Waarom je best twee keer nadenkt over wie je uitnodigt op je business event

Het doel van je evenement

Bij business events is sfeer en opkomst niet het doel op zich. De ervaring van de gast is slechts een middel om een hoger doel te bereiken. Er is een waaier aan doelstellingen voor business events, zijnde:

Welk van deze doelen je ook wilt bereiken, de hoeveelheid aan gasten alleen zal het succes van je evenement niet bepalen. Op het einde van de rit is de kwaliteit van je gasten de doorslaggevende factor. Denk daarom eerst na over het doel van je evenement. Wat wil je met je bedrijf bereiken tijdens dit event.

Vanaf je een duidelijk doel voor ogen hebt, kan je starten met je gastenlijst. Wie nodig je best uit om je vooropgestelde doelen te bereiken? Ga je in deze volgorde, gericht te werk? Dan vul jij de zitjes op je event met gasten die bijdragen aan je vooropgestelde doelen.

De impact van de foute gasten op je event

De kwaliteit van je gasten bepaalt dus het succes van je evenement. Zijn er te veel niet-kwalitatieve gasten op je event? Dan heeft dit een negatieve impact op:

• Het imago van je bedrijf:
  Stel dat er te veel niet-kwalitatieve gasten op je event zijn. Bijvoorbeeld, een groep luidruchtige vrienden van een sales-medewerker die last-minute lege stoelen wou vullen. Wat denken kwalitatieve gasten – zoals de CEO van dat ene bedrijf waar je al lang eens mee wou praten – daar van?
  
  Jammer genoeg hebben niet-kwalitatieve gasten een grote impact op je relatie met de top-gasten. Waarom zouden zij nog terug komen? In hun ogen waren er te weinig gelijkgezinden op het event: om te netwerken was het maar pover.
• No shows en lege plekken:
  Een mismatch tussen je gasten en het evenement moet je ten allen tijden vermijden. Target je een doelgroep die niet aansluit bij de inhoud van je event? Dan is de kans groot dat je event niet vol geraakt.
  
  Of nog lastiger: gasten die zich inschrijven, en niet komen opdagen. Deze no-shows zijn de grootste nachtmerrie van iedere organisator. Naast het feit dat dit weggegooid geld is, laat dit ook een slechte indruk achter bij de gasten die wél aanwezig zijn.
• Budget:
  Wanneer de aanwezige gasten niet bijdragen aan de vooropgestelde doelen, zet je jouw eigen eventstrategie onder druk. Het vertrouwen van senior management zal dalen, waardoor je hen moeilijker zal overtuigen om te blijven investeren in toekomstige evenementen.

Samengevat creëren de foute gasten een negatieve vicieuze cirkel voor je evenement. Denk dus twee keer na over wie je uitnodigt. De kwaliteit van je gasten is namelijk van levensbelang voor het succes van je event.

Wie heeft er baat bij kwaliteitsvolle gasten?

Sluiten je gasten wél aan bij de vooropgestelde doelen? Dan heeft dit een positieve impact op verschillende partijen. We overlopen ze samen.

Sales

Met kwalitatieve gasten op je business event voelt de sales afdeling zich als een kind in een snoepwinkel. Tijdens het evenement leggen ze verschillende interessante connecties. De formule van je evenement opent dan ook heel wat verschillende deuren voor hen.

Demonstreer je een product? Dan kan sales heel wat verkoopdeals in stelling zetten. Is het eerder een casual event, zoals een avondje naar de voetbal? Dan leert sales de invitees beter kennen, om nadien verder in gesprek te gaan.

Marketing

Events dienen als tool in de complete marketingmotor. Vaak is het ook een paradepaardje, aangezien er een grote investering tegenover staat. Met enkele geslaagde kleinere events, groeit het interne geloof in de aanpak. Je creëert bewijslast om management te overtuigen tot grotere investeringen voor volgende events. Hierdoor ga je als marketingteam het management beter kunnen overtuigen om in grotere events te investeren.

Directie

Een geslaagd succes stelt het C-level van je organisatie tevreden. Eerst en vooral worden de KPI’s behaalt: bewijs dat het de goede kant uitgaat met de zaak. Daarnaast lopen ze ook over van trots wanneer ze al die top-gasten zien tijdens je evenement. ‘Kijk eens hoe tof mijn bedrijf is, dat ik al deze mensen kan samenbrengen.’  

De gasten

Een strategische kijk op de gastenlijst zorgt ervoor dat aanwezigen het met elkaar kunnen vinden. Gasten hechten namelijk meer waarde aan evenementen waarbij ze betekenisvolle contacten leggen. Bijgevolg:

• krijgen ze een positiever beeld over jouw organisatie, 
• staan ze meer open voor sales opportunities, 
• en zorgen ze voor mond-aan-mond reclame bij derden. 

Waarom je best twee keer nadenkt over wie je uitnodigt

Je gasten zijn de grootste factor voor het behalen van je doelen. Steek dus genoeg tijd en denkwerk in het opstellen van je gastenlijst. 

We begrijpen dat dit geen simpele taak is. Daarom ontwikkelde InviteDesk een tool waarmee je al jouw gasten perfect in beeld brengt: Wat zijn hun interesses? Naar welke events kwamen ze eerder? Hebben ze eerder niet komen opdagen?