Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van persoonsgegevens door INVITEDESK NV, met maatschappelijke zetel te 9470 DENDERLEEUW, A. De Brabanterstraat 108, ingeschreven in het KBO en BTW-register onder het nummer BE0695.634.906, IBAN BE31 0689 0970 7655, tel. +32 479 38 42 14, e-mail info@invitedesk.com, URL https://invitedesk.com en app.invitedesk.com (hierna ‘de tool’).
Tenzij anders vermeld, is INVITEDESK NV verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is. Voor de persoonsgegevens die door INVITEDESK NV worden verwerkt in het kader van een opdracht als verwerker, verwijzen we u eveneens door naar het privacy-beleid van de opdrachtgever.
Deze Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij die gebruiken. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt.
We respecteren hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren.
1. Persoonsgegevens
Als verwerkingsverantwoordelijke, verwerken wij gegevens die u ons vrijwillig verstrekt bij een vraag omtrent informatie of in het kader van een samenwerking die we aangaan en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Daarnaast verwerken we, als verwerker, gegevens die, door derden, worden verstrekt bij het registreren en beheren van uw event.
Meer bepaald kunnen we dus de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, gebruikersnaam, wachtwoord, bedrijfsgegevens, deelnemers en informatie ivm. facturatiegegevens.
Daarnaast verzamelen we ook automatisch gegevens over het gebruik, toegang of interactie met een van onze websites door middel van authentificatie-tokens (JWT), cookies (Google Analytics) en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de tool te kunnen monitoren, of met het oog de detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens.
Tenslotte kunnen we informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie we gezamenlijk diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen ook informatie over u ontvangen van social media platforms, bijvoorbeeld wanneer u op die platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op dezelfde manier als die die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.
2. Beveiliging en opslag
Wij nemen de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en trachten de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden.
We controleren onze systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. We kunnen de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op gereageerd worden en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht.
U krijgt toegang tot uw tool-accountgegevens met behulp van een individuele gebruikersnaam en wachtwoord. Om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen, moet u uw wachtwoord geheimhouden en niet aan derden verstrekken.
De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op onze maatschappelijke zetel, of bij externe dienstverleners, die eveneens in België of Europa zijn gevestigd. De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding vanuit de tool naar de server.
3. Toegang en transfer aan derden
Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang aan onze werknemers en aangestelden. Wij garanderen evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.
De door u verstrekte persoonsgegevens worden niet verkocht aan, noch gedeeld met derde partijen, behoudens aan de opdrachtgever binnen onze opdracht als verwerker en/of wat betreft externe leveranciers die diensten uitvoeren zoals verzendingen in het kader van het event, websitebeheer en -hosting, verwerking van facturatiegegevens en e-mailcommunicatie.
We delen uw persoonsgegevens ook dan echter alleen als dat nodig is, zoals om een inschrijving te voltooien of diensten te leveren die u hebt geautoriseerd, en alleen met onze opdrachtgevers of met agenten die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven. In dat geval worden uw persoonsgegevens gedeeld met deze aannemers, maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van INVITEDESK NV.
Daarnaast, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde derden of onze gebruikers, verstrekken we uw persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures.
4. Cookies
Door het gebruik van de website INVITEDESK NV of de tool, kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden, zoals Google Analytics. Deze gegevens worden evenwel niet aan de gebruikersdatabank gekoppeld en worden automatisch na 7 dagen verwijderd. Voor meer informatie omtrent de gebruikte cookies, verwijzen we u door naar onze disclaimer.
Door gebruik te maken van de website of de tool, geeft u toestemming om de cookies te installeren.
5. Verwerkingsdoeleinden
De in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt voor het aanbieden van onze diensten, het beheer en de afhandeling van uw aanvraag (event, uitnodiging, verzending, facturatie, …) of in het kader van onze samenwerking.
Daarnaast worden ze eveneens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de tool en om de correcte functionaliteit van de tool te waarborgen door u te (kunnen) informeren omtrent updates, productverbetering, edm.
Tenslotte willen we de nodige beveiliging & veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen. We kunnen de gegevens eveneens gebruiken om u te informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties.
6. Rechtsgronden
De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerker of op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bijvoorbeeld om uw aanvraag te registreren, om u te informeren met nieuwsbrieven, om onze diensten en de inhoud van onze pakketten te analyseren/verbeteren, en u hieromtrent te informeren, om u op de hoogte te stellen van software-updates of voor administratieve, fraude opsporings- of juridische doeleinden.
Deze Privacyverklaring en het dubbel opt-in systeem dat wordt gehanteerd, zorgen ervoor dat u uw toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven.
7. Bewaarperiode
Afhankelijk van het verwerkingsdoeleinde, zullen de persoonsgegevens die werden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke gedurende 24 maanden bewaard worden. Bepaalde gegevens zullen evenwel langer worden bewaard (uiterlijk 5 jaar), opdat we, onder andere, aan de wettelijke en boekhoudkundige vereisten kunnen voldoen. Na deze termijn, zullen we de gegevens onherroepelijk wissen.
Wat betreft de bewaarperiode van persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze opdracht als verwerker, verwijzen we naar het privacy-beleid van de opdrachtgever.
8. Rechten en klachten van de gebruiker
Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door ons als verwerkingsverantwoordelijke verwerkte persoonsgegevens en kan u ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze laten verwijderen.
Wij gebruiken geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze werden verwerkt (zoals profiling).
Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.
Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen, door ons te informeren per e-mail aan info@invitedesk.com.
Wat uw rechten betreft i.v.m. de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze opdracht als verwerker, verwijzen we naar het privacy-beleid van de opdrachtgever.
Indien u alsnog een vraag of klacht heeft, kan u steeds bij ons terecht via mail aan info@invitedesk.com.
Een officiële klacht kan u indienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, email:
9. Wijzigingen Privacyverklaring
Indien nodig, kunnen wij deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website en de feedback van onze gebruikers weer te geven. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stellen we u hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe wij uw informatie gebruikt en beschermt.
10. Contact
Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze Privacyverklaring of ons Privacy-beleid, kunt u terecht bij info@invitedesk.com en op https://invitedesk.com.
Denderleeuw, Juli 2018