Sta jij stil bij waarom je een event organiseert vooraleer je van start gaat? Als je niet in detail weet wat je objectieven zijn, dan mis je een solide fundering om op verder te bouwen – en om nadien het resultaat van je event te bewijzen. Breng het doel aan de horizon duidelijk in beeld, zodat je er in een rechte weg naartoe kan werken.
Enkele vragen die jij jezelf best stelt voor je van start gaat met organiseren:
- Welke KPI’s wil ik behalen
- Wie is mijn doelpubliek
- Welke inhoud wil ik overbrengen tijdens het event
- Welke conversiepunten biedt ik aan tijdens het event (mogelijkheden voor gasten om producten te kopen, intakegesprekken in te plannen,…)
- …
De grootste lessen liggen vaak in het verleden. Bij het organiseren van events is dat niet anders. Vergeet je als event organisator terug te blikken op de vroegere events, dan laat je heel wat kansen liggen in de toekomst. Vraag jezelf af:
- Wat waren grote successen in het verleden?
- Wat liep er mis? En hoe doen we het beter deze keer?
- Welke feedback kreeg je eerder van gasten?
Jezelf deze vragen stellen is een goede stap. Jezelf baseren op statistiek is de overtreffende trap. Gebruik daarvoor event-data en een event software die deze geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk bijhoudt.
De aanwezigen op je event zijn de grootste motor voor succes. Toch horen we vaak bij organisatoren dat ze op het laatste nippertje alles uit de kast moeten halen om het event alsnog vol te krijgen. Een jammere reflex, want gasten die je last-minute uitnodigt zijn niet altijd even relevant.
Ergens is het logisch dat organisatoren deze reflex hebben; je wilt graag een maximale bezetting. Maar, als de gast die het stoeltje bekleedt helemaal geen interesse of boodschap heeft aan je event, dan kan die stoel evengoed leeg blijven.
Denk daarom op voorhand strategisch na over wie je op je event uitnodigt en zorg voor een optimaal proces zodat je je doelgroep tijdig bereikt en overtuigt. Om een gastenlijst kwalitatief te vullen raadpleeg je best event data van eerdere gasten. InviteDesk biedt een praktische tool die je helpt om het hele uitnodigingsproces perfect te beheren.
Sommige organisatoren volgen de inschrijvingen van hun event op via excel, of zelfs nog op papier! Onpraktische manieren waarbij je het overzicht snel verliest:
- Je kan niet met meerdere collega’s tegelijk in het bestand werken;
- Het is tijdrovend en foutgevoelig–je moet bij iedere bevestiging, annulatie manueel aanpassen;
- Én je moet scherp blijven om in het oog te houden wie er nog niet heeft geantwoord op je uitnodiging, zodat je tijdig reminders kan uitsturen.
Dat kan efficiënter.
Het InviteDesk platform biedt een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee je automatisch persoonlijke uitnodigingen verstuurt naar relevante gasten. Zit het event of onderdelen van het event vol? Dan zet het systeem deze opties automatisch op volzet. Kunnen je gewenste gasten niet komen? Dan stuurt de tool automatisch een uitnodiging naar jouw reservelijst. Op die manier creëer je een maximale opkomst van relevante gasten op jouw event.
Een evenement heeft zoveel meer kans op succes als sales en marketing hun krachten bundelen. Geef het salesteam verantwoordelijkheden, ook over de uitnodigingen. Het zou jammer zijn als alles tot aan het evenement zelf perfect voorbereid is, alleen om erachter te komen dat de salesploeg het helemaal niet ziet zitten.
De commerciële ploeg heeft vaak de beste klantenkennis en kan een belangrijke rol spelen in het uitnodigingsproces. Bovendien is een goede briefing voor het event cruciaal: met wie praten ze best, wat zijn hun doelstellingen, en hoe brengen ze nadien verslag uit.
Wij zijn er bijna zeker van dat iedere event organisator zich al eens schuldig heeft gemaakt aan één van de bovenstaande vergissingen. Goed nieuws, toch? Dat betekent dat er nog groeimarge is. Mogelijkheden om de ROI van je events te verhogen, en meer successen te behalen.
Bij InivteDesk maakten we al deze frustraties zelf al eens mee. Daarom besloten we er iets aan te doen. We ontwikkelden een platform waarbij je de verantwoordelijkheid voor de organisatie van je events in handen kan nemen. InviteDesk kan als stand-alone platform worden gebruikt, maar integreert natuurlijk ook met jouw bestaande marketingautomatisering of CRM-tools.
Benieuwd naar hoe InviteDesk jouw event marketing naar een hoger niveau tilt?
