Tijd om de (r)evolutie van events te omarmen

Evenementen zijn verstoord door de coronapandemie, maar volgens marketingspecialisten zijn ze nog nooit zo belangrijk geweest in het onderhouden van klantrelaties.

Naarmate de trend naar meer en beter gaat, is de vraag: hoe kan uw bedrijf aantrekkelijke en winstgevende evenementen organiseren in het nieuwe normaal?

Het antwoord is eenvoudig! Event management software zoals deze van InviteDesk zal u helpen deze objectieven te behalen.

Hoe de events zich zullen ontwikkelen en waarom event management software u zal helpen successen te boeken

EVENEMENTEN ZIJN NOG NOOIT ZO BELANGRIJK GEWEEST

De evenementensector was booming voordat de wereld in lockdown ging.1 Wist u dat de omzet van de wereldwijde evenementindustrie $ 1.135,4 miljard bedroeg2 in 2019? De coronauitbraak heeft de eventsector, net als vele anderen, helemaal overhoop gehaald. Veel bedrijven hebben de belangrijke rol van evenementen ingezien. Leads genereren, in contact blijven met klanten en prospecten, opleiden van klanten etc. Experts zijn het erover eens dat events een cruciaal deel van de marketingcommunicatie mix zullen blijven.

Nu we stilletjes aan licht zien aan het einde van de Covid-tunnel, geloven 61% van de marketeers dat events het meest effectieve marketingkanaal zijn (dat is 20% meer dan in 2019)3 en deze trend zal naar verwachting doorzetten. Meer dan de helft van de event organisatoren zijn van plan om zelfs meer events in de toekomst te organiseren4 .Evenementen zijn nog nooit zo belangrijk geweest.

HET NIEUWE NORMAAL: HET BESTE VAN TWEE WERELDEN

Hoewel fysieke evenementen onmogelijk waren vanwege reisbeperkingen en andere maatregelen, hebben veel bedrijven hun evenementen online gehouden. De vraag is: zal dit blijven nu de toekomst er terug positiever uit ziet? De pandemie heeft ons het belang van menselijk contact laten beseffen, en 96% van de organisatoren verwachten een terugkeer naar fysieke events.

Het is echter niet zo eenvoudig. Aangezien we allemaal het comfort en gemak van digitaal hebben ontdekt, zoals het besparen op tijd en reizen, kunnen we een (r)evolutie verwachten. Terwijl sommige mensen niet kunnen wachten om naar live-evenementen te komen, zullen anderen zeker kiezen voor het gemak en de efficiëntie van het online deelnemen. Het nieuwe normaal wordt dus een mix: voornamelijk live, maar met de toevoeging van online en hybride.

Digitale evenementen zijn ‘here to stay’ en zullen dienen als extra communicatiekanaal. Dit is geweldig nieuws als u een breed publiek wilt bereiken en de virtuele mogelijkheden wilt omarmen. Maar het kan de uitdagingen voor event marketeers vergroten als het gaat om kosten en complexiteit. Dus hoe krijg je een positieve ROI op wat voor vele B-to-B marketing departementen de grootste marketing kostenpost is?

SOFTWARE IS DE OPLOSSING

Of je nu kiest om live te gaan, online te blijven of beide te doen met je evenementen – de innovatieve functies in een softwareplatform zullen je evenement marketing naar een hoger niveau tillen:

  • U helpen om te gaan met de complexiteit van het beheren van de mix van live, online en hybride evenementen
  • U onderscheiden van de massa naarmate het aantal aangeboden evenementen groeit
  • Uitdagingen in het hele proces ondersteunen

En, het belangrijkste:

  • Het beste rendement op uw investering behalen

Cijfers tonen zelfs aan dat software voor evenementbeheer niet alleen de efficiëntie en het gemak voor organisatoren verhoogt, maar ook het aantal aanwezigen met 20% kan verhogen en de waarde van evenementen kan verhogen.5

DUURZAAM SUCCES MET EVENTMANAGEMENTSOFTWARE

De nieuwe uitdagingen die voor ons liggen, leggen extra druk op het evenemententeam. Event teams moeten indrukwekkende online en fysieke events kunnen creëren en teamleden die alles op rolletjes laten lopen zullen dun gezaaid zijn. Succes hangt nu af van een praktische en krachtige tool. Tegenwoordig gebruiken, zowel grote als kleine bedrijven over verschillende sectoren eventmanagementsoftware zoals InviteDesk om hun nieuwe events te plannen en succesvol te maken. ABN Amro, D’Ieteren, Stellantis, DHL, Randstad, Electrolux en Hansgrohe zijn slechts enkele namen die de voordelen van InviteDesk hebben ontdekt. Dus waar gaat het allemaal om?

ONE-STOP-SHOP VOOR SUCCESVOLLE EVENEMENTENORGANISATIE

Gespecialiseerde software, zoals InviteDesk, helpt u om de juiste gasten te krijgen , met hen in contact te komen en ze om te zetten in waarde voor uw bedrijf. Dankzij communicatie-automatisering kunnen marketers zich meer richten op de kwaliteit van de inhoud, zoals de locatie, sprekers, netwerken en entertainment, en minder op tijdrovende follow-up. Met eventmanagementsoftware, is uw data geïntegreerd in één tool en beschikbaar op één plaats, waardoor het leven veel gemakkelijker wordt voor elke stap in de organisatie van evenementen.

Wat is het geheim van het succes? In het kort, software maakt alles gemakkelijker door makkelijke samenwerking, automatisering en data-toegankelijkheid. Ondertussen stelt de flexibiliteit en integratie van realtime gegevens u in staat om op de hoogte te blijven van veranderende behoeften. Wat voor soort evenement u ook organiseert – in-persoon, hybride en virtueel . En in elke fase, van de planning tot de post-analyse.

1.      Moeiteloze en toegankelijke planning

Evenementen vragen veel organisatie. Geen wonder dat zoveel bedrijven zich wenden zich tot software om hun leven te vergemakkelijken. Met een platform zoals InviteDesk worden alle gegevens en functionaliteiten gecentraliseerd, en is het gedaan met gedoe van meerdere Excel-sheets, verschillende losse tools en complexe administratie.

Data is gemakkelijk toegankelijk voor alle teamleden, waardoor verkoop en marketing makkelijk input kan geven, en managers een duidelijk overzicht krijgen. Het feit dat de gegevens kunnen worden bekeken op elk toestel is een bonus, waardoor u werkt waar u maar wilt. Een handige functie op de dag zelf en voor verkopers die op de baan zijn.

Door alle gegevens op één plaats te beheren verhoogd ook de kwaliteit van uw gegevens. Het systeem wisselt gegevens uit met CRM pakketten en andere bronnen, waardoor het veel makkelijker is om uw doelgroep te targeten, te leren van het verleden en no-shows te verminderen.

De software van InviteDesk maakt elke stap bij het organiseren van een evenement eenvoudiger. Van het initieel verzamelen van de juiste klantdata tot het verwerken van data voor marketinganalyse achteraf. Terwijl ik geniet van de uitgebreide desktopversie, kunnen onze commerciële collega’s aan de slag met een gebruiksvriendelijke app.

– Anke Souvereyns, Event Coordinator, Sterck Magazine

2.       Professionele en stipte uitnodigingen

Wat? Wanneer? Wie? Welke taal? … Het uitnodigingsproces kan ingewikkeld zijn. Met gespecialiseerde software zoals InviteDesk is het kinderspel.

Handige templates en automatisering, zorgt ervoor dat het hele communicatietraject (Save-the-date, uitnodigingen, herinnering, pre-event mails, bedankingen, enquêtes) automatisch en op tijd vertrekken. En bovendien in de huisstijl van uw merk. Met opties om het juiste beeldmateriaal, de juiste stijl en personalisatie te selecteren, kunt u moeiteloos een professionele finishing touch toevoegen. De communicatie, tot en met de evenementenwebsite toe, is zo eenvoudig te maken dat organisatoren autonoom en efficiënt kunnen werken.

Zonder veel moeite, kunnen we nu een event volledig gepersonaliseerd en professioneel opzetten. Zelfs medewerkers die niet goed zijn in IT, kunnen de tool gemakkelijk gebruiken.

– Nele Cloots, Directeur Customer Experience, Select

3.      Inschrijvingen helemaal onder controle

Of het nu gaat om inschrijfformulieren, slimme wachtlijsten of (third party) tickets, een gespecialiseerd platform, zoals InviteDesk automatiseert het gehele registratie proces. Dit maakt het gemakkelijk voor organisatoren om het overzicht te houden. En makkelijk voor bezoekers om zich in te schrijven en deel te nemen.

U kunt erop vertrouwen dat de gasten alle informatie ontvangen die ze nodig hebben, bijvoorbeeld details van de locatie of een link naar het webinar.

Ondertussen bieden toegankelijke gegevens een duidelijk overzicht van registraties. Hierdoor kunt u ruim op tijd maatregelen nemen om een volle zaal te krijgen met het juiste publiek, en lege stoelen of over-boeking vermijden.

En hoe zit het met de gegevens die u opslaat? En uw GDPR ? U hoeft zich geen zorgen te maken over waar u het moet bewaren en voor hoe lang: alles is onder controle met software zoals InviteDesk.

4.      Expert management

Collega’s op de hoogte houden en het bijhouden van alle informatie kan een uitdaging zijn. Het is zoveel eenvoudiger als je transparante gegevens hebt die up-to-date en toegankelijk zijn op elk toestel.

Vaak is er de noodzaak om een aantal handmatige interventies te doen of meer details te sturen. Ook dit proces verloopt efficiënt dankzij een overzichtelijk dashboard en realtime data.

Evenementen organiseren is een vak apart. Het is de moeite waard om te vertrouwen op wat deskundige hulp, zoals de InviteDesk- software.

5.      Stress-vrije hosting

Toch maar vegetarisch? Of net niet? Andere naam op een badge? … Last-minute wijzigingen kunnen voor stress zorgen. Maar niet met een eventmanagement software-platform. Met een app zoals deze van Invitedesk zijn worden wijzigingen snel en makkelijk opgevolgd.

Handige realtime informatie is toegankelijk voor teamleden op hun mobiel toestel. Dit helpt het proces soepel te laten verlopen en houdt iedereen op de hoogte op de grote dag. Zo kan je bijvoorbeeld makkelijk zien welke VIP’s op het event toekomen.

Tickets met QR code kan je zonder speciale scanners inlezen en maken de incheckprocedure een fluitje van een cent.

Hoe zit het met webinars? Handige features zoals break-out rooms of aparte ‘sales-tafeltjes’ helpen u het meeste uit het evenement te halen.

Dankzij InviteDesk, zijn onze evenementen veel meer geprofessionaliseerd , en onze interne samenwerking verloopt soepeler.

– Anoek Brekelmans , Marketingprofessional, ABN Amro

6.      Verhelderende evaluaties

Was uw evenement een succes? U wilt weten of het de investering waard was en hoe u het de volgende keer nog beter kunt doen, toch? Software maakt het eenvoudig om feedback te verzamelen via enquêtes of opiniepeilingen. Samen met inzichten uit realtime data, zoals no-shows. Dit alles wordt gecombineerd en overzichtelijk weergegeven in een toegankelijk dashboard.

Elk nieuw evenement is een andere mogelijkheid om uw gegevens te verrijken. Enquêtes, CRM data, aanwezigheden, zijn allemaal van onschatbare waarde bij het verfijnen van uw beslissingen voor het volgende event en beantwoorden van belangrijke vragen als: worden de juiste klanten uitgenodigd? Hoe besteedt de commerciële organisatie het evenementenbudget? Welke evenementen zijn het meest succesvol? Enz.

TIJD VOOR ACTIE

Evenementen waren booming business vóór Covid. In de toekomst zullen ze niet alleen een cruciaal onderdeel van het marketingplan blijven, ze zullen ook populairder en complexer worden. Om tot kwantiteit en kwaliteit te komen is een efficiënte, creatieve en tactische aanpak nodig. Hoog tijd voor eventmanagementsoftware!

Wil u samen met andere bedrijven, groot en klein, het maximale uit uw zakelijke evenementen halen? InviteDesk heeft al met succes de ROI van haar klanten verhoogd in veel verschillende sectoren, waaronder bankwezen, legal, transport & distributie, diensten, automotive, media, voeding , enz. Waarom laat u ons niet hetzelfde voor u doen?

Bronnen

1 Allied Market Research
2 American Express Global Meetings and Events Forecast.
3 https://www.dwtc.com/en/industry-insights/seven-incredible-facts-about-the-events-industry
4 dwtc.com
5 https://techjoomla.com/blog/jticketing/how-events-are-thriving-using-digitization

Met deze guide weet je:

  • Hoe je events kan organiseren zonder complexe administratie.
  • Hoe  je je event marketing naar een hoger niveau tilt.
  • Hoe je gemakkelijker en efficiënter events organiseert.

Vertrouwde fans van InviteDesk

Dowload je Whitepaper

    Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA. De Privacy Policy en Terms of Service van Google zijn van toepassing.

    Menu