Het organiseren van welk evenement dan ook kan uitdagend zijn, en bovendien tijdrovend. Coördinatie, communicatie, gegevensbeheer, ROI, het is allemaal veel om te beheren. InviteDesk maakt het hele proces veel gemakkelijker, van planning tot post-evaluatie. De vele handige en overzichtelijke functies zijn van onschatbare waarde voor de praktische organisatie, ze vergemakkelijken tactische verbeteringen en bieden belangrijke strategische inzichten. Dit is hoe het werkt in een notendop!
Er is licht aan het einde van de tunnel, ook in de evenementen sector. Na maanden achter een scherm te hebben gezeten, kijken we allemaal uit naar fysieke evenementen. Maar nu we de vele voordelen van webinars hebben ervaren, ziet de nieuwe toekomst van evenementen er waarschijnlijk heel anders uit: het wordt een mix van live, online en hybride functies . Welke route(s) je bedrijf ook kiest, InviteDesk helpt je de waarde van je evenementen te maximaliseren en de organisatie te vereenvoudigen. Deze handige tool is ontworpen door sales- en marketingprofessionals die bekend zijn met de opportuniteiten, frustraties en uitdagingen. Dus, wil je jouw evenementen futureproof wilt maken, lees dan verder.
Praktische voordelen – bespaar tijd en geld
Om te beginnen maakt InviteDesk licht werk van praktische evenementenplanning en communicatie, dankzij een verscheidenheid aan automatiseringsfuncties: Neem een voorsprong vanaf het begin met behulp van templates in jouw huisstijl. Laat de software vervolgens je communicatie automatisch versturen, op de juiste manier gepersonaliseerd en op het juiste moment. Houd je status bij met duidelijke dashboards, die gegevens combineren en de voortgang in realtime weergeven. Deze zijn gemakkelijk toegankelijk voor alle teamleden en op elk apparaat, wat je tijd bespaart bij het beantwoorden van vragen. Heb je te maken met verschillende merken of verschillende talen in jouw communicatie? Geen probleem! Aanpassingen zijn eenvoudig geregeld in een paar klikken.
De tekst gaat verder onder de afbeelding
Je zal InviteDesk ook handig vinden om praktische taken snel en zelf te beheren, zonder tussenkomst van de IT-afdeling. Dankzij InviteDesk is het eenvoudig om een evenementwebsite op maat te maken, een webinar op te zetten met de juiste visuele identiteit, en registratieformulieren of polls te lanceren met standaard of op maat gemaakte vragen. Traceerbare tickets, voorzien van QR codes, worden automatisch in het systeem gegenereerd en verzonden, en kunnen op de dag zelf eenvoudig met elk mobiel apparaat worden gescand. Er zijn dus geen speciale scanners nodig. Ook tickets van derden kunnen eenvoudig en automatisch worden geïntegreerd. Deze en vele andere praktische voordelen van het gebruik van InviteDesk software zullen je veel tijd en geld besparen.
Je tactiek verfijnen – het gaat om de verkoop
Een van de belangrijkste uitdagingen voor marketeers bij het organiseren van een evenement, fysiek of online, is het ontvangen van ondersteuning en input van de salesafdeling, op tijd en zonder hen af te leiden van hun hoofdtaak (nl. verkoop). Dankzij de InviteDesk software houdt Marketing de controle over de communicatie, terwijl Sales in één oogopslag, op elk device, duidelijke en realtime informatie kan raadplegen en in een paar klikken input kan geven over de door hen opgegeven quota. Eenvoudiger kan het niet. Zo kunnen zij ervoor zorgen dat er geen belangrijke gasten worden vergeten. En doordat ze de respons van hun klanten op een uitnodiging eenvoudig kunnen volgen, kunnen ze ook belangrijke contacten opsporen. Tijdens webinars kan sales het gebrek aan fysiek contact vervolgens compenseren en de ROI verhogen met de mogelijkheid tot één-op-één contact, dankzij persoonlijke ‘break-out’ ruimtes die door onze gebruiksvriendelijke software worden gefaciliteerd.
Strategisch succes – haal meer uit je data
Door tijd en moeite te besparen op praktische en tactische aspecten, kunnen evenementorganisatoren meer tijd besteden aan essentiële strategische elementen. Bijvoorbeeld de belangrijke vraag hoe je jouw ROI kunt maximaliseren. Veel bedrijven hebben een schat aan data, maar niet noodzakelijk in een centraal of toegankelijk formaat. InviteDesk voegt echte waarde toe aan door contacten en relevante informatie van elk evenement (online, fysiek of hybride) op één plek te bewaren en met een eenvoudige connector te importeren in jouw CRM. Dit kan vervolgens worden geraadpleegd in overzichtelijke en begrijpelijke dashboards. Denk aan input zoals wie welk(e) evenement(en) heeft bezocht, wat hun interesses zijn, en wie niet is komen opdagen. Deze informatie is zeer nuttig bij het maken van ROI-rapportages, en een onmisbare leidraad om te beslissen welke gasten je de volgende keer wel en niet uitnodigt, of om jouw content goed af te stemmen op jouw publiek, om zo jouw evenement tot een groot succes te maken.
InviteDesk is niet alleen een waardevol hulpmiddel om meer uit uw bedrijfs- en klantenevenementen te halen met minder inspanning, ons serviceteam en onze training helpen je ook om het potentieel ervan te maximaliseren. Dit is slechts het topje van de ijsberg. We vertellen je graag meer over hoe InviteDesk je kan helpen tijd te besparen en meer uit jouw evenementen te halen. Wil je weten of het iets voor jou is? Plan een 15-minuten ontdekkingsgesprek. Of neem nu contact met ons op voor een demo of een gesprek!
