En låda på Royal Antwerp FC med en vacker utsikt över The Great Olds gröna gräs. HR-företaget i Antwerpen Select håller en stor del av sina kundevenemang där och förlitar sig på det användarvänliga inbjudnings- och registreringsverktyget från Willebroek-baserade InviteDesk för att bjuda in och följa upp sina gäster.
"Utan större ansträngning lyckas vi nu arrangera ett helt personligt och professionellt evenemang. Även anställda som inte är IKT-kunniga kan enkelt arbeta med det." - Nele Cloots, Director of Customer Experience på Select
Sedan starten 1986 har Select vuxit till en eftertraktad HR-partner. Med cirka 400 anställda och kontor i Benelux, Dubai och Marocko tillhandahåller de tjänster inom rekrytering och urval, projektförsörjning och konsultation & outplacement.
Med kunder som Renault, Opel, IKO eller Tectum Group kan InviteDesk presentera en stark portfölj. De använder alla InviteDesks innovativa verktyg, som tar eventmarknadsföring till en högre nivå.
Event marknadsföring
Mark Van der kinderen, medgrundare InviteDesk: "Jan Heiremans och jag märkte att inbjudande relationer till evenemang ofta var ineffektivt och inte särskilt transparent, vilket resulterade i många uteblivna platser och tomma platser. Dessutom kommer vi båda från chefspositioner inom marknadsföring och försäljning och vi upplevde att samarbetet mellan just de två grenarna var svårt. Synd, för ett bra event är kombinationen av starkt innehåll och rätt gäster. Denna vision har resulterat i ett verktyg som automatiserar hela inbjudnings- och registreringsprocessen för ett evenemang och gör det mer transparent.”
Med ett 50-tal evenemang per år, allt från en fotbollsmatch med 12 kunder till en intern företagsfest för 200 gäster, kom denna bekvämlighet även väl till pass för Select. Nele Cloots, Director Customer Experience Select: ”De senaste åren har vi upplevt en stark tillväxt, organiskt och genom förvärv. Som ett resultat, och även på grund av ett nyligen genomfört partnerskap med Royal Antwerp FC, strax före slutspelet, behövde vi stöd för att organisera dessa evenemang effektivt. Vi lärde känna InviteDesk genom vårt nätverk och samarbetet etablerades snabbt.”
Verktyg i rörelse
Under tiden har detta samarbete pågått i ett halvår och efter en gedigen frekvens av händelser på kort tid har applikationen redan bevisat sitt värde flera gånger. Emma Vierbergen, Content Creator Select: ”Med ett nätverk på 25 kontor har vi inte kontakt med våra säljare varje dag. När man organiserar evenemang orsakar detta ofta svårigheter att hålla reda på allt. Utan större ansträngning lyckas vi nu sätta upp ett helt personligt och professionellt evenemang. Även anställda som inte är IT-kunniga kan enkelt arbeta med det.”
Matthias Goossens, Head of Sales InviteDesk: ”Vår applikation kan aktiveras från A till Ö, från den första inbjudan till tackmejlet. Dessutom utvecklas verktyget ständigt och vi tar aktivt in användarfeedback i vår utveckling. Nyligen tillkom möjligheten att dela ut digitala biljetter eller själv generera biljetter med QR-koder som du kan scanna vid entrén. "Efter franska, engelska och tyska arbetar vi också med att implementera vilket annat språk som helst."
Att mäta är att veta
Mark Van der kinderen: ”Alla som har tillgång till systemet har omedelbar insyn i status för registreringarna, även via vår praktiska app. Vi ger också pedagogiska insikter för längre sikt. Hur använder den kommersiella organisationen eventbudgeten? Bjuder man in rätt kunder? Vilka evenemang får bäst resultat?”
