Malgré tous vos efforts dans l’organisation d’événements, voyez-vous toujours les mêmes invités ou des invités non pertinents, ou subissez-vous des no-shows et des sièges vides ? Vous n’êtes définitivement pas seul! Non seulement cela est frustrant et coûteux, mais cela peut même nuire à l’image de votre entreprise. Mais saviez-vous qu’il existe des moyens de vous aider à mieux contrôler
Nous connaissons tous les efforts et l’argent nécessaires à l’organisation d’un événement. Et la frustration que cela implique lorsque vous vous retrouvez avec des non-présentations, des sièges vides ou des invités inappropriés. Nous y avons tous été! La bonne nouvelle est qu’il existe désormais des moyens simples et abordables d’éviter de tels désagréments et d’atteindre le retour sur investissement que vous visiez. Jetez un coup d’œil à ces 5 meilleurs conseils et vous deviendrez bientôt beaucoup plus efficace pour attirer et convaincre les bons invités d’y assister:
Il est important de bien faire correspondre votre contenu avec vos invités. Après tout, si vous obtenez le bon contenu pour les personnes que vous invitez, elles seront beaucoup plus motivées à s’inscrire et à participer. Si vous vous trompez, ils seront plus susceptibles de vous laisser tomber. Atteindre le match parfait signifie un bon ciblage. Cela nécessite une bonne compréhension du public, puis d’aligner votre contribution. Les données historiques sont une riche source d’informations et vous guideront pour savoir qui s’intéresse à quels sujets.
Les spécialistes du marketing sont magnifiques, mais ils ne sont pas les seuls experts de l’entreprise. En combinant la force des ventes et du marketing, vos résultats seront améliorés. Personne ne connaît mieux les clients que les ventes, alors assurez-vous d’intégrer leur expertise dans le processus de sélection. Les ventes sont trop chargées? Un logiciel approprié, tel que InviteDesk, peut rendre ce processus vraiment facile, permettant une collaboration efficace et accessible, mais sans ajouter beaucoup à la charge de travail. Dans un autre article de blog, nous fournissons de l’aide sur la façon d’engager des ventes pour des événements.
Vous avez probablement un agenda très chargé, mais en lançant votre planning de communication à temps, vous économiserez du temps et du stress plus tard. La liste des impératifs de communication est longue : save the date, invitations, relances régulières, sondages de feedback…. Alors commencez tôt et vos invités feront de la place dans leur agenda chargé et resteront déterminés à assister à l’événement à venir. Pendant ce temps, vous aurez la possibilité de faire des ajustements en cours de route, et il n’y aura pas besoin de panique de dernière minute pour remplir les lieux – ce qui est souvent à l’origine de l’embarras et des non-présentations.
Vous avez envoyé vos invitations? Félicitations, vous avez pris un excellent départ! Maintenant, il est important de garder le contrôle, et la connaissance, c’est le pouvoir ! En surveillant clairement qui a reçu, ouvert et répondu à leur invitation, vous pouvez prendre des mesures pour envoyer des rappels aux invités que vous espériez vraiment. N’oubliez pas qu’ils ont aussi un agenda chargé ! Besoin de quelques extras plus tard? Heureusement, vous avez encore le temps de relancer la procédure si besoin. Ce processus est facilement automatisé avec un logiciel approprié rendant les données plus transparentes et votre vie beaucoup plus facile, et optimisant votre potentiel de résultats.
Il n’y a pas seulement beaucoup de communication impliquée dans l’organisation d’un événement réussi et dans l’obtention de la participation et du retour sur investissement souhaités. Il y a aussi tellement de choses à prendre en compte en matière de format: êtes-vous en termes de prénom? Quelle(s) langue(s) faut-il utiliser? Quelle marque ou quel design est concerné? Est-ce que ça a l’air attrayant? … et un million d’autres facteurs faciles à se tromper, mais qui font une réelle différence pour les invités potentiels et leur intérêt pour votre événement et votre entreprise. Cependant, gérer le flux de communication et obtenir le bon format peut être un véritable défi. Si vous automatisez ce processus, cela devient beaucoup plus facile et vous fera économiser du temps, de l’argent et de la frustration! La bonne nouvelle? Un logiciel approprié est maintenant disponible, vous permettant de le faire très facilement et à moindre coût.
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