Data runs the world, en dat meer dan ooit. Wanneer je genoeg data capteert, vind je inzichten die je misschien nooit met het blote oog had ontdekt. Ook bij het organiseren van business events speelt data een grote rol. In deze blog overlopen we welke data jij best verzamelt, en hoe dit een impact heeft op het succes van je event.
Knowledge is power! Welke data is cruciaal voor business events?
Meer weten over dit onderwerp?
We schreven er een complete e-book over.
Waarom verzamel je data voor events?
Je verzamelt data, om het succes van je business events te vergroten. Aan de hand van data kan je jezelf beter voorbereiden, fouten vermijden en efficiënter te werk gaan. Algemeen heeft data een impact op twee grote luiken: je aankomend event, en events in de verdere toekomst.
Je aankomend event
Om je aankomend event vlekkeloos te laten verlopen, verzamel je data bij de ingeschreven gasten. Je polst hier naar praktische info om je voor te bereiden op hun komst: Welke menu wensen ze?; Hebben ze allergieën?; Welke workshops ze willen volgen?;… Denk op voorhand goed na over wat je moet weten, zodat je nadien geen extra mails moet sturen voor extra informatie. En wanneer je bepaalde dingen vraagt, hou hier dan zeker rekening mee.
Daarnaast hou je ook real-time data in verband met je inschrijvingen in het oog. Wie heeft er zich al ingeschreven? Hoeveel plekken zijn er nog open? Maak actief gebruik van deze data, zodat je tijdig actie kan ondernemen wanneer je er te weinig inschrijvingen zijn.
Toekomstige events
Naast de praktische data heb je behavioral data die je voor, tijdens en na events verzamelt. Deze gebruik je voor:
- Je vorige events evalueren, en lessen trekken voor de toekomst.
- Het gedrag van je gasten in beeld brengen. Deze info gebruik je om je gastenlijst te optimaliseren.
Samengevat: data is cruciaal voor het succes van je event. Zonder ga je minder bijleren uit fouten en ligt de kwaliteit van je gastenlijst beduidend lager. Maar, naar welke data moet je nu exact kijken? Laten we dieper ingaan op enkele praktische handvaten…
De belangrijkste metrics voor business events
Ieder event heeft verschillende objectieven. Logisch dat je dan ook voor ieder event naar andere metrics kijkt. Toch zijn er enkele overkoepelende zaken om de kans op succes te vergroten. Daarvoor heb je wel een grote kennis nodig van je publiek. Want wanneer je jouw publiek beter kent kan je jouw gastenlijst gericht vullen met kwalitatieve gasten die zullen bijdragen aan je vooropgestelde doelen.
Om een kwalitatief publiek te identificeren voor je event, kijk je naar behavioral data uit vorige events. Dit biedt een goudmijn aan inzichten. We overlopen de metrics waaruit jij de sterkste conclusies kunt trekken:
Conversie van inschrijvingen
Historisch gezien: hoeveel volk moest je uitnodigen om aan een volle zaal te geraken? Deze data helpt je bij het inschatten van het aantal uitnodigingen je moet uitsturen. Hierdoor kan je tactische quota’s zetten op je verschillende sales departments. Bv. de afdeling van Brussel moet minimum 50 mensen uitnodigen, zodat er 20 op het event komen. Die van Antwerpen 30, om 10 gasten te genereren.
Inschrijvingspatronen bij gasten
Hoe vaak heeft een bepaalde gast al afgezegd? Is het dan nog de moeite om hem of haar in de toekomst uit te nodigen? Of zit er een patroon in de reacties? Accepteert hij of zij steevast op product launches, maar nooit op webinars… Stuur deze persoon dan adequaat wel of geen uitnodiging.
No-shows
No-shows zijn gasten die zich inschrijven, en uiteindelijk niet opdagen. No-shows kunnen soms grote learnings aan het licht brengen. Volg dus zeker op wat voor hen de reden was dat ze niet kwamen opdagen. Misschien ligt het wel aan jouw communicatie? Soms vergeten mensen over het bestaan van je event doordat je geen deftige opvolgmails verstuurt na inschrijving.
Interesses van gasten
Stuurde je ooit een enquête uit naar gasten waarin je vraagt achter hun interesses? Hou daar dan ook rekening mee. Zo kan het zijn dat iemand graag naar productvoorstellingen komt, maar niet naar webinars. Stuur hen dan enkel een uitnodiging voor de productvoorstellingen!
Inschrijvingen per sales department
Breng de gasten van je verschillende sales afdelingen in kaart. Het kan blijken dat de salesafdeling van filiaal A meer volk op je event krijgt, maar de gasten van de sales uit filiaal B nadien meer deals sluiten… Ga dan op zoek naar de oorzaak, en pak het aan! Of je kan jouw toegangskaartjes ook strategisch verdelen tussen de twee afdelingen. Zo werk je gericht naar je objectieven toe.
De grootste uitdaging: data overzichtelijk bijhouden en vlot raadplegen
Het probleem bij het gebruik van data is niet zozeer de hoeveelheid van aanwezige data. Veel bedrijven hebben meer data dan ze zelf beseffen. De grootste moeilijkheid zit hem in deze gigantische hoop data overzichtelijk houden.
InviteDesk creëerde een handige tool waarmee je event-data gecentraliseerd en geautomatiseerd terugvindt. Zo moet jij niet langer zoeken in al die verschillende excel lijsten. En je hoeft ook nooit meer alle data handmatig te updaten nadat je een event organiseerde. Bovendien beschikt de tool over een connector om al je event data ook in je CRM of marketing automation tool te krijgen.
Wil jij al je event data geautomatiseerd en overzichtelijk raadplegen? Vraag de InviteDesk demo aan
