3 zaken waar je beter niet op bespaart om je event succesvol te maken

De kosten van een event kunnen soms stevig oplopen. Daardoor durven organisatoren wel eens besparen op bepaalde aspecten van hun event. Met alle gevolgen vandien! Want de impact van besparen op de verkeerde dingen, zullen jouw gasten meteen voelen in hun beleving.

Wij hopen dat jij een fantastisch event kan organiseren, zonder dat je jouw financieel boekje te buiten gaat. Daarom vind je hier een overzicht van waar jij beter niet op bespaart.

De eventlocatie - en hier zijn de basics écht van groot belang

Als je een bedrijfsevenement plant, moet je weten dat de locatie één van de belangrijkste onderdelen is. Afhankelijk van welke sfeer je wilt brengen, stem je jouw locatie hierop af.

Gelukkig kan je zelfs met een klein budget creatief met je locatie omgaan. Hou het bv. In je eigen magazijn! Zolang je ruimte dat tikkeltje ‘speciaal’ heeft zit je zeker goed. Maar, let hier wel even op, want je locatie dient wel een olympisch minimum te behalen. Hier een klein overzicht van minimum criteria voor jouw eventlocatie:

- Parkeergelegenheid
  Dit is een belangrijke om rekening mee te houden – zeker wanneer er geen goede bereikbaarheid is met het openbaar verkeer. Niets vervelender als gast om straat na straat naar parkeerplek te moeten zoeken, en zo (bijna) te laat te komen.

Hygiëne
Als bedrijf wil je toch een zeker gevoel van netheid bieden. Zorg ervoor dat de sanitaire voorzieningen netjes in orde zijn. Een geurkaars kan hier al veel doen. En aan de ingang? Daar zet je best een desinfecterende gel voor binnenkomende gasten.

Catering
Een driegangenmenu is nergens voor nodig. Op catering kan je zeker besparen, maar let hier ook op een zeker minimum en variëteit. Je hoeft zeker geen 20 verschillende hapjes te serveren. Maar, zorg er wel voor dat die drie of vier die je wel serveert tiptop in orde zijn. Én denk zeker ook aan je vegetarische gasten!
Audio & visuals
Een super geluids- en beeldinstallatie is uiteraard geweldig, maar afhankelijk van je type event is er vaak niets mis met een beamer en witte muur voor je presentatie. Je hoeft dus zeker geen dure apparatuur te huren. Wat wel een domper op de kwaliteit van je event is, is wanneer je technische problemen hebt op het event zelf. Op voorhand even testen is daarom aangeraden.

De sprekers op je event verdienen wat liefde

Een tweede punt waar je niet op mag besparen zijn goede sprekers. Dit aspect is tenslotte de grootste reden waarom mensen naar je event willen komen. Biedt hen dus zeker die onvergetelijke avond waar ze nog lang over napraten.

Ja, natuurlijk kan je sprekers inhouse vinden – als er voldoende expertise vanuit je eigen organisatie komt – maar er moet ook genoeg diversiteit zijn. Een expert uit jouw werkveld die wat naamsbekendheid heeft opgebouwd, zal meer mensen aantrekken naar je event. Een goede spreker moet je niet zien als een kost, maar als een investering.

Besparen mag - maar niet op deze aspecten!

Onthoud vooral dat je gasten komen voor wat je te bieden hebt. Investeer dus in de juiste sprekers en goede basic voorzieningen op je eventlocatie. (remember: parking, hygiëne, catering, audio & visuals!). Deze twee aspecten laten een vaste indruk achter bij je gasten die je niet snel verandert.

Kijk jij alvast uit naar je aankomende event? Laat het administratieve proces dan geen struikelblok zijn. InviteDesk heeft een easy-to-use platform waarmee je jouw event slapend vol gasten krijgt. Benieuwd hoe het werkt? Bekijk dan onze video demo.