelen om met voortdurende aanpassingen om te gaan.

Kan je jouw gasten een vlotte registratie-ervaring bieden? Hoe registreer je onverwachte gasten? Hoe informeer je de collega’s wanneer hun topgasten aankomen?

De laatste veel voorkomende frustratie is er een die alleen tijdens het evenement zelf herkenbaar is. Wanneer gasten binnenkomen, wil je een slecht registratie- en aanwezigheidsproces vermijden. Een papieren registratieoverzicht kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk leiden tot chaos als het druk is. Het noteren van namen en het veranderen van badges kost tijd en mensen haten het om te wachten. Verwacht ook veel “heb je hem/haar al gezien?” van je verkoopteam. Laten we verder ook niet vergeten dat het begin van het evenement niet het einde van de rit is: de aanwezigheidslijst is de nummer één bron om jouw post-event marketing op te baseren, dus je kan het maar beter goed doen.