Event check-in · ScanApp
Event check-in software voor de gasten die u uitnodigde
ScanApp is de event check-in software van InviteDesk. Scan QR-tickets met elke smartphone of tablet, beheer de toegang per zone en zie in real time wie er binnen is.
- 4,7 op Capterra
- ISO/IEC 27001:2022
- Hosting in de EU, GDPR by design
Vertrouwd door eventteams van
Uitnodigingen, registraties en check-ins in één lijst
Elke scan werkt de gastenlijst automatisch bij. Zodra de laatste gast vertrekt, is uw aanwezigheidsrapport klaar en kan het naar uw CRM synchroniseren.
-
Geen extra hardware
Scan met de smartphones, tablets en laptops die u al heeft.
-
Eén gastenlijst
Uitnodigingen, registraties en check-ins werken dezelfde lijst bij.
-
Toegang per zone
Scanpunten voor de ingang, workshops en VIP-lounge.
-
Wie er echt aanwezig was
Aanwezigheidsdata per gast, klaar voor de opvolging.
Zo werkt event check-in software in InviteDesk
-
Voor het event
Stel uw scanpunten in
Voeg een scanpunt toe per ingang of zone. Kies voor check-in, check-out of beide.
-
Op de dag zelf
Scannen, goedkeuren, verwelkomen
Medewerkers scannen het QR-ticket met een smartphone of tablet. Keur elke gast manueel goed, of automatisch.
-
Na het event
Weet wie er was
Elke gast staat als ingecheckt, uitgecheckt of no-show. Exporteer het scanrapport of synchroniseer het met uw CRM.
Bekijk hoe scanpunten, toegangsrechten en walk-ins samenwerken.
Toegangscontrole voor elke deur en workshop
Een ticket kan toegangsrechten bevatten voor een workshop, een VIP-zone of een sessie.
- Check-in, check-out of beide per scanpunt
- Eenmalige toegang of zo vaak in en uit als u wilt
- Automatische of manuele goedkeuring per scanpunt
Uitzonderingen opvangen zonder tweede lijst
De gast zonder ticket, de plus-one, de collega die zich nooit registreerde: uw medewerkers regelen het op hetzelfde scherm.
- Check een gast en zijn of haar extra gasten in één keer in
- Zoek op naam als een QR-code ontbreekt
- Voeg walk-ins toe, ook nadat de registratie gesloten is
Extern personeel scant zonder toegang tot uw gastenlijst
Hosts en bureaupersoneel krijgen een toegangscode in plaats van een account. Ze scannen op de scanpunten, data en het event die u kiest.
- Inloggen met een toegangscode of QR-code
- Geen toegang tot instellingen of gebruikers
- U beslist of ze gasten mogen toevoegen of bewerken
Toegangsscans die uw opvolging voeden
ScanApp registreert elke aankomst en elk vertrek. Accountmanagers zien welke van hun gasten aanwezig waren voor ze de telefoon nemen.
- Scangeschiedenis per gast, met aankomst- en vertrektijden
- Exporteer scanrapporten per tickettype
- Synchroniseer aanwezigheid met Salesforce, HubSpot, Dynamics 365 of Marketo
Bekijk hoe scanpunten, toegangsrechten en walk-ins samenwerken.
Hoe ABN AMRO Private Banking zijn klantenevents professionaliseerde
- Private banking
- Seminaries en klantenevents
“Dankzij InviteDesk worden onze events veel verder geprofessionaliseerd …”
Werkt met het CRM dat u al gebruikt
Koppel uw CRM in minuten, niet in uren. Al de rest koppelt u via onze Open API.
Salesforce
HubSpot
Dynamics 365
Marketo- Open API
-
ISO/IEC 27001:2022Onafhankelijk getoetst aan meer dan 100 beveiligingsmaatregelen.
-
GDPR by designOpt-in-tracking en automatische verwijdering van gevoelige gegevens.
-
Hosting in de EUAlle data blijft in de Europese Unie.
Veelgestelde vragen
Wat is event check-in software?
Event check-in software registreert welke gasten op uw event aankomen, meestal door de QR-code op hun ticket te scannen. In InviteDesk is dat ScanApp. ScanApp checkt gasten in op basis van uw uitnodigingslijst, zodat registraties, tickets en aanwezigheid op één plek staan. Elke scan werkt de gastenlijst in real time bij.
Hebben we scanners of andere hardware nodig?
Nee. ScanApp gebruikt de camera van een smartphone of tablet, of de webcam van een laptop. Uw team scant dus met toestellen die het al heeft.
Moeten medewerkers of gasten een app downloaden?
Nee. ScanApp opent in de browser op scanapp.invitedesk.com. Uw collega’s loggen in met hun InviteDesk-account, extra scanpersoneel gebruikt toegangscodes. Gasten tonen het QR-ticket uit hun e-mail, op hun smartphone of afgedrukt.
Hoe werkt inchecken met een QR-code?
Activeer tickets voor uw event in InviteDesk. InviteDesk maakt een QR-ticket aan voor elke geregistreerde gast. Het wordt meegestuurd met de bevestigingsmail. Aan de ingang scannen medewerkers de code. ScanApp toont de gast en diens toegangsrechten, en de status wordt ingecheckt.
Kunnen we de toegang tot workshops of VIP-zones beheren?
Ja. Voeg een toegangsrecht toe aan het ticket, voor een workshop, de afterparty of de VIP-lounge. Dat kan volgen uit een antwoord op het registratieformulier of manueel worden toegekend. Maak daarna een scanpunt aan voor die zone. Het aanvaardt alleen tickets met dat toegangsrecht.
Wat als een gast zijn QR-code vergeet, of zich nooit registreerde?
Medewerkers zoeken de gast op naam en checken hem of haar manueel in. Gasten die zich niet registreerden, kunnen als walk-in worden toegevoegd, ook nadat de registratiepagina gesloten is, als het scanpunt dat toelaat. Ze komen op dezelfde gastenlijst, zodat uw aanwezigheidsrapport volledig blijft.
Kunnen tijdelijke hosts gasten inchecken?
Ja. Voeg ze toe als externe ScanApp-gebruikers. U kiest hun scanpunten en hoe lang hun toegangscode geldig blijft. Externe gebruikers kunnen geen instellingen wijzigen, geen gebruikers toevoegen en de volledige gastenlijst niet zien. Of ze gasten mogen toevoegen of bewerken, hangt af van de instellingen van het scanpunt.
Kunnen we badges afdrukken bij het inchecken?
Ja. Ontwerp badges met uw eigen formaat, talen en een QR-code of barcode, en wijs ze toe aan deelnemers.
Zet badgeprinting aan op een scanpunt, en de badge wordt afgedrukt zodra de gast gescand is. Dat werkt vanaf een computer met een aangesloten printer.
Hoe komt de aanwezigheid in ons CRM?
Via de connectoren van InviteDesk voor Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 en Marketo, of via de Open API. De aanwezigheid synchroniseert naar het record van de gast, zodat sales ziet wie aanwezig was voor ze opvolgen.
U kunt het scanrapport ook per ticket exporteren.
Nog een vraag? Stel ze in een gratis demo van 30 minuten.