5 goede redenen om een event management platform te kiezen voor je komende evenementen

Maak je regelmatig gebruik van on- en offline evenementen om je bedrijfssucces te stimuleren? Dan wil je vast de ROI van uw evenement maximaliseren! Maar je kent vast de teleurstelling van no-shows of het verkeerde publiek. Om nog maar te zwijgen over al het harde werk dat de organisatie van evenementen met zich kan meebrengen! Terwijl veel bedrijven hun evenementen nog handmatig organiseren, hebben anderen de mogelijkheden en voordelen van automatisering al ontdekt. Hier zijn enkele heel goede redenen om samen met hen te genieten van de voordelen van een event management systeem:

1. Teamwork

Een event management platform maakt het mogelijk sales en marketing te betrekken bij het verkrijgen van de juiste gasten, en geeft beide teams de kans om waardevolle input bij te dragen en de gasteninvoer efficiënt te beheren. Wist je dat InviteDesk software uniek is in het bieden van de mogelijkheden voor verkoop om hun eigen gasten toe te voegen, terwijl ze zichtbaar blijven voor marketing? Deze flexibiliteit is een grote troef bij het verkrijgen van de juiste aanwezigheid. Ondertussen houdt duidelijke en toegankelijke informatie de teamleden van de twee afdelingen continu op de hoogte.

2. Beloning

Als je zelf evenementen organiseert, weet je hoeveel werk het is om ze tot een succes te maken. Veel van de hinder en administratie die evenementen met zich meebrengen kan gemakkelijk onopgemerkt blijven. Gastenlijsten, save the dates, uitnodigingen, hoe vind je ons, webinar links, feedbackverzoeken, bedankmails… het zijn maar een paar van de administratieve taken die erbij komen kijken, en dan hebben we het nog niet eens over de vele veranderingen die moeten worden doorgevoerd in de aanloop naar (en op de dag van) je evenement. En laten we eerlijk zijn, dit zijn niet altijd de meest opwindende activiteiten, toch? Zou het niet leuk zijn om je tijd te besteden aan iets wat meer de moeite waard en leuker is, en meer erkenning te krijgen voor je inspanningen? Wij zijn daar ook geweest, en daarom hebben we iets uitgevonden om het leven van marketeers veel gemakkelijker en waarschijnlijker te maken! Een event management platform automatiseert alle vervelende administratie, zodat jij de tijd overhoudt om te schitteren en je waarde toe te voegen waar het echt de moeite waard is.

3. Flexibiliteit

Constante verandering is een natuurlijk onderdeel van het organiseren van evenementen. Annuleringen en toevoegingen, gasten vervangen, extra uitnodigingen, wijzigingen in de catering (vegetariërs, allergieën…) en vooral last-minute. Klinkt dat bekend? Het kan een uitdaging zijn om bij te blijven, maar het goed doen is essentieel als je je gasten tevreden wilt houden en een professionele indruk wilt maken! Een evenementbeheersysteem maakt het veel gemakkelijker om alles in goede banen te leiden. In een paar klikken kun je succesvoller zijn in het vullen van een zaal, de namen en wensen van je gasten juist krijgen, de zaalcapaciteit beheren, controle houden over de ticketdistributie en je aanpassen aan alle andere veranderingen die je evenement kan vereisen.

4. Transparantie

Hoe handig zou het zijn om alle informatie over een evenement met één klik op de knop te zien? Het is mogelijk! Software geeft iedereen in het team een gemakkelijk overzicht van up-to-date informatie. Bekijk de status en voortgang van je administratie in de aanloop en houd bij wat wanneer gedaan moet worden. Op de dag zelf weet je in een oogwenk wie er aanwezig is en of er speciale wensen zijn, wie er al online of in het gebouw is, enzovoort. Het maakt het leven veel gemakkelijker wanneer alle informatie op één plaats staat, toegankelijk is voor iedereen in verkoop en marketing en gemakkelijk kan worden bijgewerkt. Het feit dat de informatie altijd up-to-date is, betekent ook dat je snel kunt handelen om alles soepel te laten verlopen, of het nu tijdens de voorbereidingen is, op de dag zelf of bij de latere follow-up. Als het bijvoorbeeld duidelijk is wie er daadwerkelijk aanwezig was, zal je geen bedankje sturen naar iemand die niet aanwezig was!

5. Efficiëntie

Software is handig bij de voorbereiding van je evenement, maar ook een grote troef op de dag zelf. Dankzij duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie kan je de vinger aan de pols houden, eventueel bijsturen, maar zonder alle moeite die dat anders zou kosten. Administratie en communicatie worden automatisch beheerd en op tijd verzonden, in het juiste formaat en naar het juiste publiek. Links en badges kunnen gemakkelijk worden uitgegeven, met de juiste gegevens. Bovendien kunnen sales- en marketingcollega’s meteen zien wie er is aangekomen en hun kans grijpen om contact te leggen… en de ROI van uw evenement maximaliseren, in plaats van bij je te moeten aankloppen.

Onze top tip voor een topevenement? Zeg vaarwel tegen het gedoe en hallo tegen de beloningen, …met een geautomatiseerd systeem!

Our latest blogs

Menu