De toekomst van events is hybride. Maar ook veel meer dan dat.

Door COVID-19 zijn sommige van deze events volledig stopgezet en anderen zijn virtuele toer opgegaan: denk maar aan webinars of virtuele beurzen en concerten.  Gelukkig blijven we zo nog verbonden, maar toegegeven we misten toch wel wat in die online omgeving: de koffiebabbel met de andere gasten vooraf, de lunch waarbij je nieuwe inzichten verwerft van je tafelgenoten of de borrel achteraf waar nieuwe (zakelijke) banden gesmeed worden. Om nog maar te zwijgen van de echte fysieke beleving van een concert of een sportevent waarbij je samen lacht, danst, dingen beleeft, waaraan later nog veel zal worden teruggedacht en over zal worden nagepraat met een warm gevoel.

Tegelijkertijd hebben we wel ondervonden dat die virtuele samenkomsten ook hun voordelen bieden.  De eindeloze files op de autosnelweg heb ik niet gemist om maar iets te noemen.  En als organisator heb je minder beperkingen qua capaciteit en budget, en kan je snel een groot publiek bereiken.  Dus laat ons duidelijk zijn: virtual events are here to stay, naast én in combinatie met de andere event types die we kennen uit onze pre-COVID tijd.

Het staat buiten kijf dat fysieke events opnieuw zullen aanzwengelen zodra het mag en (veilig) kan. (Bijna) iedereen is het grondig beu alleen in zijn “kot” te zitten en naar een schermpje te staren.  Maar nog meer dan in het verleden wordt het relevant om deze events optimaal te laten renderen.  Mogelijks zijn de events kleinschaliger en zullen we initieel zeker rekening moeten houden met COVID-richtlijnen.  Een reden temeer om ervoor te zorgen dat je de juiste tools hebt om alles snel en efficiënt op te volgen en te communiceren, en dat je een volle zaal hebt met de juiste gasten (= prospecten en klanten die ertoe doen).

Maar hoe zit het dan met die fameuze hybride events? En wat betekent die term nu juist. Het eerste waar de meeste mensen aan denken is een event dat tegelijkertijd in het echt én vanachter een scherm thuis kan worden gevolgd.

Deze simultane vorm van ‘hybrid’ zal zijn plaats kennen maar brengt zeker uitdagingen met zich mee want een online event en een fysiek event hebben elk hun eigen regels.  Wil je dit simultaan laten lopen moet je goed nadenken over je organisatie, en hoe je beide doelgroepen betrokken houdt. Enkele voorbeelden: tijdens fysieke events kan er al eens wat vertraging op het schema kan komen door een ochtendlijke monsterfile of een file aan het buffet… Hoe houd je je digitaal publiek aan boord tijdens deze vertragingen?  Pauzes in de fysieke wereld zijn ook netwerkmomenten. Hoe vang je dit digitaal op- terwijl jij en je ploeg in de zaal zitten?…

Een succesvol event is een combinatie van de juiste content met jouw ideale doelgroep. En deze content moet natuurlijk zo gebracht worden (= engagement, beleving, Interactie) dat er waarde ontstaat (= leads, betere relatie, merkbekendheid,…).   Daarom hoeft een hybrid event niet beperkt te worden tot ‘een fysiek en digitaal publiek tegelijkertijd aanspreken’.  Je moet de content optimaal inzetten om je publiek beste te bereiken en vooral ervoor zorgen dat je betrokkenheid en waarde kan creëren.

Een voorbeeld: je zou bijvoorbeeld je seminarie kunnen opnemen en nadien op een bepaald tijdstip voor een grote groep online herbruiken terwijl je nog steeds zorgt dat er interactie mogelijk is tijdens het online event door bijvoorbeeld een Q&A of realtime discussiegroepen.  En een stapje verder kan je je content zelfs één op één gaan gebruiken wanneer je on-demand zou toegang geven tot de opnames van het event en bovendien zelfs live chat mogelijk maakt met relevante medewerkers die online zijn op dat moment.

Conclusie: Hoewel nu alles even virtueel gebeurt komen de fysieke events terug terwijl de virtuele events waarvan bedrijven de voordelen ontdekt hebben blijven bestaan.  Ook hybride events zullen hun opmars maken.  Maar de hybride events waarbij het online en fysiek publiek tegelijkertijd worden bediend zullen een minderheid vormen omdat dit organisatorisch en technologisch veeleisende oplossingen zijn.  De meerderheid van hybride events zullen events zijn waarbij dezelfde content apart voor een virtueel en fysiek publiek worden verdeeld.

Business events werken én creëren waarde. Dus we kijken uit naar een toekomst met nog meer mogelijkheden.  Er komen meer event types, met elk met hun eigen mogelijkheden en uitdagingen.  Het wordt daarom des te meer belangrijk de juiste tools te gebruiken om je events te beheren en automatiseren, deze op elkaar af te stemmen en data geïntegreerd te gebruiken en zo het resultaat van je events te maximaliseren. En voor de virtuele events zullen we zien dat netwerkmogelijkheden  vooral die tussen de verkoopsploeg en de klant, aan belang winnen. Ook hier zullen de juiste online tools een nieuwe rol kunnen spelen.